Rapport annuel BAnQ 2007-2008

LES ARCHIVES

Table des matières

 


La Loi sur les archives encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec et confère à BAnQ une double mission, patrimoniale et administrative, soit : assurer la conservation et la diffusion des archives historiques et soutenir la gestion intégrée des documents administratifs du gouvernement et de ceux des organismes publics visés par cette loi.

Pour réaliser cette mission, BAnQ s'appuie sur sa Direction générale des archives, qui compte trois unités administratives : la Direction du Centre d'archives de Québec et des archives gouvernementales, la Direction du Centre d'archives de Montréal et des archives privées, judiciaires et civiles ainsi que la Direction du conseil et de l'action régionale, de laquelle relèvent les sept autres centres d'archives situés à Rimouski, Saguenay, Trois-Rivières, Sherbrooke, Gatineau, Rouyn-Noranda et Sept-Îles.

Dans le domaine des archives, BAnQ a centré son action sur cinq grands objectifs en 2007-2008 :

  • assurer l'enrichissement et la conservation du patrimoine archivistique public et privé;
  • promouvoir les archives et favoriser l'accès à celles-ci sur place et à distance;
  • enrichir l'offre de services de BAnQ en fonction des besoins exprimés par ses partenaires;
  • raffermir le leadership de BAnQ auprès du milieu des archives et développer des relations plus étroites avec certains milieux connexes;
  • accentuer la présence de l'institution sur la scène archivistique internationale.

 

Haut L'ENRICHISSEMENT DU PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE ET SA CONSERVATION

En vertu de la Loi sur les archives, BAnQ doit s'assurer que le patrimoine archivistique public et privé significatif pour l'histoire du Québec est conservé et représente bien toutes les facettes de la société québécoise.

Pour ce faire, l'institution acquiert par versement et conserve de façon exclusive les archives de l'État et des tribunaux. BAnQ acquiert aussi des archives privées en concertation avec ses partenaires des régions, en particulier avec le réseau de services d'archives privées agréés.

LES VERSEMENTS ET LES ACQUISITIONS

Entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008, les centres d'archives de BAnQ ont enregistré 170 versements d'archives provenant de ministères, d'organismes gouvernementaux et de tribunaux. Ces versements totalisent 2132 mètres linéaires de documents textuels, 21 202 photographies et 234 documents d'autres types. Au cours de la même période, les centres ont procédé, grâce à des dons ou à des achats, à 89 acquisitions d'archives privées — 20 de plus que l'année précédente — représentant 285,65 mètres linéaires de documents textuels, 354 873 photographies, 70 203 dessins d'architecture, 8686 plans et 1672 autres pièces (voir tableau 14).

Certains de ces versements méritent d'être signalés, dont ceux de la Commission de protection de la langue française et de la Cour supérieure du district judiciaire de Montréal, ainsi que le premier de l'histoire du ministère du Développement durable, de l'Environnement et des Parcs, qui a versé les dossiers liés aux inondations de 1996 au Saguenay–Lac-Saint-Jean. Quelques acquisitions sont aussi à souligner, comme le fonds André Robitaille, un architecte et urbaniste de Québec qui a travaillé à l'aménagement de la place Royale, trois fonds associés à l'histoire du textile dans l'Estrie ainsi que le fonds Studio Gaby, constitué de 28 000 clichés du célèbre photographe Gabriel Desmarais.

Enfin, les services d'archives privées agréés affiliés à BAnQ ont acquis 357,65 mètres linéaires d'archives privées.

LES ARCHIVES CONSERVÉES PAR BAnQ

Avec ces ajouts, BAnQ conservait, au 31 mars 2008, 53 733 mètres linéaires d'archives textuelles, 13 360 578 photographies, 256 630 dessins d'architecture, 192 804 cartes et plans, 31 542 films et vidéos, 29 998 bandes magnétiques et des milliers d'autres pièces d'archives. Pour les archives textuelles, cela représente une augmentation de 4 % par rapport à 2006-2007. Ces documents sont regroupés dans 452 fonds d'archives gouvernementales, 558 fonds d'archives judiciaires, 201 fonds d'archives civiles et 2779 fonds d'archives privées (voir tableau 32).

