Rapport annuel BAnQ 2007-2008

L'ADMINISTRATION ET LES SERVICES INTERNES

Table des matières

 


La Direction générale de l'administration et des services internes répond aux besoins de BAnQ dans les secteurs de l'administration, des ressources humaines, des ressources financières, de la sécurité et de la gestion des immeubles. Elle veille, entre autres, à la négociation des enveloppes budgétaires basée sur les objectifs de l'institution et à l'obtention des budgets nécessaires au fonctionnement des activités de BAnQ. De plus, elle assure la coordination administrative de divers comités et le soutien administratif aux autres directions.

 

Haut LES RESSOURCES HUMAINES ET LES COMMUNICATIONS INTERNES

Afin d'agir plus efficacement en fonction des enjeux soulevés dans son Plan stratégique 2006-2009 – dont la consolidation de son organisation –, BAnQ a choisi, entre autres, de mettre l'accent sur la communication interne.

En 2007-2008, la Direction des ressources humaines est donc devenue la Direction des ressources humaines et des communications internes (DRHCI) avec un souci très particulier pour la communication avec les quelque 800 employés qui composent l'équipe de BAnQ. Depuis, l'intranet diffuse davantage de nouvelles, la formule des conférences midi pour les employés a été reprise et le journal interne a fait l'objet d'un sondage qui a mesuré le taux de satisfaction de son lectorat.

Depuis le mois d'avril 2007, la DRHCI gère le remplacement des employés affectés aux services aux usagers à la Grande Bibliothèque. Un logiciel assure le respect des conventions collectives dans l'attribution des périodes de remplacement, permettant une gestion à la fois efficace et transparente.

LA FORMATION DU PERSONNEL

Le personnel de BAnQ demeure sa principale richesse et celui-ci est l'objet d'une attention particulière. L'institution a élaboré un Plan de développement des ressources humaines qui s'inscrit dans la foulée de ses objectifs stratégiques. Elle a ainsi investi 1,6 % de sa masse salariale dans des activités de formation admissibles selon la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d'œuvre.

La qualité des services offerts au public dépend grandement de la compétence des employés. C'est pourquoi des activités ont été proposées au personnel pour améliorer la maîtrise de ses outils de travail, accroître son expertise et développer ses habiletés dans les interactions avec les usagers.

La protection des renseignements personnels contenus dans les dossiers des usagers, des employés et des partenaires de BAnQ constitue un enjeu de taille. Le personnel doit bien comprendre ce que cela implique et adopter les meilleurs réflexes possibles dans son travail. Les employés de BAnQ ont donc été conviés, selon leur fonction, à participer à une conférence sur la protection des renseignements personnels ou à suivre une formation en ligne.

La qualité de la supervision des employés constitue un élément essentiel à la bonne marche de l'institution. Un programme de formation et d'accompagnement individuel a été offert à un groupe de gestionnaires récemment promus pour les aider à assumer pleinement leur nouveau rôle.

Par ailleurs, l'application des règles entourant le droit d'auteur a des impacts importants dans plusieurs secteurs de l'institution. Deux formations ont porté sur la concrétisation de ces règles dans des contextes particuliers : les centres d'archives et la section Musique et films.

LA DOTATION

BAnQ cherche à accroître la diversité de ses équipes en accordant une importance particulière à l'accès à l'égalité en emploi. Dans un contexte de rareté grandissante de la main-d'œuvre qualifiée et de nombreux départs à la retraite, BAnQ a analysé sa situation et a adopté des mesures permettant de contribuer au développement de la relève, au transfert des connaissances et au maintien de l'expertise au sein de ses équipes.

En 2007-2008, BAnQ a procédé à 236 embauches. Elle a aussi connu 201 départs et 218 mouvements de personnel constitués de 127 nominations, 61 affectations permanentes et 30 affectations temporaires.

