Rapport annuel GBQ - BNQ 2001-2002

Rapport annuel 2001-2002

Table des matières

Rapport d'activités - L'administration et les politiques générales


L'année financière 2001-2002 a été très mouvementée au plan administratif. Les activités de développement se sont intensifiées pour préparer l'ouverture de l'édifice de diffusion d'une part et réaliser la fusion administrative entre la Bibliothèque nationale du Québec et la Grande bibliothèque du Québec d'autre part.

Les états financiers reflètent la situation de la nouvelle BNQ au 31 mars 2002, à la suite de la fusion du 4 mars 2002. L'ancienne Bibliothèque nationale du Québec présente un rapport annuel distinct dans lequel sont présentés les états financiers pour la période du 1er avril 2001 au 3 mars 2002. Le personnel, les collections, les actifs, les passifs, les surplus cumulés, les engagements financiers et les affaires courantes ont été transférés à la nouvelle Bibliothèque nationale le 4 mars 2002.

De 25 personnes, excluant le personnel affecté à la construction au 1er avril 2001, la nouvelle Bibliothèque nationale du Québec est passée à 213 employés au 31 mars 2002. Non seulement la nouvelle Bibliothèque nationale a-t-elle vu son personnel augmenter de façon significative, mais son mandat, qui comprend le développement de l'édifice de diffusion, englobe désormais les opérations et le développement du mandat de conservation du patrimoine documentaire québécois.

Retour au menuPréparation de l'ouverture de l'édifice de difusion

Un premier décret gouvernemental a été émis en cours d'année autorisant des emprunts pour le lancement des grands projets de développement qui s'ajoutent au projet de construction dans le fonds des immobilisations, soit : 17,2 millions $ pour l'acquisition de documents et 12,7 millions $ pour le développement informatique. Un nouveau fonds a été créé pour le traitement documentaire des collections acquises ou prêtées à la suite de l'obtention d'un autre décret autorisant des emprunts jusqu'à 14,1 millions $.

Tous ces projets ont engendré de nouveaux besoins de planification des ressources humaines, matérielles et financières. La GBQ comptait 25 employés au début de l'exercice financier. Les effectifs affectés aux différents projets de développement, reliés principalement à la bibliothéconomie et à l'informatique, sont passés à 83 au 31 mars 2002.

Nous avons procédé à la dotation, à la formation et à l'installation physique des postes de travail dans un nouvel espace capable d'accueillir le personnel jusqu'à l'ouverture du nouvel édifice. Nous avons fait appel à des expertises de pointe dans plusieurs domaines, notamment en bibliothéconomie, en construction, en administration et en informatique.

Retour au menuFusion de la Bibliothèque nationale du Québec et de la Grande bibliothèque du Québec

Après l'adoption de la loi créant la nouvelle Bibliothèque nationale du Québec, la ministre d'État à la Culture et aux Communications, madame Diane Lemieux a créé un comité de mise en œuvre présidé par madame Lise Bissonnette et formé de représentants de la BNQ et de la GBQ. Son mandat était de donner suite à la loi sur la fusion et de préparer dans tous les détails le regroupement des deux institutions.

Un plan d'organisation administrative a été soumis pour approbation à la ministre, après quoi des offres formelles de poste dans la nouvelle institution ont été faites aux employés de l'ancienne Bibliothèque nationale du Québec. Différents instruments de communication ont été mis au point pour informer les employés des deux institutions et les préparer aux changements.

De plus, différents services ont graduellement mis en commun leurs expertises, notamment en informatique, en administration et en bibliothéconomie.

Au moment de l'entrée en vigueur de la loi, tout le personnel de l'ancienne BNQ avait répondu aux offres de postes. Au total, 102 des 108 employés permanents ont accepté le transfert dans la nouvelle institution, dont 6 cadres. La nouvelle Bibliothèque nationale du Québec a également respecté les contrats de 23 employés occasionnels.

Retour au menuPolitiques générales

Diverses politiques ont été adoptées au cours de l'exercice 2001-2002 mais antérieur au 4 mars 2002, dont :

  • la politique d'acquisition des ressources documentaires;
  • la politique d'immobilisation;
  • la politique générale de gestion des ressources humaines;
  • la politique de développement des ressources humaines;
  • le programme d'aide aux employés.

Dans les mois qui ont précédé le moment de l'entrée en vigueur de la loi de la fusion et afin que la nouvelle institution soit en fonctionnement dès cette date, le secrétariat général de la GBQ a procédé à une analyse et à une comparaison des politiques, réglementations et procédures des deux institutions en vue de les intégrer ou de les fusionner, de les maintenir ou de les mettre à jour.

Ainsi, les règlements du conseil d'administration ont été intégrés, de même que les politiques, réglementations ou règles concernant, entre autres, les ressources financières, informationnelles et matérielles. Au 31 mars 2002 la nouvelle BNQ n'a plus, par exemple, qu'une seule politique ou règlement de gestion financière, d'adjudication des contrats, de gestion documentaire, de sécurité informatique, de la langue française, d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, de droit d'auteur, d'immobilisation, de gestion des ressources humaines.

