Rapport annuel de gestion 2012-2013

Table des matières

 

Annexe 2 - Codes d'éthique

B. Règlement sur le code d'éthique des administrateurs publics de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

CHAPITRE I – Objets et champ d'application

  1. Le présent règlement sur le code d'éthique des administrateurs publics de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ci-après « BAnQ », a pour objet de préserver le lien de confiance des citoyens dans l'intégrité et l'impartialité de BAnQ, de favoriser la transparence au sein de BAnQ et de responsabiliser les administrateurs publics de BAnQ.
  2. Le présent règlement s'applique aux membres du conseil d'administration et du comité exécutif, au président-directeur général, ainsi qu'à la secrétaire générale et directrice du Bureau de la présidence de BAnQ.
    Le règlement s'applique également aux membres d'un comité rattaché au conseil d'administration de BAnQ qui ne sont ni membres du conseil d'administration ni employés de BAnQ.
  3. La personne déjà régie par des normes d'éthique en vertu de la Loi sur la fonction publique (L.R.Q., chapitre F-3.1.1) est aussi assujettie au présent règlement lorsqu'elle occupe des fonctions d'administrateur public au sein de BAnQ.
  4. Pour les fins d'application du présent règlement, est assimilée au président du conseil d'administration toute personne qui remplit des fonctions équivalentes aux siennes.
    Pour les fins d'interprétation du présent règlement, l'expression « administrateur public » renvoie aux personnes et administrateurs publics visés à l'article 2 du présent règlement et le mot « code » renvoie au Code d'éthique des administrateurs publics de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

 