BAnQ a tenu à l'automne 2007 sa troisième campagne de vaccination destinée à son personnel. Quelque 160 employés ont ainsi bénéficié de cette occasion de se faire vacciner gratuitement dans leur milieu de travail.

BAnQ a entrepris ses travaux sur l'équité salariale. Conformément aux prescriptions de la Loi sur l'équité salariale, un comité a amorcé en janvier 2008 l'évaluation des catégories d'emplois basée sur les postes existant à la Grande bibliothèque du Québec au 21 novembre 2001. Les autres postes seront soumis à l'étape du « maintien » prévue par la loi, BAnQ ayant la responsabilité de veiller à maintenir l'équité salariale entre ses différentes catégories d'emplois.

Au cours de l'année 2007-2008, les employés de BAnQ membres du Syndicat des fonctionnaires municipaux de Montréal (SFMM) ont changé d'unité de négociation. Tous les employés de soutien de BAnQ sont maintenant membres du même groupe, soit le Syndicat de la fonction publique du Québec (SFPQ).

Des mesures ont été prises afin de favoriser la communication entre les équipes de travail et une plus grande compréhension mutuelle, dans le but d'accroître la cohésion interne. BAnQ est née de fusions successives et les employés d'unités administratives diverses n'ont pas forcément l'occasion de se rencontrer. Or, ils souhaitent connaître davantage le rôle de leurs collègues des autres unités. BAnQ les a entendus et cherche à combler ce besoin.

 

Haut LES RESSOURCES FINANCIÈRES

BAnQ veille à l'application de saines pratiques de gestion et de contrôle. Au cours de l'exercice 2007-2008, des suivis budgétaires rigoureux ont été appliqués au budget de fonctionnement et au budget du maintien des actifs.

Une équipe de BAnQ travaille par ailleurs au développement d'un système de gestion de la masse salariale afin d'assurer un meilleur suivi de cette dépense. Ce poste constituant une part significative du budget, il doit faire l'objet d'un contrôle serré, et ce, de façon permanente.

À la demande du Conseil du trésor, BAnQ a procédé à la vérification des processus d'acquisition et de gestion des contrats octroyés au cours de l'exercice financier 2006-2007. Cette vérification a permis de confirmer que les règles d'approvisionnement ont été respectées et que les mécanismes de contrôle mis sur pied ont été appliqués. De plus, l'institution a révisé ses processus administratifs les plus importants (encaissement / revenu, achat / débours, paie) afin de s'assurer que tous les outils de contrôle de gestion nécessaires étaient en place pour garantir une saine gestion des opérations.

BAnQ a été confrontée à la crise du papier commercial qui a touché bon nombre d'entreprises. Une partie des placements de BAnQ, investis dans des fonds Rocket Trust, est sujette à l'accord de Montréal. Une proposition du Comité pancanadien des investisseurs de papier commercial structuré adossé à des actifs émis par des tiers a été transmise à BAnQ, qui a voté en sa faveur.

L'autre partie des placements de BAnQ est investie dans des fonds Superior Trust. Merrill Lynch Canada a transmis à BAnQ une proposition de restructuration qui est actuellement à l'étude.

La Direction des ressources financières suit le développement de cette crise de très près.

 

Haut LES IMMEUBLES

La Direction de la gestion des immeubles réalise et coordonne l'entretien des édifices, des infrastructures, des terrains et des mobiliers appartenant à l'institution. Elle assure également les services de soutien et d'aménagement pour l'ensemble des édifices de BAnQ.

La Direction de la gestion des immeubles a atteint sa vitesse de croisière. Elle est désormais constituée d'une Division projets et activités commerciales qui chapeaute principalement les projets d'aménagement et les activités de la Boutique de la Grande Bibliothèque, du stationnement et du Café des lettres et d'une Division entretien qui assure notamment l'encadrement de travail de l'équipe et voit aux suivis des contrats d'entretien électromécanique, ménager et sanitaire. Elle est ainsi mieux outillée pour mener ses activités quotidiennes et pour répondre aux besoins de développement des autres unités administratives de BAnQ.

