Rapport annuel BAnQ 2008-2009

LES COMMUNICATIONS ET LES RELATIONS PUBLIQUES

Table des matières

 


La Direction des communications et des relations publiques (DCRP) offre des services de conseil et de planification en communication intégrée, d’organisation d’activités, de relations de presse, de publicité, de rédaction, de révision et de correction d’épreuves, de traduction et de graphisme. Elle est également responsable de la cohésion et de la qualité linguistique du vaste ensemble de messages destinés à informer le public et les partenaires de Bibliothèque et Archives nationales du Québec ainsi que de l’attrait et de la convivialité des outils de communication produits par l’institution.

L’équipe de la DCRP ne ménage aucun effort pour sensibiliser le public à la diversité des collections, des ressources et des services auxquels il a accès dans les lieux de diffusion et sur le portail Internet de BAnQ. De plus, elle joue un rôle-conseil en matière de stratégies de communication et de relations publiques auprès des différentes unités administratives de BAnQ et orchestre l’ensemble des communications institutionnelles.

 

Haut PROMOTION DES SERVICES ET DE L'OFFRE CULTURELLE DE BAnQ

La DCRP développe et gère un programme de promotion des services et de l’offre culturelle de l’institution doté des volets suivants : réalisation et distribution de documents de promotion, publicité, affichage hors les murs, affichage varié dans les lieux publics de BAnQ, communications électroniques ciblées, diffusion sur le portail Internet de BAnQ et relations avec les médias. Au cours de l’année 2008-2009, cette approche intégrée a permis à la DCRP :

  • de faire connaître au public la riche programmation culturelle de BAnQ ;

  • de promouvoir les services et les collections que l’institution met à la disposition du public ;

  • d’encourager l’utilisation des ressources numériques et des services à distance accessibles à tous sur le portail de BAnQ ;

  • d’accroître la visibilité des neuf centres d’archives de l’institution et de faire connaître les services et les ressources que ceux-ci proposent à la population ;

  • de faire rayonner les activités reliées à la mission scientifique de BAnQ ;

  • de mieux faire connaître l’obligation de dépôt légal de certains des documents qui y sont soumis ;

  • de faire rayonner la culture québécoise au Québec et à l’étranger.

 

De plus, la DCRP a fait la promotion de 35 expositions et de plus d’une centaine d’activités culturelles (rencontres et spectacles littéraires, conférences, visites commentées d’expositions, soirées de poésie, clubs d’écoute) ainsi que d’une dizaine de manifestations d’envergure organisées par la Direction de la programmation culturelle et ses partenaires.

Pour chaque exposition et activité, un plan de communication intégré a été conçu et déployé, les moyens de communication pouvant varier selon sa nature et sa durée : affiches, annonce sur les afficheurs électroniques, courriels de promotion, nouvelle affichée à la une du portail Internet, relations de presse, publicité et envois aux calendriers culturels des médias. Lorsqu’il y avait lieu de le faire, la DCRP s’est aussi chargée de la validation des clauses relatives aux communications dans les ententes avec des partenaires ainsi que de l’approbation du matériel promotionnel produit par ceux-ci.

La DCRP a également orchestré plusieurs campagnes de communication intégrées afin de promouvoir de nouveaux produits et services ainsi que des colloques organisés en collaboration avec des partenaires dans le cadre de la mission scientifique de BAnQ. Mentionnons ici :

  • l’annonce de la mise en ligne du Catalogue des bibliothèques du Québec ;

  • le lancement d’À l’abri de l’oubli – Petit guide de conservation des documents personnels et familiaux, réalisé par BAnQ, dont le succès considérable a grandement contribué à faire connaître les centres d’archives de BAnQ sur tout le territoire du Québec ;

  • l’inauguration de l’Allée des bouquinistes, avenue Savoie, sur la façade ouest de la Grande Bibliothèque ;

  • le lancement des audioguides et des visioguides mis à la disposition des visiteurs pour qu’ils puissent découvrir de façon autonome toutes les richesses que leur offre la Grande Bibliothèque ainsi que la production d’un dépliant intitulé Grande Bibliothèque – En un coup d’œil – Collections et services, remis aux visiteurs avec l’audioguide ou le visioguide ;

  • la mise en ligne de la collection numérique Ils ont dit… Moments choisis des archives de Radio-Canada sur le portail de BAnQ ;

  • le lancement sur le portail de BAnQ du rallye virtuel Courir les magasins – De la rue principale au centre commercial, conçu principalement pour les classes de 3e, 4e et 5e secondaire ;

  • le lancement du portail Internet du Réseau francophone des bibliothèques nationales numériques et la production d’une présentation multimédia au sujet de ce portail destinée aux participants du XIIe Sommet de la Francophonie, tenu à Québec en octobre 2008.

 

La DCRP a aussi produit à l’été 2008, à l’occasion de la grande rencontre de la Fédération internationale d’associations de bibliothécaires et d’institutions (IFLA) à Québec, un tout nouveau groupe de documents institutionnels permettant de faire connaître les missions nombreuses et variées de BAnQ : stand, brochure, pochette, carnet du congressiste, présentation assistée par ordinateur, CD de photographies de l’institution, ainsi qu’un feuillet statistique présentant BAnQ en chiffres. L’image institutionnelle ainsi conçue a été appliquée par la suite à l’ensemble des publicités produites par la DCRP pour l’institution.

