Rapport annuel BAnQ 2008-2009

L'ADMINISTRATION ET LES SERVICES INTERNES

Table des matières

 

 


La Direction générale de l’administration et des services internes répond aux besoins de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dans les secteurs de l’administration, des ressources humaines, des ressources financières, de la sécurité et de la gestion des immeubles. Elle veille, entre autres, à la négociation des enveloppes budgétaires basée sur les objectifs de l’institution et à l’obtention des budgets nécessaires au fonctionnement des activités de BAnQ. De plus, elle assure la coordination administrative de divers comités et le soutien administratif aux autres directions.

 

Haut LES RESSOURCES HUMAINES ET LES COMMUNICATIONS INTERNES

En 2008-2009, l’effort de communication interne entrepris par BAnQ l’année précédente a porté ses fruits. Employés et gestionnaires ont entrepris de se communiquer davantage d’information. En fait foi l’utilisation accrue de l’intranet, où l’on a diffusé 70 % plus de nouvelles que l’année précédente. Consciente des avantages qu’offre l’intranet non seulement comme outil de communication mais aussi en tant que point de référence des documents institutionnels, la Direction des ressources humaines et des communications internes a entrepris un travail de simplification de l’architecture du site et a, en outre, commandé la création d’une section d’archives pour les nouvelles.

Par ailleurs, soucieuse de mieux présenter l’institution à ses nouveaux employés et de faire en sorte qu’ils s’y sentent à leur aise le plus rapidement possible, BAnQ s’est dotée d’une nouvelle documentation d’accueil dont la pierre angulaire est un tout nouveau guide de l’employé. Ce guide décrit à la fois l’institution, ses missions, sa structure administrative et les conditions de travail qui y prévalent. Les politiques, procédures et règlements internes remis au nouvel employé ont été synthétisés dans des dépliants plus attrayants, dont l’impression exige beaucoup moins de papier qu’auparavant.

Le journal interne a aussi vu sa facture graphique entièrement redessinée. Pour des raisons environnementales, le journal est distribué sur abonnement uniquement, et il est imprimé sur du papier recyclé à 100 %. Une version Web a également été créée cette année, facilitant grandement la recherche des articles déjà parus.

DOTATION ET RÉMUNÉRATION

En 2008-2009, les nombreux départs à la retraite, l’activité du marché de l’emploi québécois ainsi que les multiples projets enclenchés par l’institution ont donné lieu à plusieurs embauches, mouvements de personnel interne et départs. BAnQ a procédé à 121 embauches. Elle a aussi connu 177 mouvements de personnel constitués de 49 nominations, 80 affectations permanentes et 48 affectations temporaires, ainsi que 102 départs. De plus, durant la saison estivale, BAnQ a employé 78 étudiants.

Sur le plan de la rémunération, les membres du comité d’équité de l’institution ont effectué un travail colossal afin de compléter la dernière étape du programme d’équité salariale de BAnQ avant la consultation auprès des employés concernés. C’est ainsi qu’en janvier 2009, l’institution a procédé au deuxième affichage prescrit par la Loi sur l’équité salariale.

DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES

L’excellence est au cœur des activités de BAnQ et la formation de son personnel en fait partie. Voilà pourquoi l’institution encourage la formation de ses employés en fonction d’un plan de développement des ressources humaines ancré sur les objectifs stratégiques. Que ce soit pour le renforcement de différentes habiletés afin de maintenir un service aux usagers de qualité, pour le perfectionnement ou dans un but d’amélioration continue, 2,1 % de la masse salariale a été investi dans des activités de formation admissibles selon la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre en 2008-2009. En voici quelques exemples.

  • La conservation des documents d’archives étant l’une des missions fondamentales de BAnQ, une formation a été offerte au personnel de la Direction générale des archives afin de favoriser une conservation optimale des documents et de consolider les pratiques.

  • Le programme de formation d’accueil des nouveaux gestionnaires a été bonifié dans le but de faciliter leur intégration et de leur permettre de comprendre plus rapidement les processus de gestion de ressources humaines de l’institution.

  • Des formations d’approfondissement ont été offertes sur la Loi sur les droits d’auteur et des sessions de formation ont été dispensées au personnel principalement touché par la nouvelle Loi sur les contrats des organismes publics.

