Rapport annuel de gestion 2012-2013

Table des matières

Exigences législatives et gouvernementales

Le développement durable

Activités réalisées au cours de l'exercice

L'Assemblée nationale a adopté en 2006 la Loi sur le développement durable, qui vise à assurer une gouvernance fondée sur un développement répondant aux besoins du présent sans compromettre la qualité de vie des générations futures. Cette loi touche notamment les sociétés d'État comme Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). À cet effet, l'institution a élaboré son Plan d'action de développement durable 2008-2013. BAnQ présente ici son cinquième bilan. Comme dans le rapport de 2011-2012, les résultats se rapportent aux cibles des actions.

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 1

Mieux faire connaître le concept et les principes de développement durable et favoriser le partage des expériences et des compétences en cette matière ainsi que l'assimilation des savoirs et savoir-faire qui en facilitent la mise en œuvre.

Objectif organisationnel

Créer une adhésion et une participation au Plan d'action de développement durable de BAnQ.

ACTION 1
Mettre en œuvre des activités contribuant à la réalisation du Plan gouvernemental de sensibilisation et de formation du personnel de l'administration publique.

GestesSuivis
Créer un comité de développement durable composé de personnes de différents niveaux hiérarchiques en provenance des diverses unités administratives Achevé
Concevoir un plan de communication sur la démarche de BAnQ en matière de développement durable Achevé
Élaborer et offrir des activités de sensibilisation et de formation

- Sensibilisation du personnel poursuivie
- Formation des personnels ciblés poursuivie

Prendre part à des séances de formation sur le concept de développement durable Poursuivi

Cibles et indicateurs

Cibles :

  • Sensibiliser 100 % du personnel d'ici le début de 2011
  • Former 50 % des membres du personnel afin qu'ils possèdent, d'ici 2013, une connaissance suffisante du concept de développement durable pour le prendre en considération dans leurs activités courantes

Indicateurs :

  • Pourcentage du personnel sensibilisé au développement durable
  • Pourcentage des membres du personnel formés ayant acquis une connaissance suffisante du concept de développement durable pour le prendre en considération dans leurs activités courantes

Résultats de l'année

  • Obtention depuis 2008 d'un taux de formation de 49 % des membres du personnel afin qu'ils possèdent une connaissance suffisante du concept de développement durable pour le prendre en considération dans leurs activités courantes
  • Poursuite de la sensibilisation du personnel : capsules d'information sur les matières résiduelles, sur la mise en oeuvre du compostage à la Grande Bibliothèque, ainsi qu'une conférence sur le gaspillage de l'eau
  • Participation aux activités collectives suivantes : Défi Climat, Défi sans auto, Semaine québécoise de réduction des déchets, Une heure pour la Terre, Journée de l'environnement dans l'administration publique, Jour de la Terre

 

ACTION 2
Sensibiliser les usagers de BAnQ à ses démarches en matière de développement durable.

GesteSuivi
Mettre sur pied un plan de communication sur la démarche de BAnQ en matière de développement durable Achevé

Cible et indicateur

Cible : Sensibiliser 50 % des usagers fréquentant les édifices de BAnQ d'ici le début de 2013

Indicateur : Pourcentage des usagers sensibilisés au développement durable

Résultats de l'année

  • Diffusion de capsules sur le portail pour sensibiliser les usagers aux dimensions sociale et environnementale de la démarche de BAnQ en matière de développement durable
  • Promotion sur le portail des activités collectives suivantes : Une heure pour la Terre et le Jour de la Terre

 

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 6

Appliquer des mesures de gestion environnementale et une politique d'acquisitions écoresponsables au sein des ministères et des organismes gouvernementaux.

Objectif organisationnel

Favoriser l'adoption de pratiques écoresponsables dans les activités quotidiennes de gestion.

ACTION 3
Mettre en œuvre des pratiques et des activités conformes aux dispositions de la Politique pour un gouvernement écoresponsable.