La DCRP a assuré la production trimestrielle de la revue institutionnelle À rayons ouverts – Chroniques de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et du Calendrier des activités de BAnQ, tirés respectivement à 5000 et à 11 000 exemplaires et distribués gratuitement au public.

La Direction des communications et des relations publiques a également participé activement à la production du premier numéro de la Revue de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, vouée à l’avancement des connaissances sur le Québec, sur sa culture et sur son histoire, qui paraîtra en mai 2009. Révision linguistique, conception graphique, promotion et relations de presse : elle a travaillé intensément pour faire de cette nouvelle publication un succès. La DCRP a aussi joué un rôle important, surtout en ce qui concerne la révision des textes, l’iconographie, la promotion et les relations de presse, dans la production du livre Bibliothèque et Archives nationales du Québec – Un siècle d’histoire, qui sera publié au printemps 2009 en coédition avec les éditions Fides.

De plus, la Direction des communications et des relations publiques a coordonné la conception et la production de bannières géantes qui, accrochées en hauteur, ont permis d’améliorer la signalisation extérieure de la Grande Bibliothèque, désignant dorénavant celle-ci ainsi que son Allée des bouquinistes de façon très visible pour les passants. Cette amélioration faisait partie des travaux d’aménagement extérieur de la Grande Bibliothèque réalisés au cours de l’année.

 

Haut RELATIONS PUBLIQUES HORS LES MURS ET EN RÉGION

Dans le but d’inciter les Québécois à s’approprier pleinement BAnQ et à profiter des ressources et des services que l’institution leur offre en accès libre, où qu’ils soient au Québec, BAnQ a animé un stand aux salons du livre de l’Abitibi-Témiscamingue, de la Côte-Nord, de l’Estrie, de Montréal, de l’Outaouais, de Québec, du Saguenay–Lac-Saint-Jean, de Rimouski et de Trois-Rivières, aux Fêtes de la Nouvelle-France à Québec ainsi qu’au Salon de la musique indépendante.

BAnQ a également fait la promotion de ses services et de ses collections archivistiques auprès du grand public en animant un stand lors de deux activités de la Fédération des familles souches ainsi qu’au Congrès des sciences héraldique et généalogique à Québec et à la Semaine des Patriotes à Gatineau. Elle a aussi accueilli des archivistes et des professionnels des milieux documentaires dans le salon des exposants du congrès de l’Association pour l’avancement des sciences et des techniques de la documentation et de la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec et dans celui du congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Comme le congrès de la Fédération internationale d’associations de bibliothécaires et d’institutions (IFLA) avait lieu à Québec en 2008, la DCRP a consenti des efforts particuliers afin de soutenir les relations de presse entourant cet événement, de concert avec Bibliothèque et Archives Canada et en appui à la firme de relations publiques dont l’organisation avait retenu les services. BAnQ y a aussi animé un stand de 36 mètres carrés. Elle a invité des représentants de l’association Les Bibliothèques publiques du Québec et du Réseau BIBLIO à occuper un espace dans ce stand afin de leur permettre de prendre contact avec leurs collègues du monde entier. La DCRP a de plus produit les 4000 carnets du congressiste insérés dans les pochettes distribuées aux participants.

BAnQ a également contribué à la concrétisation de plusieurs grandes activités des milieux de la culture, du livre et de la documentation en déléguant un membre de l’équipe des communications au sein des comités organisateurs de la Journée mondiale du livre et du droit d’auteur et de la Semaine des bibliothèques publiques ainsi qu’au conseil d’administration de Voies culturelles des faubourgs, qui regroupe les organismes culturels de Ville-Marie, l’arrondissement de Montréal où se trouve la Grande Bibliothèque.

 

Haut RELATIONS INSTITUTIONNELLES ET DÉVELOPPEMENT DE LA VIE CULTURELLE QUÉBÉCOISE

BAnQ a poursuivi son appui au développement de la vie culturelle montréalaise et québécoise en s’associant de près à plusieurs institutions culturelles pour la réalisation de manifestations d’envergure. Elle a notamment reconduit les partenariats avec les Rencontres internationales du documentaire de Montréal et les Rendez-vous du cinéma québécois et renoué celui avec le Festival international du film sur l’art.

Cet appui au milieu, exercé en harmonie avec les activités organisées par la Direction de la programmation culturelle de BAnQ, découle d’une même préoccupation : diversifier l’offre culturelle de l’institution et favoriser toute initiative s’inscrivant dans l’esprit d’une véritable démocratisation de la culture.