Le profil d'entretien sanitaire de la Grande Bibliothèque a d'ailleurs été complètement revu en collaboration avec la Direction de la référence et du prêt et le fournisseur de services d'entretien. Ce profil a été ajusté afin de remédier aux difficultés entraînées par la croissance de l'achalandage. L'amélioration de la propreté des édifices et des terrains demeure, en effet, une préoccupation constante à BAnQ.

Les aires de travail des équipes de la Direction de la référence et du prêt ont été réaménagées. Un projet en cours à la Grande Bibliothèque prévoit également le déplacement des locaux des services d'entretien et celui des locaux opérationnels de l'équipe de la sécurité afin d'en optimiser le fonctionnement. Le Centre de conférences de la Grande Bibliothèque sera l'objet, quant à lui, d'un aménagement esthétique afin d'offrir de plus beaux espaces à la clientèle institutionnelle qui l'utilise.

La croissance des équipes de travail entraîne des problèmes d'espace à la Grande Bibliothèque. Par conséquent, les bureaux d'une partie du personnel de la Direction des ressources financières ont été transférés à l'édifice Gilles-Hocquart, qui abrite le Centre d'archives de Montréal.

Enfin, la planification du projet de réaménagement pour la relocalisation des collections spéciales de diffusion au Centre de conservation a été complétée. Ce projet sera mis en œuvre à l'été 2008.

Le Café des lettres a souligné son premier anniversaire en novembre 2007. L'addition de 40 nouvelles places et l'adaptation du menu aux besoins de la clientèle ont entraîné un accroissement marqué de l'achalandage. L'harmonisation des efforts de BAnQ et du gestionnaire du Café permet d'envisager une meilleure rentabilité d'ici peu.

La visite des centres d'archives en région a permis de cibler des interventions à réaliser et d'établir des priorités. Plusieurs chantiers ont ainsi été mis en branle. Le Centre d'archives de la Mauricie et du Centre-du-Québec a été agrandi afin de répondre aux besoins d'espace pour les 20 prochaines années. On y a amélioré les zones destinées au personnel et aux usagers ainsi que les aires de mise en valeur, et on s'est assuré d'offrir des conditions de conservation adéquates pour garantir la préservation des archives à long terme. Le Centre sera fin prêt pour l'inauguration de ses nouveaux espaces au mois de juin 2008. Au Centre d'archives de Québec, la construction des nouveaux magasins sera parachevée à la fin de l'été 2008.

L'évaluation et la révision des capacités d'entreposage constituent un processus constant à BAnQ, que ce soit pour les besoins des collections d'archives, des collections de diffusion ou des collections patrimoniales. Ainsi, BAnQ est à la recherche d'un espace pour l'aménagement d'un magasin destiné à la Collection universelle de prêt et de référence et à la Collection nationale. Ce magasin sera notamment consacré à la conservation des documents de ces collections qui doivent demeurer accessibles aux Québécois et aux bibliothèques québécoises, même après leur retrait des rayonnages de la Grande Bibliothèque.

L'institution souscrit par ailleurs aux principes du développement durable. À cet effet, elle participera à l'élaboration d'un plan d'action répondant aux objectifs de la Loi sur le développement durable du gouvernement du Québec et présentera un plan de gestion des matières résiduelles au cours de l'exercice 2008-2009.

 

Haut LE PROGRAMME D'ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI

BAnQ a accordé une importance particulière à l'adhésion de son personnel aux valeurs qui sous-tendent sa gestion en matière d'accès à l'égalité en emploi. Elle a mené à l'automne 2007 une campagne pour sensibiliser l'ensemble de ses employés à la diversité en emploi. Les sessions S'enrichir dans la diversité ont contribué à la compréhension des objectifs de la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics et des mesures préférentielles et d'égalité des chances instaurées par BAnQ. Cette formation s'est également attardée aux perceptions et aux préjugés entretenus à l'endroit de certains groupes de la société. Le taux de participation des employés aux séances a été de 95 % et ceux-ci ont accordé une note de 89 % au contenu et au déroulement de ces sessions.