GestesSuivis
Élaborer un cadre ou un système de gestion environnementale Achevé
Prévoir des clauses et des mesures spécifiques dans les appels d'offres publics et sur invitation Poursuivi
Établir une directive pour l'achat de papier fin contenant au moins 30 % de fibres post-consommation pour tous les documents internes et les documents à grande diffusion destinés aux usagers Achevé
Établir une directive pour l'achat de micro-ordinateurs répondant aux critères EPEAT Achevé
Faire participer le personnel du Service de l'approvisionnement à une formation et à une sensibilisation aux produits écoresponsables Achevé
Actualiser les politiques et les procédures concernant les déplacements du personnel de façon à les optimiser Poursuivi
Adopter une directive interne interdisant le surclassement lors de la location de véhicules automobiles Poursuivi
Établir une directive pour privilégier les conférences téléphoniques ou les visioconférences afin de réduire les déplacements du personnel lorsque c'est possible Achevé
Promouvoir auprès du personnel et des usagers de BAnQ l'utilisation des moyens de transport alternatifs (transports en commun, covoiturage, vélo, etc.) Poursuivi auprès du personnel
Amorcé auprès des usagers
Évaluer la pertinence d'adopter le programme Allégo Achevé : arrêt du programme
par la ST M et l'AMT
Évaluer la pertinence d'adopter le programme AccèsVélo À évaluer

Cibles et indicateurs

Cibles :

  • Mettre en œuvre un cadre ou un système de gestion environnementale en 2011 ainsi que quatre mesures ou activités pour contribuer directement à l'atteinte des objectifs nationaux de gestion environnementale d'ici 2011
  • Acheter d'ici 2010 au moins 80 % de papier fin contenant au moins 30 % de fibres post-consommation
  • D'ici 2013, faire en sorte qu'au moins 80 % des nouveaux micro-ordinateurs acquis répondent aux critères EPEAT

Indicateurs :

  • État d'avancement de la mise en œuvre d'un cadre ou d'un système de gestion environnementale et pourcentage des publics visés informé
  • Nombre de mesures ou d'activités mises en œuvre
  • Pourcentage de papier recyclé acheté
  • Pourcentage de postes informatiques EPEAT parmi les postes achetés

Résultats de l'année

  • Atteinte d'un taux de 99 % de papier contenant au moins 30 % de fibres post-consommation dans les achats de papier fin
  • Atteinte d'un taux de 100 % des micro-ordinateurs (de table, portables) et des écrans achetés répondant aux critères EPEAT
  • Augmentation du nombre de supports à vélos autour des édifices de BAnQ afin de répondre à la demande des usagers
  • Installation par Communauto de places de stationnement réservées à ses voitures au Centre de conservation

 

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 7

Promouvoir la réduction de la quantité d'énergie et de ressources naturelles et matérielles utilisées pour la production et la mise en marché de biens et de services.

Objectif organisationnel

Réduire les coûts d'utilisation des ressources et de l'énergie

ACTION 4
Promouvoir et mettre en œuvre des mesures de réduction de la quantité d'énergie et de ressources naturelles et matérielles utilisées dans les activités quotidiennes

GestesSuivis
Mettre en œuvre des mesures de réduction de la consommation énergétique des édifices de BAnQ Poursuivi
Faire l'analyse annuelle de la consommation énergétique Poursuivi
Généraliser le programme de fermeture des ordinateurs personnels Achevé
Favoriser l'achat d'équipement à faible consommation électrique Poursuivi
Élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion des matières résiduelles pour la Grande Bibliothèque et le Centre de conservation Achevé
Gérer les matières résiduelles selon le principe des 3RV (réduire, réemployer, recycler et valoriser) Poursuivi
Compléter l'installation graduelle des îlots de récupération dans les édifices de BAnQ Poursuivi
Mettre en œuvre un ensemble de programmes spécifiques de récupération concernant notamment les déchets électroniques et informatiques ainsi que les matériaux utilisés pour la préparation des expositions Poursuivi
Favoriser le réemploi et le recyclage des matériaux dans les projets de construction et d'aménagement, dont l'aménagement des expositions À mettre en œuvre lors de projets de construction; poursuivi en ce qui concerne l'aménagement des locaux et des expositions
Mettre en œuvre des mesures de réduction de l'utilisation du papier, notamment en programmant l'impression recto verso par défaut sur les appareils informatiques et les imprimantes - Achevé pour les appareils administratifs

- Amorcé pour les appareils publics
Réévaluer l'usage du support papier pour transmettre les messages aux usagers et mieux évaluer les quantités d'exemplaires imprimés Poursuivi 
Concevoir et mettre en œuvre une campagne de sensibilisation à l'économie d'énergie auprès des employés Amorcé
Sensibiliser le personnel à l'application des 3RV Poursuivi
Sensibiliser le personnel, les usagers, les partenaires, les fournisseurs et les prestataires de services à l'utilisation des formulaires électroniques et à la restriction de l'utilisation de papier Poursuivi
Sensibiliser le personnel et les usagers aux bonnes pratiques d'impression Poursuivi auprès du personnel

Cibles et indicateurs

Cibles :