Soucieuse de l'efficacité de la gestion des documents administratifs publics et de l'enrichissement de la mémoire collective par la conservation des documents les plus significatifs, BAnQ accorde beaucoup d'importance au mandat que lui confère la Loi sur les archives au regard des calendriers de conservation et de la gestion documentaire. Ces calendriers sont des outils incontournables de la gestion des documents administratifs décrivant toutes les séries documentaires produites ou rassemblées par un organisme dans la poursuite de ses activités. Ils définissent également leur cycle de vie et leur sort final.

LES CALENDRIERS DE CONSERVATION

En 2007-2008, BAnQ a reçu 36 nouvelles demandes d'approbation de calendriers de conservation et 116 demandes de modification. Elle a approuvé 30 calendriers et 104 demandes de modification (voir tableau 15).

De plus, la révision des recueils de la santé et des services sociaux ainsi que de ceux des services de police municipaux a été amorcée, de même que le développement du volet transactionnel de l'extranet en ce qui concerne le système des calendriers de conservation. Ces recueils sont des modèles de calendrier qui permettent de décrire toutes les séries de documents générées par l'institution, un hôpital, par exemple, et d'en planifier la conservation ou l'élimination. BAnQ a également entrepris la révision du règlement sur le calendrier de conservation et la mise à jour d'autres outils relatifs aux calendriers de conservation. Ces initiatives contribueront à mieux servir les organismes gouvernementaux et publics.

LA GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS (GID)

BAnQ a mis un accent particulier en 2007-2008 sur la gestion intégrée des documents (GID). À l'échelle de l'appareil d'État, un comité stratégique de gouvernance gouvernementale ainsi qu'un comité directeur et plusieurs comités de travail ont été créés et ont commencé leurs travaux. De son côté, BAnQ a révisé les politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs pour les fondre en une seule politique. L'institution a produit un dépliant sur la GID gouvernementale et organisé des rencontres d'information sur le sujet, auxquelles plus de 100 représentants de 80 ministères et organismes gouvernementaux ont participé.

Par ailleurs, l'implantation de la GID à BAnQ a dû être suspendue en 2007 et le projet-pilote a été revu à la lumière de cette première expérience. BAnQ a ainsi entrepris de simplifier son système de classification de même que le système informatique de la GID pour les rendre plus souples et mieux adaptés aux besoins des usagers. La structure et la direction du projet ont aussi été modifiées afin de les rendre plus efficaces.

LES SERVICES D'EXPERTISE-CONSEIL

L'expertise des employés des centres d'archives de BAnQ est largement reconnue et leurs collègues des secteurs public et privé n'hésitent pas à y recourir. Au cours de la dernière année, les spécialistes de la Direction générale des archives ont ainsi partagé cette expertise au cours de 2580 interventions téléphoniques, par courrier électronique ou lors de rencontres (voir tableau 16).

Ces interventions ont porté sur plusieurs aspects de la gestion des archives : calendriers de conservation, documents électroniques, numérisation, agrément, programmes d'aide financière.

DES INTERVENTIONS CIBLÉES DANS CERTAINS SECTEURS D'ARCHIVES PRIVÉES

Lors de la tournée des régions du Québec réalisée par BAnQ en 2006-2007, de nombreux intervenants ont manifesté de l'inquiétude quant au sort incertain des archives d'entreprises, des archives des communautés autochtones, des archives religieuses et des archives personnelles et familiales. Sensible à ces préoccupations, BAnQ a réalisé des gestes concrets en 2007-2008 dans ces secteurs.

Un plan d'action a été élaboré pour conscientiser les entreprises et les milieux d'affaires à l'importance de leurs archives. Des contacts ont été établis avec des représentants de ces milieux pour entamer une démarche de préservation de ces archives et un dépliant nouvellement produit leur a été remis.

Les archives autochtones ont aussi donné lieu à la production d'un plan d'action et des discussions ont été amorcées avec des intervenants pour le mettre en œuvre. BAnQ a poursuivi ses travaux au sein du comité sur les archives religieuses du Conseil sur les archives religieuses et un sondage a été mené auprès des congrégations pour connaître leurs besoins en matière d'archives. Enfin, BAnQ a conçu un outil pratique pour la gestion et la conservation des archives personnelles et familiales, qui sera publié et diffusé en 2008.