À la suite de la nouvelle analyse de son effectif déposée en décembre 2006, BAnQ a convenu avec la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse de modifier certains éléments de son « portrait de famille » afin de tenir compte de la réalité de son organisation depuis la fusion de la Bibliothèque nationale du Québec avec les Archives nationales du Québec survenue en janvier 2006. Il fut décidé d'augmenter le nombre de regroupements d'emplois au tableau de « représentation et sous-représentation des groupes cibles » (voir tableau) et d'accroître les catégories professionnelles réservées au tableau des personnes handicapées (voir tableau). Il fut également entendu de tenir compte de la structure régionale de BAnQ en établissant une moyenne des taux de disponibilité de la main-d'œuvre selon les groupes cibles et les regroupements d'emplois pour lesquels l'institution effectue du recrutement dans les régions. Précisons que le taux de disponibilité de chaque regroupement d'emplois a été fixé notamment en fonction des données du recensement de 2001.

Ce nouveau « portrait de famille », brossé le 29 mars 2008, présente des sous-représentations pour l'ensemble des groupes visés dans la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics. Comparativement à l'année 2006-2007, où BAnQ avait atteint les objectifs de représentation dans les groupes des autochtones et des femmes, on observe une légère sous-représentation, soit d'un autochtone et de quatre femmes. Par ailleurs, on remarque une hausse plus importante de la sous-représentation chez les handicapés – six personnes – principalement dans les emplois de niveau professionnel. Cet accroissement, qui a presque doublé par rapport à l'an dernier, s'explique par les taux de disponibilité plus élevés de la main-d'œuvre handicapée relevés à la suite de l'analyse de disponibilité effectuée notamment selon les données du recensement de 2001.

En contrepartie, on note une baisse de la sous-représentation des membres des minorités visibles – moins quatre personnes – et des minorités ethniques – moins trois personnes. Une analyse plus fine nous révèle que leurs sous-représentations diffèrent l'une par rapport à l'autre. Dans le cas des minorités visibles, la sous-représentation est plus manifeste dans les regroupements d'emplois professionnels tandis que celle des minorités ethniques est significative dans les regroupements d'emplois de commis de bibliothèque et du personnel de secrétariat et de soutien. D'ailleurs, les objectifs de représentation des minorités visibles ont déjà été atteints dans tous les regroupements liés au travail de soutien.

L'objectif du programme d'accès à l'égalité en emploi est que la représentation des groupes cibles au sein du personnel de BAnQ corresponde à la réalité de la main-d'œuvre disponible sur le marché du travail.

Les tableaux suivants illustrent la situation de BAnQ en ce qui a trait à l'égalité en emploi au 29 mars 2008.

Représentation et sous-représentation des employés membres des groupes cibles : résultats comparatifs
  2005-20062006-20072007-2008
Groupe cible Effectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouterEffectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouterEffectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouter
Femmes 696 463 1 730 477 0 765 501 4
Autochtones 696 2 0 730 3 0 765 3 1
Minorités visibles 696 38 16 730 51 18 765 54 14
Minorités ethniques 696 18 36 730 23 33 765 26 30
Personnes handicapées 696 12 6 730 19 7 765 21 13

L'effectif total signifie le nombre d'employés permanents et temporaires au sein de l'institution à l'exception des employés prêtés par la Ville de Montréal, des employés temporaires (occasionnels et surnuméraires) qui n'ont pas travaillé durant la période de paie précédant la date du « portrait de famille » et du personnel étudiant.
Le nombre d'employés indique la représentation du groupe cible dans toute l'institution.
La colonne réservée au nombre d'employés à ajouter précise la sous-représentation du groupe cible dans toute l'institution.