CHAPITRE II – Principes généraux d'éthique

  1. L'administrateur public de BAnQ est nommé ou désigné pour contribuer, dans le cadre de son mandat, à la réalisation de la mission de BAnQ et, le cas échéant, à la bonne administration de ses biens.
  2. La contribution de l'administrateur public de BAnQ doit être faite, dans le respect du droit, avec honnêteté, impartialité, intégrité, loyauté, prudence, diligence, efficacité, assiduité et équité.
  3. L'administrateur public de BAnQ est tenu, dans l'exercice de ses fonctions, de respecter les principes et règles d'équité et d'éthique prévus à la loi et au Règlement sur l'éthique et la déontologie des administrateurs publics édicté par le décret 824-98 du 17 juin 1998, ainsi que ceux établis dans le présent code.
    En cas de divergence, les principes et les règles les plus exigeants s'appliquent.
    L'administrateur public de BAnQ doit, en cas de doute, agir selon l'esprit de ces principes et de ces règles et il doit organiser ses affaires personnelles de telle sorte qu'elles ne puissent pas nuire à l'exercice de ses fonctions.
    L'administrateur public de BAnQ qui, à la demande d'un autre organisme ou d'une autre entreprise du gouvernement, exerce des fonctions d'administrateur public dans cet organisme ou cette entreprise, ou en est membre, est tenu aux mêmes obligations.
  4. L'administrateur public de BAnQ est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions et il est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l'information ainsi reçue.
    Cette obligation n'a pas pour effet d'empêcher un administrateur public représentant ou lié à un groupe d'intérêts particulier de le consulter ou de lui faire rapport, sauf si l'information est confidentielle suivant la loi ou si le conseil d'administration exige le respect de la confidentialité.
  5. Le président du conseil d'administration de BAnQ doit faire preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions politiques.
  6. L'administrateur public de BAnQ doit éviter de se situer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et les obligations liées à ses fonctions.
    Il doit dénoncer à BAnQ tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans une association, une entreprise ou un organisme susceptible de le placer dans une situation de conflit d'intérêts, ainsi que les droits qu'il peut faire valoir contre BAnQ, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.
    Sous réserve de l'article 8 du présent code, l'administrateur public de BAnQ nommé ou désigné dans un autre organisme ou une entreprise doit aussi faire cette dénonciation à BAnQ.
  7. Un administrateur public de BAnQ à temps plein ne peut, sous peine de révocation, avoir un intérêt direct ou indirect dans une association, une entreprise ou un organisme mettant en conflit son intérêt personnel et celui de BAnQ. Toutefois, cette révocation n'a pas lieu si un tel intérêt lui échoit par succession ou donation, pourvu qu'il y renonce ou en dispose avec diligence.
    Tout autre administrateur public de BAnQ qui a un intérêt direct ou indirect dans une association, une entreprise ou un organisme doit, sous peine de révocation, dénoncer cet intérêt au président du conseil d'administration.
    Cet administrateur doit, le cas échéant et sous réserve de l'article 36 du présent code, s'abstenir de participer à toute délibération et à toute décision portant sur l'association, l'entreprise ou l'organisme dans lequel il a cet intérêt et se retirer de la séance pour la durée des délibérations et du vote relatifs à cette question.
    Le présent article n'a toutefois pas pour effet d'empêcher un administrateur public de BAnQ de se prononcer sur des mesures d'application générale relatives aux conditions de travail au sein de BAnQ par lesquelles il serait aussi visé.
  8. L'administrateur public de BAnQ ne doit pas confondre les biens de BAnQ avec les siens et il ne peut les utiliser à son profit ou au profit de tiers.
  9. L'administrateur public de BAnQ ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l'information obtenue dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions.
    Cette obligation n'a pas pour effet d'empêcher un administrateur public de BAnQ représentant ou lié à un groupe d'intérêts particulier de le consulter ou de lui faire rapport, sauf si l'information est confidentielle suivant la loi ou si le conseil d'administration exige le respect de la confidentialité.
  10. Un administrateur public de BAnQ à temps plein doit exercer ses fonctions de façon exclusive sauf si l'autorité qui l'a nommé le désigne ou le nomme à d'autres fonctions.
    Un administrateur public à temps plein autre que le président du conseil d'administration peut toutefois, avec le consentement du président du conseil d'administration, exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré et des activités non rémunérées dans des organismes sans but lucratif.
    Le président du conseil d'administration peut pareillement être autorisé par le secrétaire général du Conseil exécutif.
  11. L'administrateur public de BAnQ ne peut accepter aucun cadeau, marque d'hospitalité ou autre avantage que ceux d'usage et d'une valeur modeste.
    Tout autre cadeau, marque d'hospitalité ou avantage reçu doit être retourné au donateur ou remis à l'État.
  12. L'administrateur public de BAnQ ne peut, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur ou un avantage indu pour lui-même ou pour un tiers.
  13. L'administrateur public de BAnQ doit, dans la prise de ses décisions, éviter de se laisser influencer par une offre d'emploi.
  14. L'administrateur public de BAnQ qui a cessé d'exercer des fonctions doit se comporter de façon à ne pas tirer d'avantages indus de ses fonctions antérieures au service de BAnQ.
  15. L'administrateur public de BAnQ qui a cessé d'exercer ses fonctions ne doit pas divulguer une information confidentielle qu'il a obtenue ni donner à quiconque de conseils fondés sur de l'information non disponible au public concernant BAnQ.
    Il est interdit à l'administrateur public de BAnQ, dans l'année qui suit la fin de ses fonctions, d'agir au nom ou pour le compte d'autrui relativement à une procédure, une négociation ou une autre opération à laquelle BAnQ est partie et sur laquelle il détient de l'information non disponible au public.
    L'administrateur public visé au deuxième alinéa ne peut traiter, dans les circonstances prévues à cet alinéa, avec un administrateur public de BAnQ dans l'année où il a quitté ses fonctions.
  16. Le président du conseil d'administration de BAnQ doit s'assurer du respect et de l'exécution des principes et règles du présent code par les administrateurs publics de BAnQ.