UN PATRIMOINE MIEUX CONSERVÉ

À titre d'institution phare, BAnQ porte une attention particulière à la conservation des archives dont elle a la garde. Dans cet esprit, l'institution a poursuivi en 2007-2008 un projet d'aménagement d'un nouvel édifice de conservation à Québec. L'occupation de cet édifice est prévue pour la fin de 2008.

BAnQ a aussi profité du réaménagement des centres d'archives situés à Rouyn et à Trois-Rivières pour augmenter leur capacité de conservation. Le Centre de Montréal a procédé au transfert d'un kilomètre d'archives au Centre de conservation et a traité en priorité des versements d'archives offrant un bon potentiel de récupération d'espace.

Enfin, un plan de mesures d'urgence a été implanté dans tous les centres d'archives, plus de 830 documents ont fait l'objet de travaux de conservation préventive et plusieurs employés ont profité d'une formation sur la manipulation des documents. Toutes ces réalisations survenues au cours de l'exercice 2007-2008 contribuent à la qualité de la préservation et de la conservation de notre patrimoine documentaire.

 

Haut L'ACCÈS AU PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE ET SA PROMOTION

LA PROMOTION DES ARCHIVES

Comme l'an dernier, la Direction générale des archives de BAnQ est allée à la rencontre de la population afin de faire connaître son rôle et de promouvoir les archives. Elle a ainsi participé à près de 50 activités populaires dont les salons du livre, les Journées de la culture, les Fêtes de la Nouvelle-France, les Salons des familles souches à Alma et à Québec, le Salon d'histoire et de généalogie à Trois-Rivières, etc.

BAnQ voulait aussi se rapprocher de la communauté anglophone et des jeunes. Elle a donc participé au Celtic Festival à Québec et à l'International Conference Roots 2007 à Montréal; elle a aussi présenté des conférences à la Jewish Genealogical Society of Montreal et à la Vermont French Canadian Genealogical Society. Le dépliant que l'institution a produit sur les archives d'entreprises, celui sur l'itinéraire de visite de l'édifice où fut créée l'École des hautes études commerciales, qui abrite aujourd'hui le Centre d'archives de Montréal, ainsi qu'un carton publicitaire décrivant les services généalogiques de BAnQ ont été traduits en anglais.

Pour sensibiliser les jeunes aux archives, BAnQ a réalisé des projets à Montréal, en Outaouais et dans le Bas-Saint-Laurent. Un plan d'action destiné à développer une collaboration accrue avec les milieux de l'éducation a aussi été mis au point.

Par ailleurs, plusieurs auteurs et maisons d'édition ont puisé dans les richesses de BAnQ pour illustrer plus de 80 publications et revues. Mentionnons, par exemple, L'Abitibi-Témiscamingue en bref de l'Institut québécois de recherche sur la culture, Une histoire des Québécoises en photos de Fides, Contes, légendes et récits de l'Outaouais des Éditions Trois-Pistoles, le Calendrier 2008 d'Appartenance Mauricie, Le Québec sous l'œil de l'arpenteur-géomètre depuis Champlain des Publications du Québec ainsi que des publications destinées au milieu scolaire.

Le cinéma, la radio et la télévision ont aussi eu recours aux documents de BAnQ pour documenter et illustrer plus de 70 de leurs productions, notamment l'émission Contact à Télé-Québec, Les boys à Radio-Canada, Flash à TQS ainsi que les documentaires Les plaines d'Abraham et Au pays des colons de l'ONF. BAnQ sera également très présente aux festivités du 400e anniversaire de Québec puisque certains de ses documents pourront être vus dans le film de Jean-Claude Labrecque sur cet événement. Le Parcours 400 ans chrono, l'exposition Passagers et Le Moulin à images de Robert Lepage, des activités phares du 400e, intègrent également des documents tirés des collections de BAnQ.

Et ce n'est pas tout : des documents de BAnQ ont été mis en valeur dans une quarantaine d'expositions et de parcours patrimoniaux qui se sont tenus entre autres au Château Ramezay, au Musée populaire de la photographie, au Musée Pointe-à-Callière et à la Pulperie de Chicoutimi. Signalons particulièrement l'apport de l'institution à l'exposition Territoires du Musée de la civilisation de même qu'à l'exposition multimédia Le Québec, ses députés, ses régions de l'Assemblée nationale, qui a remporté un prix Zénith 2007.