  • Mettre en valeur un pourcentage global de 80 % du potentiel qui peut être mis en valeur (niveau Performance du programme ICI ON RECYCLE )
  • Réduire la consommation de papier et la quantité d'imprimés produits (évaluation au poids) de 10 % d'ici 2013
  • Optimiser la consommation énergétique

Indicateurs :

  • Caractérisation des matières résiduelles annuelle
  • Matières résiduelles mises en valeur
  • Réduction annuelle du taux de consommation d'énergie
  • Réduction annuelle de la quantité de papier acheté
  • Réduction du nombre d'imprimés produits

Résultats de l'année

  • Réalisation de la caractérisation des matières résiduelles entre 4 et le 10 juin 2012 à la Grande Bibliothèque et au Centre de conservation, propriétés de BAnQ
  • Diminution de la génération de matières totale au Centre de conservation de 2011 à 2012
  • Génération de matières totale stable à la Grande Bibliothèque de 2011 à 2012
  • Les données du rapport annuel 2012-2013 ont été traitées selon une nouvelle méthode de calcul établie par Recyc-Québec : obtention d'un taux de récupération des matières résiduelles de 82 % au Centre de conservation (amélioration de 2011 à 2012) et de 61 % à la Grande Bibliothèque (amélioration de 2011 à 2012).
  • Attestation de niveau 3 du programme Ici on recycle avec la mention bronze pour le Centre de conservation, confirmant la saine gestion des matières résiduelles dans les édifices dont BAnQ est propriétaire
  • Diminution d'environ 1 % de la consommation d'électricité et diminution d'environ 16 % de la consommation de gaz naturel au Centre de conservation et à la Grande Bibliothèque. La consommation énergétique de 2011-2012, toutes sources confondues, présente une diminution d'environ 16 % par rapport à 2011-2012.
  • Diminution de 22 % de la quantité de papier acheté par rapport à 2011-2012
  • Utilisation de papier recyclé à plus de 30 % dans 58 % des contrats d'impression de BAnQ
  • Poursuite du renforcement des communications électroniques afin de réduire la quantité d'imprimés produits : plus de 28 000 abonnés à l'Infolettre mensuelle, plus de 9894 amis sur Facebook et 4880 abonnés au fil Twitter de BAnQ

 

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 14

Favoriser la vie familiale et en faciliter la conciliation avec le travail, les études et la vie personnelle.

Objectif organisationnel

Élaborer et mettre en œuvre un cadre de référence et des mesures en matière de conciliation des responsabilités personnelles et professionnelles.

ACTION 5
Élaborer et mettre en œuvre un cadre de référence en matière de conciliation des activités professionnelles et de la vie personnelle.

GestesSuivis
Donner la formation et l'information nécessaires à tous les gestionnaires quant au cadre de référence Amorcé en lien avec les ententes de conventions collectives récemment négociées
Informer les employés de l'existence du cadre de référence en matière de conciliation des activités professionnelles et de la vie personnelle Amorcé en lien avec les ententes de conventions collectives récemment négociées
Prendre part à des formations sur l'ébauche d'un cadre de référence en matière de conciliation des activités professionnelles et de la vie personnelle afin de comparer BAnQ à des institutions semblables À mettre en oeuvre

Cible et indicateurs

Cible :Informer 100 % des employés et des gestionnaires des modalités du cadre de référence en matière de conciliation des activités professionnelles et de la vie personnelle

Indicateurs :

  • Taux de satisfaction du personnel
  • Taux d'utilisation des mesures proposées par les membres du personnel

Résultats de l'année

Les clauses des conventions collectives récemment négociées incluent des mesures de conciliation des activités professionnelles et de la vie personnelle (horaire variable, congé sans traitement, congé à traitement différé, ARTT, congé pour études).

Les employés ont accès au programme d'aide aux employés (PAE), qui leur offre plusieurs services professionnels gratuits.

 

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 20

Assurer l'accès aux services de base en fonction des réalités régionales et locales, dans un souci d'équité et d'efficience.

Objectif organisationnel

Assurer et développer la présence de BAnQ dans les diverses régions du Québec.

ACTION 6
Donner accès aux fonds, aux collections et aux services à distance de BAnQ à tous les Québécois, notamment par l'intermédiaire du portail de l'institution.