  • Les bibliothécaires bénéficient d’une formation continue de façon à soutenir le développement de leur expertise dans le but d’offrir un service de qualité en répondant aux besoins des usagers.

 

SANTÉ ET MIEUX-ÊTRE

Une campagne de santé et mieux-être au travail a connu un franc succès en novembre 2008. Les membres du personnel ont reçu une information de pointe sur des sujets touchant à la santé par la voie de l’intranet, de conférences midi, de kiosques d’information et de quiz. Ils ont aussi pu profiter de séances de massothérapie.

Pour clore cette campagne, BAnQ a tenu sa troisième opération de vaccination contre l’influenza destinée à son personnel. Plus de 170 personnes ont ainsi bénéficié de cette occasion de se faire vacciner gratuitement dans leur milieu de travail.

VERS LE RENOUVELLEMENT DES CONTRATS DE TRAVAIL

En ce qui concerne les relations de travail, le processus de négociation s’est lentement amorcé. Le Syndicat de la fonction publique du Québec (SFPQ) a déposé ses demandes pour le renouvellement de la convention collective le 27 mai 2008 et BAnQ a déposé son projet le 29 septembre 2008. Au terme de l’exercice financier, les négociations se poursuivaient. En ce qui a trait au renouvellement du contrat de travail entre le Syndicat des professionnelles et professionnels du gouvernement du Québec (SPGQ) et BAnQ, l’institution a pris l’initiative de déposer ses demandes auprès du SPGQ le 24 février 2009. Au 31 mars 2009, les négociations n’étaient toujours pas entamées.

MOBILISATION DES EMPLOYÉS POUR CENTRAIDE

Les employés de BAnQ ont répondu avec enthousiasme à l’appel à la générosité lancé par leurs collègues dans le cadre de la campagne Centraide 2008. Ils ont contribué à hauteur de 39 054,37 $, soit une progression de 20,8 % par rapport à l’année précédente. Cette somme est distribuée dans les différentes régions du Québec dans le respect de la volonté de chacun des employés-donateurs.

 

Haut LES RESSOURCES FINANCIÈRES

BAnQ veille à l’application de saines pratiques de gestion et de contrôle. Au cours de l’exercice 2008-2009, des suivis rigoureux ont été appliqués au budget de fonctionnement et au budget du maintien des actifs. Des efforts soutenus ont été consacrés à minimiser le déficit budgétaire de 4 335 000 $ annoncé en 2008-2009. De plus, afin de mieux comprendre le fonctionnement de BAnQ, la Direction des ressources financières a réalisé une analyse détaillée des frais fixes de l’institution.

Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2009, le gouvernement du Québec a demandé à BAnQ de préparer ses états financiers selon le Manuel de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA) pour le secteur public, et ce, afin d’assurer une meilleure cohérence des conventions comptables utilisées par l’ensemble des entités comprises dans son périmètre comptable. Cette première application des normes comptables du secteur public à BAnQ a des incidences quant à la mesure de certains postes aux états financiers de l’institution. Les effets ont été constatés rétroactivement dans les états financiers de BAnQ. Les divers changements sont explicités dans les notes afférentesaux états financiers.

Une équipe de BAnQ travaille par ailleurs au développement d’un système de gestion de la masse salariale afin d’assurer un meilleur suivi de ce poste de dépense. Celui-ci constituant une part significative des dépenses, il doit faire l’objet d’un contrôle serré, et ce, de façon continue. La phase 1 de ce projet, soit l’établissement du budget annuel de la masse salariale, est presque complétée. Le suivi des écarts budgétaires sera mis en œuvre en 2009-2010.

La Direction des ressources financières a aussi dû voir à l’implantation, en 2008-2009, de nouvelles versions de deux de ses logiciels d’exploitation, soit celui de son système comptable et celui de son système de paie. De plus, le processus de conciliation bancaire de BAnQ a été automatisé.

BAnQ a dû faire face à la crise du papier commercial qui a touché bon nombre de sociétés. La Direction des ressources financières en suit le développement de très près.