 

Représentation et sous-représentation des groupes cibles par regroupement d'emploi
  Minorités  
Type d'emploi ou
regroupement de types d'emploi
EffectifsFemmesVisiblesEthniquesAutochtones
Nombre d'employés actuels à ajouter actuels à ajouter actuels à ajouter actuels à ajouter
1 Cadres supérieurs 6 2 0 0 0 0 0 0 0
2 Personnel de direction et chef de servuce 34 22 0 0 1 2   0 0
3 Personnel de coordination 20 11 1 1 0 1 0 0 0
4 Bibliothécaires 74 53 0 2 4 1 6 0 0
5 Bibliothécaires temporaires 26 17 0 4 0 3 0 0 0
6 Archivistes 37 23 0 0 1 1 0 0 1
7 Personnel professionnel en informatique 17 6 0 0 2 2 0 0 0
8 Autre personnel professionnel 47 35 0 2 1 2 0 0 0
9 Personnel bibliotechnique et techniciens en documentation 112 85 0 2 2 2 1 0 0
10 Personnel bibliotechnique et techniciens en documentation temporaires 27 18 0 1 0 3 0 0 0
11 Personnel technique en informatique 23 6 2 5 0 1 1 0 0
12 Autre personnel technique 39 26 0 0 3 2 1 0 0
13 Commis de bibliothèque 121 76 0 15 0 1 10 1 0
14 Commis de bibliothèque temporaire 60 39 0 9 0 2 4 1 0
15 Autre personnel de soutien et de secrétariat 88 67 0 9 0 2 5 1 0
16 Autre personnel de soutien et de secrétariat temporaire 23 15 0 2 0 0 2 0 0
17 Personnel manuel et de transport 11 0 1 2 0 1 0 0 0
Total 765 501 4 54 14 26 30 3 1

L'effectif total signifie le nombre d'employés permanents et temporaires au sein de l'institution à l'exception des employés prêtés par la Ville de Montréal, des employés temporaires (occasionnels et surnuméraires) qui n'ont pas travaillé durant la période de paie précédant la date du « portrait de famille » et du personnel étudiant.
Le nombre d'employés des groupes cibles indique leur représentation au sein de l'institution.
La colonne réservée au nombre d'employés à ajouter précise la sous-représentation dans chaque regroupement d'emplois.

 

Représentation et sous-représentation des personnes handicapées parcatégories professionnelles réservées à ce groupe cible
CodeCatégorie professionnelle ÉffectifNombre d'employésNombre d'employés à ajouter
01 Cadres supérieurs 6 0 0
02 Cadres intermédiaires et autres administrateurs 33 3 0
03 Professionnels 216 3 6
04 Personnel semi-professionnel et personnel technique 183 4 3
05 Surveillants 3 0 0
07 Personnel administratif et personnel de bureau 48 0 2
10 Personnel de bureau 262 11 1
11 Personnels de la vente et de services 3 0 0
12 Travailleurs manuels spécialisés 10 0 1
14 Autres travailleurs manuels 1 0 0
  TOTAL 765 21 13

L'effectif total signifie le nombre d'employés permanents et temporaires au sein de l'institution à l'exception des employés prêtés par la Ville de Montréal, des employés temporaires (occasionnels et surnuméraires) qui n'ont pas travaillé durant la période de paie précédant la date du « portrait de famille » et du personnel étudiant.
Le nombre d'employés handicapés indique leur représentation au sein de l'institution.
La colonne réservée au nombre d'employés à ajouter précise la sous-représentation des personnes handicapées dans chacune des catégories professionnelles.

Pour l'équipe de la Direction générale de l'administration et des services internes, l'exercice 2007-2008 a été principalement consacré à la planification stratégique des activités.

Une attention particulière a été consacrée à la Division prévention et sécurité. Les méthodes de travail ont été revues de même que la formation destinée à l'équipe de la sécurité, l'objectif étant d'offrir un service de qualité aux employés de BAnQ de même qu'au public.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.