Là où aucune politique ou réglementation n'existait dans l'une ou l'autre institution, celle alors en vigueur au sein de l'organisme a été retenue, révisée et mise en application. Dans le respect des conventions collectives existantes, la politique ou réglementation applicable à un organisme non budgétaire, dont le personnel n'est pas nommé selon la Loi sur la fonction publique, a été privilégiée.

D'autres politiques et réglementations ont été intégrées ou adaptées après la fusion des deux institutions. Un cahier des politiques et réglementations sera imprimé et distribué aux membres du conseil d'administration et aux gestionnaires de la BNQ au cours des prochains mois.

Retour au menuLa politique linguistique

Le comité permanent sur la politique linguistique de la GBQ a poursuivi ses travaux. La GBQ a continué de collaborer avec l'Office de la langue française et a apporté les corrections demandées par celle-ci à certains équipements informatiques et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans les technologies de l'information. La GBQ a également resserré son contrôle de vérification de la qualification des fournisseurs lors de l'attribution des contrats. La GBQ a obtenu son certificat de francisation.

À la suite de la fusion, la politique linguistique de la BNQ a été mise en place et un nouveau comité permanent sur la politique linguistique a été formé.

En font partie au 31 mars 2002 :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente
Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
Danielle Chagnon, directrice des services à la clientèle
France Delisle, directrice des ressources humaines
Marthe Lawrence, directrice des communications et des relations publiques
Réal Martineau, directeur de l'exploitation
Suzanne Rousseau-Dubois, directrice du traitement documentaire de la collection patrimoniale

Retour au menuProtection des renseignements personnels

La PRP fait partie intégrante des activités quotidiennes de la GBQ, du code d'éthique du personnel de l'institution et des pratiques contractuelles.

Le personnel affecté à la protection des renseignements personnels a continué à participer aux séances de formation offertes par le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration et tout nouvel employé de la GBQ a été sensibilisé au respect de la protection des renseignements personnels. De plus, les engagements pris par le passé prévalent toujours. La GBQ a produit sa déclaration annuelle relativement à la constitution de fichiers contenant des renseignements personnels.

Conformément à l'exigence du comité interministériel sur la PRP, la GBQ a procédé à un audit informationnel portant sur la protection des renseignements personnels en identifiant deux fichiers sur support papier et deux autres sur support informatique. L'audit a été effectué d'après les règles et formulaires fournis par le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration. Il s'est déroulé au cours de l'hiver 2001 et le rapport a été déposé en mars 2002. Il a récemment été pris en considération par le comité sur la sécurité informatique, afin d'y donner suite. Quelques lacunes mineures y ont été relevées et seront corrigées sous peu. Des lignes directrices touchant la garde, la conservation et l'accès aux fichiers contenant des renseignements personnels ou confidentiels sont en voie de rédaction. Le tout sera ensuite soumis à l'approbation du comité de direction de la nouvelle BNQ.

La GBQ et la Ville de Montréal ont convenu d'un protocole d'entente traitant de la communication et de l'échange de renseignements personnels pour les abonnés de la Bibliothèque centrale de Montréal et futurs usagers de la Grande Bibliothèque. Cette dernière et les autorités municipales ont de plus convenu de rédiger un projet de mémoire pour avis ou recommandation de la Commission d'accès à l'information. Compte tenu du regroupement BNQ - GBQ et de la création de la nouvelle Ville de Montréal, le 1er janvier 2002, ainsi que des modifications au réseau des bibliothèques de l'île de Montréal, ce dossier a connu des retards, mais le tout devrait être complété au cours du prochain exercice financier.

Depuis le 4 mars 2002, la Politique sur l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels de la BNQ a été mise en place. Les plans de classification et calendriers de conservation des deux institutions sont en voie d'être intégrés.

De plus, un nouveau comité sur la protection des renseignements personnels a été formé.

En font partie au 31 mars 2002 :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente
Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
Manon Beauchemin, documentaliste, Secrétariat général
Maureen Clapperton, directrice des acquisitions de la collection patrimoniale
France Delisle, directrice des ressources humaines
Yvon-André Lacroix, directeur général de la diffusion
Isabelle Lafrance, avocate, Direction des affaires juridiques
Suzie Levêque, directrice des ressources financières
Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

Ce comité collabore étroitement avec le comité sur la sécurité informatique dont les membres sont :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente
Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
Manon Beauchemin, documentaliste, Secrétariat général
Steeve Fillion, analyste informatique en télécommunications et en sécurité, Direction de l'exploitation
Monique Goyette, directrice générale de l'administration et des services internes
Hélène Roussel, directrice des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence
Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications
Richard Thouin, directeur de la sauvegarde des collections
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