 

Haut LES IMMEUBLES

Au quotidien, la Direction de la gestion des immeubles réalise et coordonne les activités nécessaires à l’entretien des édifices, des infrastructures et des terrains appartenant à l’institution. Elle assure également l’entretien du mobilier et les services de soutien et d’aménagement pour l’ensemble des édifices de BAnQ.

Afin de répondre aux besoins de l’institution et d’assurer l’optimisation des espaces de travail, plusieurs aménagements et projets ont été réalisés au cours de l’année 2008-2009. Afin d’augmenter sa capacité d’accueil, d’optimiser l’organisation du travail de la Direction de l’acquisition et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence, de regrouper les équipes distinctives et d’améliorer les conditions de travail des employés, tous les postes de travail de l’aire administrative principale de la Grande Bibliothèque ont été remplacés par du mobilier intégré et l’aménagement de celle-ci a été complètement revu. La salle de repos des employés du Centre d’archives de Montréal a pour sa part été agrandie pour accueillir les employés de la Direction des ressources financières qui ont été relocalisés dans cet édifice l’année dernière. Également, le Centre de conférences a subi une cure d’embellissement afin d’offrir des locaux de choix à sa clientèle institutionnelle. De nombreux petits projets, tels la redistribution et le réaménagement fonctionnel des entrepôts de la Grande Bibliothèque et du Centre de conservation, ont aussi été complétés. Finalement, à la suite de l’aménagement du périmètre de la Grande Bibliothèque consécutif au bris de quelques profilés de verre et après l’évaluation du projet pilote de l’Allée des bouquinistes à l’été 2008, BAnQ a procédé à la mise en place d’infrastructures pour que l’Allée des bouquinistes soit en activité tous les étés.

Afin de répondre aux besoins d’espace de conservation toujours grandissants pour les différentes collections de l’institution et d’assurer le développement conséquent des lieux d’entreposage, l’évaluation de l’espace disponible dans les différents magasins d’archives et dans les diverses réserves de documents est mise à jour chaque année. Cela permet à la Direction de la gestion des immeubles de déterminer les interventions prioritaires. BAnQ travaille présentement avec la Société immobilière du Québec à la recherche d’espace en vue de la création d’un magasin pour la Collection universelle de prêt et de référence et pour la Collection nationale. Le décret est en attente d’approbation pour que ce projet puisse enfin être amorcé. Également, le projet d’aménagement des nouveaux magasins de conservation des archives au Complexe scientifique et le déménagement de ses archives ont été complétés à l’hiver 2009. La possibilité de déménager le Centre d’archives du Bas-Saint-Laurent et de la Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine est présentement à l’étude.

En matière d’entretien, un programme de réfection de la toiture et de l’enveloppe du bâtiment du Centre de conservation, échelonné sur sept ans, a été entrepris à l’été 2008. Compte tenu du fait que la Grande Bibliothèque est ouverte depuis quatre ans, de nombreux contrats d’entretien arrivent à échéance et devront être renouvelés, notamment le contrat d’entretien ménager et sanitaire, le contrat d’entretien de divers équipements électromécaniques et d’automation ainsi que le contrat d’entretien des équipements de transport vertical.

Finalement, BAnQ travaille constamment avec ses partenaires pour assurer l’optimisation de l’exploitation commerciale du stationnement et de la Boutique de la Grande Bibliothèque ainsi que du Café des lettres. La stratégie d’offre d’espaces de stationnement est revue régulièrement avec la Société Parc-Auto du Québec, à laquelle est confiée la gestion des espaces de stationnement. L’achalandage du Café des lettres est stable et la terrasse extérieure sera mise en place dès le printemps 2009, en complément de ses activités et de celles de l’Allée des bouquinistes. Finalement, les efforts de développement de l’offre et de mise en vente de produits de la Boutique de la Grande Bibliothèque sont récompensés puisque les chiffres de ventes croissent d’année en année.

 

Haut LA SÉCURITÉ

La Division prévention et sécurité a pris en charge, à compter du 1er avril 2008, la sécurité du Centre d’archives de Montréal et des archives privées, judiciaires et civiles. L’équipe voit donc à la gestion des services de sécurité dans les édifices de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Au cours de l’exercice terminé le 31 mars 2009, BAnQ a procédé à un appel d’offres, le contrat de la gestion de la sécurité prenant fin à cette date. Le même fournisseur, soit la compagnie Garda, a reçu un nouveau mandat pour les trois prochaines années.

