Rapport annuel BAnQ 2007-2008

LE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET LES AFFAIRES JURIDIQUES

Table des matières

 


En 2007-2008, le Secrétariat général de BAnQ a poursuivi ses tâches de secrétariat et de suivi des travaux de la plupart des comités consultatifs du conseil d'administration ainsi que des réunions des cadres de BAnQ et du comité sur la numérisation, intégré à l'hiver 2008 au nouveau comité Bibliothèque et Archives virtuelles du Québec. Responsable de la mise à jour du Cahier des politiques et réglementations de BAnQ, il a veillé à le rendre disponible sur CD-ROM pour les membres du conseil d'administration et sous forme de documents électroniques pour le personnel de BAnQ. Il a également mis à la disposition des usagers les politiques et réglementations de l'institution les concernant directement.

Le Secrétariat général a traité toutes les demandes d'accès à des documents de BAnQ, y compris ceux qui sont déposés ou versés à la Direction générale des archives. Il a aussi veillé à l'application des modifications apportées à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de même qu'au Règlement sur la diffusion de l'information. Avec la Direction des affaires juridiques, il s'est occupé de la négociation des licences générales et spécifiques de droits d'auteur concernant :

  • le programme de numérisation de BAnQ:
  • la diffusion en ligne d'archives sonores et de spectacles littéraires:
  • les expositions réalisées par BAnQ ou avec sa collaboration:
  • toutes les publications de BAnQ:
  • la numérisation et la mise en ligne d'œuvres protégées dont les ayants droit demeurent introuvables:
  • les ressources électroniques que l'institution a acquises au cours de l'année 2007-2008.

Suivant le rythme de croissance marqué des activités de BAnQ, le Secrétariat général et la Direction des affaires juridiques ont traité un nombre grandissant de demandes d'avis, de conseils, de préparation de contrats, de négociation de partenariats, et ont été partie prenante de tous les appels d'offres et contrats de services de BAnQ.

Certaines demandes d'accès à l'information ont mené à des contestations devant la Commission d'accès à l'information, la Cour du Québec ou d'autres instances. Ces dossiers sont généralement pilotés par la Direction des affaires juridiques de BAnQ, qui s'adjoint parfois des ressources externes. Ces litiges peuvent être liés à la construction de la Grande Bibliothèque, aux taxes municipales de la Ville de Montréal, à des réclamations en matière de droits d'auteur, à des pertes d'objets, à des plaintes et à des atteintes aux droits de la personne.

Le Secrétariat général a été partie prenante du projet de développement et d'implantation de la gestion intégrée des documents au sein de BAnQ et, à cette fin, s'est doté de ressources supplémentaires, dont un archiviste associé de près à l'implantation de la gestion intégrée des documents au Secrétariat général.

Le secrétaire général est membre actif du comité national d'organisation du congrès de 2008 de l'IFLA, qui se déroulera à Québec. Il supervise les activités philanthropiques de BAnQ et le développement de la Fondation de BAnQ. Il coordonne également l'application d'ententes de partenariat scientifique et économique. Son mandat l'amène également à assurer le lien entre les représentants des usagers au conseil d'administration et le Protecteur des usagers de BAnQ. Il agit d'ailleurs à titre de président d'élection lors de l'élection annuelle d'un de ces représentants des usagers.

Les trois comités suivants, tous présidés par la présidente-directrice générale de BAnQ et coordonnés par le Secrétariat général, ont continué de veiller au respect de certaines orientations gouvernementales au sein de l'institution.

 

Haut COMITÉ SUR LA POLITIQUE LINGUISTIQUE DE BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC

Le comité sur la Politique linguistique veille à la mise en œuvre de la politique sectorielle de l'institution en matière de langue dans les communications et les publications internes et externes. Il supervise également l'évaluation de la qualité du français au sein de BAnQ et, à cet égard, propose diverses mesures de sensibilisation à l'intention du personnel ainsi que l'adoption de divers outils pouvant contribuer à accroître la qualité de la langue.