 
GestesSuivis
Rendre les documents d'archives et de bibliothèque disponibles par l'intermédiaire des outils de recherche du portail Poursuivi
Poursuivre la refonte du portail Poursuivi
Promouvoir et développer le prêt entre bibliothèques sur tout le territoire du Québec Poursuivi
Participer au réseau de référence à distance Poursuivi
Élaborer un programme de mise en circulation des activités culturelles Poursuivi
Développer, avec les partenaires et les regroupements existants, le réseautage et les échanges entre BAnQ et les milieux documentaires, archivistiques, culturels et de l'éducation Poursuivi

Cibles et indicateurs

Cibles :

  • Accroître le nombre de documents d'archives et de bibliothèque disponibles par l'intermédiaire des outils de recherche du portail
  • Promouvoir le portail et les services de BAnQ sur l'ensemble du territoire du Québec

Indicateurs :

  • Nombre de documents d'archives et de ressources archivistiques rendus disponibles par l'intermédiaire de l'outil de recherche du portail
  • Nombre de livres et d'autres doucments de bibliothèque rendus disponibles par l'intermédiaire de l'outil de recherche du portail
  • Nombre de consultations de Pistard
  • Nombre de consultations du catalogue Iris
  • Nombre de renouvellements de prêts à distance
  • Quantité de nouveaux contenus et de nouveaux services à distance offerts sur le portail
  • Taux de fréquentation du portail
  • Nombre de participants au réseau de prêt entre bibliothèques
  • Nombre de participants au Catalogue des bibliothèques du Québec
  • Nombre de consultations du Catalogue des bibliothèques du Québec
  • Nombre de demandes de référence à distance
  • Nombre de demandes de référence adressées à BAnQ et réacheminées à ses partenaires du réseau francophone de référence à distance
  • Nombre de séances de formation données ou d'outils de formation réalisés
  • Nombre de partenariats réalisés
  • Nombre d'activités culturelles réalisées

Résultats de l'année

  • Accroissement de 16 % du taux de fréquentation du portail
  • Ajout aux outils de recherche disponibles par l'intermédiaire du portail de 107 331 notices bibliographiques et de 78 897 notices archivistiques
  • Accroissement de 12 % du nombre de consultations du catalogue Iris et de 13 % du nombre de consultations de Pistard
  • Augmentation de 13 % du nombre de renouvellements de prêts à distance et diminution de 6 % du nombre de demandes de référence à distance
  • Ajout de 37 nouveaux contenus et services à distance
  • Accroissement de 6 % du nombre de bibliothèques participant au Catalogue des bibliothèques du Québec et de 8 % du nombre de bibliothèques participant au réseau de prêt entre bibliothèques
  • Diminution de 3 % du nombre de consultations du Catalogue des bibliothèques du Québec
  • Mise en circulation de 5 expositions et offre en baladodiffusion de 7 activités culturelles

 

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 21

Renforcer la conservation et la mise en valeur du patrimoine culturel.

Objectif organisationnel

Développer l'offre numérique sur le portail de BAnQ afin de permettre à ses divers publics de consulter à distance un grand nombre de documents, dans toutes les disciplines, pour répondre à leurs besoins en matière d'information, d'éducation, de recherche, de culture et de loisir, notamment des documents rares et anciens ainsi que des documents nés numériques.

ACTION 7
Développer l'offre numérique accessible à distance.

GestesSuivis
Numériser les documents des fonds et des collections de BAnQ Poursuivi
Rendre disponible un nombre croissant d'abonnements aux ressources numériques Poursuivi
Offrir un nombre croissant de documents numériques (archives, livres, revues, enregistrements sonores et visuels, bases de données) Poursuivi
Offrir en ligne des documents adaptés en version numérique (enregistrements sonores) pour les personnes ayant un handicap visuel Poursuivi : 1436 ajoutés
Bonifier les contenus destinés aux jeunes, notamment les histoires en ligne et les descriptions d'activités pour les éducateurs Poursuivi : 51 ajoutés

Cibles et indicateurs

Cibles :

  • Accroître le nombre de documents numérisés accessibles à distance
  • Accroître le nombre de ressources numériques accessibles à distance
  • Accroître le nombre d'usagers de BAnQ parmi les personnes ayant un handicap visuel
  • Accroître le nombre d'usagers de BAnQ provenant des milieux de l'enseignement

Indicateurs :

  • Nombre de ressources numériques ajoutées sur le portail
  • Nombre de consultations des ressources numériques accessibles à distance
  • Nombre de ressources numériques adaptées aux personnes ayant un handicap visuel ajoutées sur le portail
  • Nombre d'interfaces spécialisées mises en ligne

Résultats de l'année

  • Augmentation de 392 490 du nombre de ressources numériques
  • Diminution du nombre de fichiers numérisés (629 902) sur le portail en raison d'une nouvelle façon de comptabiliser les fichiers numérisés disponibles en ligne
  • Diminution de 23 % du nombre de sessions de consultation des usagers provenant des milieux de l'enseignement
  • Augmentation de 132 % du nombre de téléchargements de livres adaptés numériques pour les personnes ayant un handicap perceptuel

Objectif organisationnel

Assurer la conservation adéquate des documents d'archives et de bibliothèque dont BAnQ a la garde, et ce, avec des partenaires le cas échéant.