 

CHAPITRE III – Activités politiques

  1. Le présent chapitre du code ne s'applique pas à un membre d'un comité rattaché au conseil d'administration de BAnQ qui n'est ni membre du conseil d'administration ni un employé de BAnQ.
  2. L'administrateur public de BAnQ à temps plein qui a l'intention de présenter sa candidature à une charge publique élective doit en informer le secrétaire général du Conseil exécutif.
    Tout autre administrateur public de BAnQ qui a une telle intention doit en informer le président du conseil d'administration.
  3. Le président du conseil d'administration de BAnQ qui veut se porter candidat à une charge publique élective doit se démettre de ses fonctions.
  4. L'administrateur public de BAnQ autre que le président qui veut se porter candidat à la charge de député à l'Assemblée nationale ou de député à la Chambre des communes du Canada dont l'exercice sera probablement à temps plein ou partiel doit demander et a droit à un congé non rémunéré à compter du jour où il annonce sa candidature.
  5. L'administrateur public de BAnQ autre que le président qui veut se porter candidat à une charge publique élective non visée à l'article 24 dont l'exercice sera probablement à temps plein ou partiel, mais dont la candidature sera susceptible de l'amener à enfreindre son devoir de réserve, doit demander et a droit à un congé non rémunéré à compter du jour où il annonce sa candidature.
  6. L'administrateur public de BAnQ qui obtient un congé sans rémunération conformément à l'article 24 ou 25 du présent code a le droit de reprendre ses fonctions au plus tard le trentième jour qui suit la date de clôture des mises en candidature, s'il n'est pas candidat, ou, s'il est candidat, au plus tard le trentième jour qui suit la date à laquelle une autre personne est proclamée élue.
  7. L'administrateur public de BAnQ autre que le président dont le mandat est à durée déterminée, qui est élu à une charge de député à l'Assemblée nationale ou à la Chambre des communes du Canada et qui accepte son élection, doit se démettre immédiatement de ses fonctions d'administrateur public de BAnQ.

CHAPITRE IV – Rémunération

  1. L'administrateur public de BAnQ n'a droit, dans l'exercice de ses fonctions, qu'à la seule rémunération permise reliée à ces fonctions. Cette rémunération ne peut comprendre, même en partie, des avantages pécuniaires et des avantages établis par des mécanismes d'intéressement basés sur la variation des actions ou sur la participation au capital-actions d'une entreprise, notamment.
  2. L'administrateur public de BAnQ révoqué pour une cause juste et suffisante ne peut recevoir ni allocation ni indemnité de départ.
  3. L'administrateur public de BAnQ qui a quitté ses fonctions, qui a reçu ou qui reçoit une allocation ou une indemnité de départ et qui occupe une fonction, un emploi ou tout autre poste rémunéré dans le secteur public pendant la période correspondant à cette allocation ou indemnité doit rembourser la partie de l'allocation ou de l'indemnité couvrant la période pour laquelle il reçoit un traitement, ou cesser de la recevoir pendant cette période.
    Toutefois, si le traitement qu'il reçoit est inférieur à celui qu'il recevait antérieurement, il n'a à rembourser l'allocation ou l'indemnité que jusqu'à concurrence du nouveau traitement, ou il peut continuer à recevoir la partie de l'allocation ou de l'indemnité qui excède son nouveau traitement..
  4. Quiconque a reçu ou reçoit une allocation ou une indemnité de départ du secteur public et reçoit un traitement à titre d'administrateur public de BAnQ pendant la période correspondant à cette allocation ou à cette indemnité doit rembourser la partie de l'allocation ou de l'indemnité couvrant la période pour laquelle il reçoit un traitement, ou cesser de la recevoir pendant cette période.
    Toutefois, si le traitement qu'il reçoit à titre d'administrateur public de BAnQ est inférieur à celui qu'il recevait antérieurement, il n'a à rembourser que l'allocation ou l'indemnité jusqu'à concurrence du nouveau traitement, ou il peut continuer à recevoir la partie de l'allocation ou de l'indemnité qui excède son nouveau traitement.
  5. L'administrateur public à temps plein de BAnQ qui a cessé d'exercer ses fonctions, qui a bénéficié de mesures dites de départ assisté et qui, dans les deux ans qui suivent son départ, accepte une fonction, un emploi ou tout autre poste rémunéré dans le secteur public doit rembourser la somme correspondant à la valeur des mesures dont il a bénéficié jusqu'à concurrence du montant de la rémunération reçue, du fait de ce retour, durant cette période de deux ans.
  6. L'exercice à temps partiel d'activités didactiques par un administrateur public de BAnQ n'est pas visé par les articles 30 à 32.
  7. La période couverte par l'allocation ou l'indemnité de départ visée aux articles 30 et 31 correspond à celle qui aurait été couverte par le même montant si la personne l'avait reçue à titre de paiement dans sa fonction, son emploi ou son poste antérieur.
    Pour l'application des articles 30 à 32 du présent code, « secteur public » s'entend des organismes, des établissements et des entreprises visés par l'annexe au Règlement sur l'éthique et la déontologie des administrateurs publics.