Ce concours soutenu au développement culturel s’est également traduit par l’appui que BAnQ offre au milieu associatif en mettant ses locaux (quatre salles de conférences et deux auditoriums) à la disposition d’organismes sans but lucratif qui en font la demande pour la tenue de rencontres et de manifestations diverses. Au total, BAnQ a accueilli les activités de 75 organismes œuvrant dans les secteurs culturel, éducatif, documentaire ou communautaire en 2008-2009, soit la moitié du total de l’an dernier. Cet écart s’explique par un resserrement de la politique d’utilisation des espaces publics de BAnQ : jusqu’à l’automne 2008, toutes les activités réalisées par BAnQ dans ses locaux étaient en accès libre. Ce principe s’applique maintenant aussi aux activités organisées par des organismes externes, dont plusieurs ne peuvent se passer de l’apport financier d’un prix d’entrée.

Les organismes externes ont organisé à la Grande Bibliothèque et au Centre d’archives de Montréal 333 activités qui ont demandé un appui logistique de la DCRP. Celle-ci a également soutenu l’organisation de 549 activités prévues par différentes unités administratives de l’institution, dont 164 par la Direction de la programmation culturelle, pour un total de 882 activités.

Parmi les organismes externes ayant réalisé des activités seuls ou en partenariat avec BAnQ, soulignons :

  • la Commission scolaire de Montréal : spectacle réalisé par des étudiants en éducation des adultes ;

  • la société Recherches amérindiennes au Québec : conférence ;

  • Le français pour l’avenir / French for the future : une journée d’activités en plus de la visite de 250 étudiants anglophones qui leur a permis de découvrir BAnQ ;

  • l’Institut du Nouveau Monde : célébration du cinquième anniversaire ;

  • Promo 9e art : remise des prix Bédélys ;

  • la Fondation Émile-Nelligan : remise des prix Émile-Nelligan et Gilles-Corbeil ;

  • le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport : remise des prix « J’ai la tête à lire » et rencontre entre des représentants du ministère et des bibliothécaires du milieu anglophone québécois ;

  • Terres en vues : plusieurs activités du festival Présence autochtone ;

  • le Comité aviseur-jeunes d’Emploi-Québec : colloque Les jeunes et l’emploi ;

  • l’Association des juristes pour l’avancement de la vie artistique : colloque ;

  • le Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la culture québécoises : colloque international Yves Thériault : écriture et imaginaire d’un conteur ;

  • l’Académie des lettres du Québec : XXVIe colloque des écrivains (Les littératures de langue française à l’heure
    de la mondialisation
    ), avec une conférence de Jean-Marie Gustave Le Clézio ;

  • le Festival international de la littérature : diffusion de six documentaires, organisations de deux entretiens, d’une table ronde et d’une lecture publique ;

  • l’Université du Québec à Montréal, le Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la culture québécoises, l’Université du Québec à Rimouski et l’École normale supérieure – Lettres et sciences humaines, Lyon, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec : colloque Les nouvelles écritures biographiques ;

  • l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Québec : colloque La bibliothèque..., un service à la carte ! ;

  • le Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la culture québécoises (CRILCQ) et la Société de développement des périodiques culturels québécois (SODEP) : Journée d’études sur les revues culturelles.

 

La DCRP a collaboré à la révision de la politique d’utilisation des espaces publics et de la tarification afférente avec la Direction générale de l’administration et des services internes et avec le Secrétariat général. Pour ce faire, la DCRP a procédé à l’évaluation exhaustive des coûts d’exploitation des salles, à l’élaboration d’une nouvelle grille tarifaire, à la refonte des pages du portail relatives aux services proposés et à la mise à jour du formulaire de réservation des salles de conférences.

 

Haut PRÉSENCE DE BAnQ DANS LES MÉDIAS

BAnQ continue de miser sur les relations de presse comme moyen privilégié d’informer le public de ses activités. En 2008-2009, près de 50 communiqués de presse ont été diffusés par l’institution et ont fait l’objet d’un suivi en relations de presse.

Les activités culturelles et les expositions ont reçu une couverture de presse considérable. Ainsi, les expositions Yves Thériault : le pari de l’écriture, Le goût de l’encre – Rétrospective Monique Charbonneau, L’Institut canadien de Montréal : tolérance et liberté de penser, À la découverte de nos archives, L’archipel poétique de Paul-Marie Lapointe, La vie rurale au Québec, 1866-1953 et Les mots sont des jouets, de même que plusieurs manifestations culturelles telles les spectacles littéraires, les conférences et la programmation jeunesse, ont fait l’objet d’articles élogieux.

L’ouverture de l’Allée des bouquinistes sur la façade ouest de la Grande Bibliothèque et le déploiement d’activités d’animation en ce lieu ont également eu des retombées médiatiques positives.

De même, la participation active et renouvelée de BAnQ au festival Présence autochtone, au Festival international de la littérature et à la Nuit blanche à Montréal ont donné lieu à des échos favorables dans les médias.

La parution de l’ouvrage À l’abri de l’oubli – Petit guide de conservation des documents personnels et familiaux a joui d’une généreuse couverture médiatique partout au Québec, permettant de mettre en valeur les ressources, les services et le personnel des différents centres d’archives de BAnQ.

Enfin, en décembre 2008, les médias n’ont pas manqué de souligner le 25e anniversaire de la Loi sur les archives.

La couverture médiatique de BAnQ cette dernière année traduit à la fois l’intérêt et l’opinion favorable des médias et du public à l’égard de l’institution.

 

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.