Des archives de BAnQ illustrent en partie une vingtaine de sites Internet comme ceux du lieutenant-gouverneur du Québec, de l'Office du tourisme de Québec, d'Héritage Montréal, de la Lowertown Community Association et de la synagogue de Noranda.

Enfin, les employés de BAnQ ont contribué directement au rayonnement de ses centres d'archives en écrivant une quinzaine d'articles pour des revues comme L'Ancêtre, la Revue d'histoire de l'Amérique française et Cap-aux-Diamants et en prononçant pas moins de 21 conférences devant des publics variés. À titre d'exemple, le directeur général des archives a présenté l'institution à plus de 300 aînés inscrits à l'Université Laval.

LES SERVICES EN SALLE ET À DISTANCE

En 2007-2008, les neuf centres d'archives de BAnQ (voir tableau 17) ont reçu 48 081 visites de chercheurs, ce qui constitue une diminution de fréquentation d'environ 10 % par rapport à l'an dernier. À ces chercheurs s'ajoutent 2046 personnes qui se sont rendues dans les centres d'archives pour l'une ou l'autre des 107 visites guidées ou des 26 séances d'information. Les 30 services d'archives privées agréés ont reçu quant à eux 15 337 visites de chercheurs.

Les chercheurs accueillis à BAnQ ont consulté près de 16 000 boîtes d'archives, plus de 375 200 pièces photographiques, cartographiques et audiovisuelles, 31 090 microfiches, 120 121 microfilms et 108 295 ouvrages imprimés (voir tableau 18). Ils ont aussi effectué eux-mêmes ou demandé la reproduction de 305 776 documents papier, de 218 films et de 458 documents sonores. De plus, 5996 documents ont été reproduits par procédé photographique ou numérique.

Les centres d'archives de BAnQ ont donné suite à de nombreuses demandes d'information à distance et procédé à 2122 prêts de microformes entre les centres d'archives (voir le paragraphe sur les services à distance).

Par ailleurs, BAnQ a procédé à des travaux pour améliorer les structures d'accueil et les salles de lecture de ses centres d'archives situés à Québec et à Trois-Rivières. Les centres de Québec et Montréal ont aussi consolidé leur partenariat avec la Société de généalogie de Québec et la Société généalogique canadienne-française afin de mieux servir les généalogistes. De plus, la Direction générale des archives a entrepris des discussions avec la Chambre des notaires afin de faciliter l'accès aux archives notariales et a fait de même avec la Direction de l'état civil pour obtenir le versement des archives civiles de 1900 à 1907.

Internet étant un instrument extraordinaire pour la diffusion des archives, BAnQ en profite de multiples façons. Elle utilise son portail Internet pour mettre de nombreux documents d'archives à la disposition de la population. Elle offre aussi au public des bases de données et des outils de recherche. Au cours de l'année, l'institution a contribué à la création du site Internet www.voicimafamille.info, qui permet d'explorer des bases de données gratuites sur l'histoire des familles et sur la généalogie (voir le paragraphe sur la diffusion et la mise en valeur des collections).

LE TRAITEMENT DES ARCHIVES

L'accessibilité aux archives est tributaire du traitement et de la description des documents. Dans cet esprit, BAnQ s'efforce de traiter au moins sommairement toutes les archives acquises au cours de l'année et de décrire les documents obtenus antérieurement qui n'avaient pas pu l'être. Au cours de la dernière année, le personnel des archives a ainsi traité, en partie ou en totalité, 2650 mètres linéaires d'archives textuelles, 219 569 photographies et documents iconographiques, 13 836 documents d'architecture et 4875 autres pièces. Conséquemment, les chercheurs ont eu accès à une quantité considérable de nouveaux documents, surtout parmi les archives judiciaires du Centre de Montréal et au sein des archives gouvernementales du Centre de Québec. Les fonds des anciens parlementaires Rémy Trudel, Gérard Gosselin et Normand Toupin ainsi que ceux de la Compagnie minière Québec-Cartier et d'Abitibi-Consolidated ont aussi été traités.