 

Haut PROGRAMME D'ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI

BAnQ a terminé, au printemps 2008, la campagne de sensibilisation entamée l’année précédente sur la diversité en emploi, notamment auprès des archivistes de la Direction du conseil et de l’action régionale. Dans cette foulée, une rubrique sur l’accès à l’égalité en emploi a été créée dans l’intranet afin de maintenir l’adhésion du personnel aux valeurs qui sous-tendent le programme d’accès à l’égalité en emploi, dont l’objectif est d’assurer une représentation des groupes cibles au sein du personnel de BAnQ qui corresponde à la réalité de la main-d’œuvre disponible sur le marché du travail. On diffuse aussi dans cette rubrique les portraits de famille qui ont été effectués au cours de l’exercice financier afin de permettre au personnel de suivre les changements dans la représentation des groupes cibles au sein de l’institution. La présidente-directrice générale a communiqué aux cadres ses attentes en matière d’accès à l’égalité en emploi.

Le dernier « portrait de famille » brossé en date du 28 mars 2009 présente des sous-représentations dans l’ensemble des groupes cibles. Comparativement à l’année 2007-2008, on ne constate aucun changement à la sous-représentation des autochtones, qui est encore d’une personne dans le groupe d’emploi des archivistes. Du côté des femmes, on note une légère hausse de leur sous-représentation : l’écart entre la réalité et l’objectif passe de quatre à cinq femmes ; il devrait notamment être comblé chez les techniciennes en informatique. En contrepartie, on remarque une réduction de la sous-représentation des autres groupes cibles : cette baisse est d’une personne dans le groupe des minorités visibles, de deux personnes dans celui des handicapés et de quatre personnes dans celui des minorités ethniques. La sous-représentation des minorités visibles – 13 personnes – s’observe surtout parmi le personnel d’encadrement et chez les professionnels. Quant au groupe des handicapés, la sous-représentation – 11 personnes – s’avère plus généralisée : on la retrouve dans les catégories des emplois professionnels et techniques ainsi que chez le personnel administratif et de bureau. Malgré une diminution de la sous-représentation des minorités ethniques dans les regroupements de commis de bibliothèque et du personnel de secrétariat et de soutien, le déficit s’élève à 26 personnes. Des efforts de rattrapage restent donc à être déployés dans ces regroupements d’emplois ainsi que dans le groupe des bibliothécaires.

Parmi les 763 employés de BAnQ, on dénombre 3 personnes appartenant au groupe des autochtones (0,4 %), 22 personnes handicapées (3 %) et 503 femmes (66 %). On compte aussi 27 membres du personnel identifiés aux minorités ethniques (4 %) et 65 membres des minorités visibles (9 %). Malgré la représentation peu élevée des autochtones au sein de l’institution, on constate que leur sous-représentation est faible ; ce fait s’explique par le bas taux de disponibilité de ce groupe sur le marché du travail. De leur côté, les femmes sont représentées adéquatement dans la très grande majorité des regroupements d’emplois de BAnQ. Soulignons aussi que les objectifs de représentation des minorités visibles ont été atteints dans les regroupements d’emplois liés au travail de soutien et de manutention. Quant aux minorités ethniques, aucun écart n’est recensé dans les regroupements du personnel d’encadrement et de coordination. On dresse le même constat pour le personnel cadre dans le groupe des personnes handicapées.

Représentation et sous-représentation des employés membres des groupes cibles : résultats comparatifs

  2006-20072007-20082008-2009
Groupe cible Effectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouterEffectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouterEffectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouter
Femmes 730 477 0 765 501 4 763 503 5
Autochtones 730 3 0 765 3 1 763 3 1
Minorités visibles 730 51 18 765 54 14 763 65 13
Minorités ethniques 730 23 33 765 26 30 763 27 26
Personnes handicapées 730 19 7 765 21 13 763 22 11
L’effectif total signifie le nombre d’employés permanents (permanents et permanents à temps partiel) et temporaires (occasionnels et surnuméraires) au sein de l’institution à l’exception des employés prêtés par la Ville de Montréal, des employés temporaires qui n’ont pas travaillé durant la période de paie finissant à la date du « portrait de famille » et du personnel étudiant.