ACTION 8
Doter BAnQ de capacités d'entreposage suffisantes, notamment au moyen d'une bibliothèque de dépôt partagée, afin de répondre aux besoins croissants en matière de conservation de collections, tant pour les bibliothèques publiques que pour les bibliothèques des établissements d'enseignement, et afin de garantir un accès facile et rapide aux documents d'archives et de bibliothèque.

GestesSuivis
Inventorier et analyser les besoins en matière de lieux de diffusion, de conservation et d'entreposage Poursuivi
Aménager les locaux Poursuivi
Rendre les ressources disponibles Poursuivi
Évaluer l'opportunité de créer une bibliothèque de dépôt Achevé : abandon du projet
de bibliothèque de dépôt

Cibles et indicateurs

Cibles :

  • Faciliter l'accès aux ressources non encore disponibles ou en magasin
  • Assurer le maintien, l'optimisation et le développement des lieux d'entreposage et de travail de BAnQ

Indicateurs :

  • État d'avancement de l'organisation des lieux et des conditions de conservation
  • État d'avancement des travaux relatifs à une bibliothèque de dépôt
  • Nombre de documents localisés en magasin

Résultats de l'année

  • Renouvellement des ententes d'occupation de quatre centres d'archives
  • Réalisation d'une étude pour la densification de la réserve du Centre de conservation pour répondre aux besoins d'entreposage de BAnQ
  • Poursuite des travaux pour le réaménagement du niveau R de la Grande Bibliothèque, notamment des espaces d'accueil et de prêt

 

OBJECTIF GOUVERNEMENTAL 26

Prévenir et lutter contre la pauvreté et l'exclusion sociale.

Objectif organisationnel

Intervenir auprès des « clientèles empêchées » (par exemple, les analphabètes, les autochtones, les communautés culturelles, les décrocheurs scolaires).

ACTION 9
Jouer un rôle de médiation culturelle pour les usagers de BAnQ, actuels ou futurs, et atteindre des segments de nouveaux publics.

GestesSuivis
Offrir des séances de formation ou des sessions adaptées aux besoins de diverses « clientèles empêchées » Poursuivi
Concevoir, promouvoir et réaliser divers programmes et actions de médiation Poursuivi

Cible et indicateurs

Cible : Atteindre là où elles sont les « clientèles empêchées », notamment les analphabètes, les autochtones, les communautés culturelles, les décrocheurs scolaires et les gens qui ne fréquentent habituellement pas un lieu culturel

Indicateurs :

  • Nombre de séances de formation adaptées
  • Nombre de partenaires
  • Nouveaux publics informés

Résultats de l'année

  • Réalisation de 271 séances de formation : classes de francisation, séances d'information sur les régions du Québec pour les nouveaux arrivants et visites de la Grande Bibliothèque pour des jeunes en réinsertion sociale, entre autres
  • Participation de 4142 personnes à ces séances de formation
  • Poursuite du programme de l'Heure du conte avec des histoires offertes en diverses langues : 769 personnes ont participé à ces animations
  • Poursuite de la collaboration au projet des Amis de BAnQ : animation de groupes de conversation en français avec de nouveaux arrivants

Objectif organisationnel

Poursuivre la mise en œuvre de la Loi sur l'équité salariale et en assurer le respect.

ACTION 10
Régler la question de l'équité salariale à BAnQ.

GestesSuivis
Instaurer un plan de travail précisant les prochaines étapes dans la poursuite et le suivi du dossier de l'équité salariale Achevé en 2011-2012

Cible et indicateur

Cible : Avoir traité 100 % des dossiers d'employés actifs ou non actifs à la fin de 2010

Indicateur : Conformité des dossiers de BAnQ avec la loi et les règlements sur l'équité salariale

Résultats de l'année

Cible déjà atteinte

Objectifs gouvernementaux non retenus

Les objectifs gouvernementaux non retenus par BAnQ sont consignés dans son Plan d'action de développement durable, disponible sur son portail Web.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.