 

CHAPITRE V – Normes et règles particulières d'éthique

  1. En outre de la situation de conflit d'intérêts direct ou indirect qu'il doit éviter et dénoncer, l'administrateur public de BAnQ doit également éviter de se placer dans une situation de conflit apparent ou potentiel de nature à entraver la poursuite de la mission de BAnQ.
  2. L'existence d'une situation de conflit d'intérêts apparente ou potentielle n'entraîne pas en soi l'impossibilité ou l'incapacité pour un administrateur public de BAnQ d'agir dans la mesure où l'impartialité, l'intégrité et la transparence de BAnQ sont sauvegardées et que l'administrateur visé n'exerce pas sa fonction à temps plein au sein de BAnQ.
  3. Le fait pour la directrice de la Bibliothèque de la Ville de Montréal et une personne désignée par la Ville de Montréal au conseil d'administration de BAnQ qui ne siège pas au conseil municipal ou au comité exécutif de la Ville de participer à une délibération de BAnQ sur toute matière touchant les intérêts de la Ville de Montréal et ses bibliothèques ne constitue pas un conflit d'intérêts au sens du présent code.
    Toutefois, lors de toute discussion ou délibération touchant une matière faisant l'objet de négociations entre BAnQ et la Ville, la personne désignée par la Ville doit se retirer.
  4. L'administrateur public de BAnQ autre que le président du conseil d'administration appelé ou invité à représenter officiellement BAnQ en informe le président du conseil d'administration et il doit au préalable obtenir l'autorisation expresse de celui-ci.
    De plus, l'administrateur concerné ne peut aucunement engager BAnQ à moins d'y être expressément autorisé par le président.
    Tout engagement ou toute représentation au nom de BAnQ doit être compatible avec la mission, les orientations et les politiques de BAnQ.
  5. L'administrateur public de BAnQ adopte, dans ses relations avec les personnes morales ou physiques ou les corporations ou sociétés faisant affaire avec BAnQ une attitude empreinte de courtoisie, de respect et d'ouverture de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse et à éviter tout abus.

 

CHAPITRE VI – Mise en œuvre du code d'éthique

  1. La secrétaire générale et directrice du Bureau de la présidence de BAnQ s'assure que tout administrateur public de BAnQ en fonction, ainsi que tout nouvel administrateur nommé ou désigné, reçoive un exemplaire du présent code et de ses mises à jour.
  2. Tout administrateur public de BAnQ en fonction lors de l'entrée en vigueur du présent code doit produire, dans les trente jours de cette entrée en vigueur, une déclaration écrite faisant état de ses intérêts ou des responsabilités qu'il occupe dans un organisme, une association ou une entreprise en relation avec BAnQ, ainsi que des droits qu'il peut faire valoir contre BAnQ.
  3. Tout administrateur public de BAnQ nommé ou désigné après l'entrée en vigueur du présent code est tenu à la même obligation dans les trente jours de sa nomination ou de sa désignation.
  4. Tout administrateur public de BAnQ doit de plus déposer une mise à jour de sa déclaration dès que survient un changement.
  5. La déclaration annuelle d'intérêts, ainsi que ses mises à jour, doivent être déposées auprès de la secrétaire générale et directrice du Bureau de la présidence de BAnQ.
  6. Le dépôt de toute déclaration est consigné au procès-verbal de l'une des réunions du conseil d'administration de BAnQ.
  7. Le modèle de formulaire de déclaration d'intérêts en usage au sein de BAnQ est celui reproduit en annexe au présent code ou tout autre formulaire de remplacement élaboré par la secrétaire générale et approuvé par le président du conseil d'administration de BAnQ.
  8. L'administrateur public de BAnQ qui estime se trouver dans une situation qui soulève quelque difficulté au regard d'une disposition du présent code peut notamment prendre avis auprès de la secrétaire générale ou de la directrice des affaires juridiques de BAnQ quant à cette situation.
  9. La secrétaire générale de BAnQ doit faire état dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration, du comité exécutif ou de l'un des comités rattachés au conseil d'administration de BAnQ de toute dénonciation de conflit d'intérêts d'un administrateur public de BAnQ, du retrait d'un administrateur lors ou en cours de réunion ou du fait que ce dernier n'a pas pris part à une délibération ou à une prise de décision.
  10. Le président du conseil d'administration de BAnQ peut inviter annuellement le conseil d'administration à procéder, selon les besoins et les circonstances, à une révision ou à une mise à jour du présent code.