En 2007-2008, le comité a poursuivi son travail d'évaluation des besoins de formation du personnel de BAnQ. Il a ainsi exprimé sa volonté d'élargir l'accessibilité aux outils linguistiques à un plus grand nombre d'employés. Le comité a également procédé à une révision de la directive interne portant sur la qualité linguistique des documents de BAnQ, qui a pour objectif d'assurer la qualité du français de ceux-ci.

BAnQ a continué de collaborer avec l'Office québécois de la langue française et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans les technologies de l'information.

COMPOSITION DU COMITÉ

Lise Bissonnette, présidente
Présidente-directrice générale

Louise Boutin,
Directrice générale de l'administration et des services internes

Silvia Burgin,
Conseillère en ressources humaines, Direction générale de l'administration et des services internes

Hélène Cadieux,
Directrice du conseil et de l'action régionale, Direction générale des archives

Danielle Chagnon,
Directrice de la référence et du prêt, Direction générale de la diffusion

Mireille Huneault,
Directrice du traitement documentaire de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation

Isabelle Lafrance,
Avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Réal Martineau,
Directeur de l'infrastructure technologique, Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

Hélène Panaïoti,
Directrice des communications et des relations publiques

Nicole Raymond,
Réviseure principale, Direction des communications et des relations publiques

Ghislain Roussel,
Secrétaire général et directeur des affaires juridiques

Robert St-Jean,
Directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

 

Haut COMITÉ SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le comité sur la protection des renseignements personnels a procédé à l'inventaire et à la mise à jour des fichiers de BAnQ contenant des renseignements personnels. Une formation en ligne préparée par l'Association sur l'accès et la protection de l'information (AAPI) a été offerte à environ 200 employés de l'institution. Par ailleurs, une formation spécifique aux employés des services aux usagers a été dispensée à 300 d'entre eux par la Direction des affaires juridiques.

Le comité a mis sur pied un sous-comité qui veillera à l'application du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels.

Enfin, la présidente-directrice générale a réitéré ses attentes à l'égard des cadres supérieurs, des gestionnaires et des employés de l'institution en matière de protection des renseignements personnels.

COMPOSITION DU COMITÉ

Lise Bissonnette, présidente
Présidente-directrice générale

Hélène Cadieux,
Directrice du conseil et de l'action régionale, Direction générale des archives

Danielle Chagnon,
Directrice de la référence et du prêt, Direction générale de la diffusion

Sylvie Fournier,
Directrice des acquisitions de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation

Isabelle Lafrance,
Avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Yves A. Lapointe,
Archiviste, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Johanne Matton,
Directrice des ressources financières, Direction générale de l'administration et des services internes

Dominique Michaud,
Directrice des ressources humaines et des communications internes,
Direction générale de l'administration et des services internes

Ghislain Roussel,
Secrétaire général et directeur des affaires juridiques

Robert St-Jean,
Directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

 

Haut COMITÉ SUR LA SÉCURITÉ INFORMATIQUE

En 2007-2008, le comité a amorcé des travaux devant mener à l'élaboration et à l'application d'un plan d'action sur la sécurité des ressources informationnelles. Celui-ci comprendra notamment la révision de la politique institutionnelle sur la sécurité de l'information et l'analyse de ressources informationnelles pouvant présenter un risque en matière de sécurité. Le comité a également suivi de près les travaux du Comité d'orientation stratégique sur la sécurité de l'information gouvernementale. De plus, des modifications ont été apportées aux Normes de sécurité informatique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, notamment en ce qui a trait à la complexité des mots de passe.

COMPOSITION DU COMITÉ

Lise Bissonnette, présidente
Présidente-directrice générale

Louise Boutin,
Directrice générale de l'administration et des services internes

Steeve Fillion,
Analyste informatique en télécommunications et en sécurité,
puis Directeur de l'infrastructure technologique,
Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

Isabelle Lafrance,
Avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Yves A. Lapointe,
Archiviste, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Marc-André Leclerc,
Directeur du Centre d'archives de Québec et des archives gouvernementales,
Direction générale des archives

Ghislain Roussel,
Secrétaire général et directeur des affaires juridiques

Robert St-Jean,
Directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

Richard Thouin,
Directeur de la sauvegarde des collections, Direction générale de la conservation

Maryse Trudeau,
Directrice des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence,
Direction générale de la diffusion

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.