LE PROGRAMME D'AIDE AU TRAITEMENT ET À LA MISE EN VALEUR

BAnQ se préoccupe également des archives détenues par d'autres organismes et leur offre, par exemple, un programme d'aide financière pour traiter leurs fonds d'archives. En 2007-2008, 49 projets émanant de 16 régions du Québec ont ainsi bénéficié de crédits totaux de 159 800 $, ce qui a permis l'accessibilité à plusieurs documents et fonds d'archives (voir tableau 21).

 

Haut SOUTIEN AUX RÉSEAUX DE PARTENAIRES : LES SERVICES AGRÉÉS ET LES ARCHIVES PRIVÉES

Au cours de cet exercice financier, BAnQ a consacré beaucoup d'énergie à la mise en œuvre du plan d'action élaboré à la suite de la tournée de consultation régionale réalisée en 2006-2007. Elle a ainsi révisé sa Politique sur les archives privées et l'a soumise à la consultation de ses principaux partenaires, qui ont réagi positivement. Cette politique devrait être adoptée en 2008. Les orientations, les critères et le règlement sur l'agrément ont été revus et un nouveau plan de développement du réseau des services d'archives privées agréés a été élaboré. Ce réseau compte actuellement 30 services agréés (voir tableau 22), mais BAnQ a soumis des demandes budgétaires au ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine (MCCCF) afin de permettre l'ajout de deux autres services agréés subventionnés en 2008.

Ces demandes budgétaires au MCCCF visent aussi à hausser de façon significative la subvention annuelle moyenne accordée aux services agréés afin de mieux soutenir leur fonctionnement. BAnQ souhaite par ailleurs contribuer à la diversification de leurs sources de financement. Elle a donc préparé une stratégie et des moyens d'intervention pour sensibiliser les gestionnaires du monde municipal et le milieu des affaires à l'importance du patrimoine archivistique. Cette stratégie insiste notamment sur le rôle que les services agréés peuvent jouer en matière de conservation et de diffusion du patrimoine.

Enfin, BAnQ a émis de nouvelles directives administratives afin d'encadrer sa gestion des programmes d'aide financière. L'institution a également présenté au MCCCF une demande pour que soit accrue l'enveloppe budgétaire de son programme Soutien au traitement et à la mise en valeur des archives.

LE LEADERSHIP DE BAnQ

BAnQ est une des institutions culturelles et patrimoniales les plus importantes du Québec, et les mandats que lui accorde la Loi sur les archives lui confèrent un rôle de leader au sein du milieu archivistique québécois.

Elle a d'ailleurs exprimé très clairement son intention d'assumer ce rôle auprès de ses partenaires des réseaux publics et du gouvernement. BAnQ a ainsi :

  • revu en profondeur les politiques et le règlement qui régissent la gestion des archives gouvernementales et publiques ;
  • établi une structure de gouvernance et un projet-pilote pour l'implantation de la gestion intégrée des documents ;
  • mené des travaux sur l'archivage des sites Web et la conservation des archives technologiques ;
  • proposé des guides pour la numérisation des documents et la gestion des courriels au gouvernement ;
  • amélioré les sites extranets destinés à ses partenaires du milieu des archives.

L'institution a affiché le même leadership auprès des services d'archives privées et des services agréés en menant plusieurs actions concrètes.

Il faut également signaler que BAnQ a été un des premiers organismes à présenter un mémoire dans le cadre de la consultation du MCCCF sur la révision de la Loi sur les biens culturels. Ce mémoire, intitulé Le patrimoine documentaire : une composante essentielle du patrimoine culturel québécois, a rallié tout le milieu des archives. Plusieurs organismes ont d'ailleurs repris les principales recommandations de ce document dans leur propre mémoire.

L'institution s'est efforcée de développer des liens plus étroits avec certains milieux intéressés aux archives. Elle a ainsi élaboré un plan de travail pour collaborer avec le monde de l'éducation et sensibiliser à la fois les enseignants et les étudiants à la valeur pédagogique des archives et à la richesse des collections de BAnQ. Elle s'est aussi rapprochée des musées en collaborant à des expositions et en soumettant, par exemple, sa Politique sur les archives privées à la Société des musées québécois.