 

CHAPITRE VII – Conservation et accès des déclarations de conflits d'intérêts

  1. La secrétaire générale de BAnQ garde et maintient à jour le registre des déclarations de conflits d'intérêts des administrateurs publics de BAnQ, ainsi que des manquements, mesures disciplinaires, sanctions et autres décisions prises envers un administrateur public de BAnQ au regard du présent code.
  2. Les déclarations de conflits d'intérêts, leurs mises à jour et le registre prévu par l'article 50 du présent code sont des documents confidentiels.
  3. Ces documents et le registre ne peuvent être consultés auprès de la secrétaire générale de BAnQ que par les membres du conseil d'administration de BAnQ, et ce, sur demande écrite au préalable.

 

CHAPITRE VIII – Processus disciplinaire

  1. L'autorité compétente pour agir aux fins du processus disciplinaire est le secrétaire général associé du Conseil exécutif responsable des emplois supérieurs lorsque c'est le président du conseil d'administration de BAnQ ou un administrateur public nommé ou désigné par le gouvernement ou un ministre qui est en cause.
    Le président du conseil d'administration de BAnQ est l'autorité compétente pour agir à l'égard de tout autre administrateur public de BAnQ.
  2. L'administrateur public de BAnQ à qui l'on reproche un manquement à l'éthique peut être relevé provisoirement de ses fonctions, avec rémunération, par l'autorité compétente, afin de permettre la prise de décision appropriée dans le cas d'une situation urgente nécessitant une intervention rapide ou dans un cas présumé de faute grave.
  3. L'autorité compétente fait part par écrit à l'administrateur public de BAnQ du manquement reproché ainsi que de la sanction qui peut lui être imposée.
    Elle informe de plus cet administrateur qu'il peut, dans les sept jours suivant la réception de l'écrit, lui fournir ses observations et, s'il le demande, être entendu à ce sujet.
  4. Sur conclusion que l'administrateur public de BAnQ a contrevenu à la loi, au Règlement sur l'éthique et la déontologie des administrateurs publics ou au présent code, l'autorité compétente lui impose une sanction.
    Toutefois, lorsque l'autorité compétente est le secrétaire général associé en vertu de l'article 53, la sanction est imposée par le secrétaire général du Conseil exécutif.
    En outre, si la sanction proposée consiste en la révocation d'un administrateur public nommé ou désigné par le gouvernement, elle ne peut être imposée que par le secrétaire général du Conseil exécutif.
    Dans ce dernier cas, le secrétaire général du Conseil exécutif peut immédiatement suspendre sans rémunération l'administrateur public pour une période d'au plus trente jours.
  5. Sous réserve de l'article 12 de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., chapitre B-1.2), la sanction qui peut être imposée à l'administrateur public de BAnQ est la réprimande, la suspension sans rémunération d'une durée maximale de trois mois ou la révocation.
  6. Toute sanction imposée à un administrateur public de BAnQ, de même que la décision de le relever provisoirement de ses fonctions, doit être écrite et motivée.

 

CHAPITRE IX – Entrée en vigueur

  1. Le présent code entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d'administration de BAnQ.

 

31 janvier 2006

 

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