Le nombre d’employés indique la représentation du groupe cible au sein de l’institution.

La colonne réservée au nombre d’employés à ajouter précise la sous-représentation du groupe cible au sein de l’institution.

 

Représentation et sous-représentation des groupes cibles par regroupement d'emploi

  Minorités  
NoRegroupement d'emploi EffectifsFemmesVisiblesEthniquesAutochtones
Nombre d'employésactuelsà ajouteractuelsà ajouteractuelsà ajouteractuelsà ajouter
1 Cadres supérieurs 6   0   0   0   0
2 Personnel de direction et chef de servuce 36   0   1   0   0
3 Personnel de coordination 23   1   2   0   0
4 Bibliothécaires 75   0   4   5   0
5 Bibliothécaires temporaires 28   0   0   1   0
6 Archivistes 32   0   1   0   1
7 Personnel professionnel en informatique 20   0   2   0   0
8 Autre personnel professionnel 50   0   0   1   0
9 Personnel bibliotechnique et techniciens en documentation 117   0   1   1   0
10 Personnel bibliotechnique et techniciens en documentation temporaires 22   0   0   0   0
11 Personnel technique en informatique 24   2   0   1   0
12 Autre personnel technique 41   0   2   1   0
13 Commis de bibliothèque 123   0   0   9   0
14 Commis de bibliothèque temporaire 54   1   0   2   0
15 Autre personnel de soutien et de secrétariat 87   0   0   4   0
16 Autre personnel de soutien et de secrétariat temporaire 14   0   0   1   0
17 Personnel manuel et de transport 11   1   0   0   0
Total 763 503 5 65 13 27 26 3 1
On calcule dans la colonne effectif le nombre d’employés permanents (permanents et permanents à temps partiel) et temporaires (occasionnels et surnuméraires) au sein de l’institution à l’exception du personnel prêté par la Ville de Montréal, des employés temporaires qui n’ont pas travaillé durant la période de paie finissant à la date du « portrait de famille » et du personnel étudiant. La colonne effectif dénombre les employés dans chaque regroupement d’emplois ; si le nombre le justifie, ceux-ci sont subdivisés selon le statut des employés, soit permanent, soit temporaire.

Les colonnes nombre d’employées et nombre d’employés précisent uniquement la représentation totale de chaque groupe cible. Afin de préserver la confidentialité, les données spécifiant le nombre de personnes des groupes cibles dans les regroupements d’emplois ne figurent pas au tableau.

Les colonnes intitulées nombre d’employées et nombre d’employés à ajouter indiquent la sous-représentation des groupes cibles dans chaque regroupement d’emplois.

 

Représentation et sous-représentation des personnes handicapées par catégories professionnelles réservées à ce groupe cible

CodeCatégorie professionnelle ÉffectifNombre d'employésNombre d'employés à ajouter
01 Cadres supérieurs 6   0
02 Cadres intermédiaires et autres administrateurs 35   0
03 Professionnels 222   5
04 Personnel semi-professionnel et personnel technique 182   2
05 Surveillants 4   0
07 Personnel administratif et personnel de bureau 50   2
10 Personnel de bureau 249   1
11 Personnels de la vente et de services 4   0
12 Travailleurs manuels spécialisés 10   1
14 Autres travailleurs manuels 1   0
  TOTAL 763 22 11
On calcule dans la colonne effectif le nombre d’employés permanents (permanents et permanents à temps partiel) et temporaires (occasionnels et surnuméraires) au sein de l’institution à l’exception du personnel prêté par la Ville de Montréal, des employés temporaires qui n’ont pas travaillé durant la période de paie finissant à la date du « portrait de famille » et du personnel étudiant. La colonne effectif dénombre les employés dans chacune des catégories professionnelles.

La colonne nombre d’employés précise uniquement la représentation totale des personnes handicapées au sein de l’institution. Afin de préserver la confidentialité, les données spécifiant le nombre de personnes handicapées dans les catégories professionnelles ne figurent pas au tableau.

La colonne intitulée nombre d’employés à ajouter indique la sousreprésentation des personnes handicapées dans chaque catégorie professionnelle.

 

HautLe développement durable : Activités réalisées au cours de l’exercice

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