La Direction générale des archives a aussi travaillé à l'élaboration d'outils à l'intention des bibliothèques affiliées afin de leur permettre de fournir des renseignements pertinents à leurs usagers désireux d'en savoir plus sur les archives ou sur la généalogie.

 

Haut LA PRÉSENCE DE BAnQ SUR LA SCÈNE ARCHIVISTIQUE INTERNATIONALE

LA CONFÉRENCE INTERNATIONALE DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES 2007

La Conférence internationale de la Table ronde des archives (CITRA), qui réunit les principaux responsables des institutions nationales d'archives, a eu lieu à Québec en novembre 2007. Organisée conjointement par BAnQ et Bibliothèque et Archives Canada (BAC), cette rencontre a réuni près de 200 personnes, dont 123 représentants officiels de 66 pays.

Réunis autour du thème Coopérer pour préserver la diversité, les archivistes ont notamment discuté des expériences de fusion des fonctions de bibliothèque et d'archives réalisées par BAC et BAnQ. La collaboration des spécialistes des musées et des archives a été brillamment exposée par des représentants du Musée de la civilisation et de BAnQ. Cette dernière a organisé un séminaire précongrès sur la gestion de l'information gouvernementale et le directeur général des archives a entretenu la communauté archivistique internationale de l'évolution de l'archivistique et des archives au cours des 15 dernières années.

L'ASSOCIATION INTERNATIONALE DES ARCHIVES FRANCOPHONES ET SON PORTAIL INTERNATIONAL ARCHIVISTIQUE FRANCOPHONE

BAnQ abrite le siège social de l'Association internationale des archives francophones (AIAF) et le directeur général des archives de BAnQ agit comme secrétaire-trésorier de cette organisation. À ce titre, l'institution a assuré la gestion administrative de l'AIAF et de son Portail international archivistique francophone (PIAF). BAnQ a d'ailleurs poursuivi ses interventions pour enrichir le contenu de ce portail d'un apport québécois plus significatif.

Les efforts de BAnQ vont se traduire en 2008 par la signature d'une entente avec l'Association des archivistes québécois afin d'assurer la mise à jour et le suivi de la bibliographie archivistique du PIAF. De plus, des professionnels de BAnQ vont revoir l'éventail des cours offerts sur le PIAF avec la ferme intention d'ajouter une touche québécoise aux contenus.

LE PORTAIL ARCHIVESCANADAFRANCE.ORG

BAnQ collabore au projet du portail archivescanadafrance.org en fournissant des images numériques de documents originaux du Régime français dans le cadre d'une entente Canada-France. Elle a d'ailleurs mis en ligne 450 000 images! Son rôle devrait s'accroître puisque BAnQ a demandé de faire partie de la future entente régissant le développement de ce portail. Elle agira alors comme un partenaire à part entière, tout comme BAC et les Archives nationales de France.

FAVORISER LES AMITIÉS INTERNATIONALES

BAnQ a poursuivi en 2007-2008 sa collaboration avec la John Carter Brown Library. Un représentant du Centre d'archives de Québec a d'ailleurs été accueilli au site principal de Providence. Les échanges entre les deux institutions ont alors permis de préciser certaines voies de collaboration. BAnQ a ainsi participé, en mars 2008, à une exposition organisée par la John Carter Brown Library à la Bibliothèque publique de Boston dans le cadre de la Semaine internationale de la Francophonie en Nouvelle-Angleterre.

D'autres employés de la Direction générale des archives se sont engagés dans des activités à portée internationale. Une archiviste a participé au volet archivistique des Stages courants du monde de la Direction des Archives de France; un autre a réalisé une mission au Burkina Faso dans le cadre du programme Congé solidaire d'Uniterra grâce à une entente de partenariat entre le Centre d'étude et de coopération internationale et BAnQ. L'institution a maintenu ses efforts et son engagement dans l'organisation du XXVIIIe Congrès international des sciences généalogique et héraldique, qui se déroulera à Québec du 23 au 27 juin 2008. Enfin, la Direction générale des archives a accueilli quatre stagiaires en provenance de la France et de la Suisse en 2007-2008.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.