Rapport annuel BAnQ 2006-2007


Le secrétariat général et les affaires juridiques

Table des matières

En 2006-2007, le Secrétariat général de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a continué d'assumer le secrétariat et le suivi des travaux de la plupart des comités consultatifs du conseil d'administration ainsi que des réunions des cadres de BAnQ et du comité sur la numérisation. Responsable de la mise à jour du Cahier des politiques et réglementations de BAnQ, il a veillé à le rendre disponible sur papier pour les membres du conseil d'administration et sous forme de documents électroniques pour le personnel de BAnQ. Il a également mis les politiques et réglementations de l'institution concernant directement les usagers à leur disposition.

Le Secrétariat général a traité toutes les demandes d'accès à des documents de BAnQ, y compris ceux qui sont déposés ou versés à la Direction générale des archives. Avec la Direction des affaires juridiques, il s'est occupé de la négociation des licences de droits d'auteur pour le programme de numérisation de BAnQ, pour l'ensemble des expositions réalisées par BAnQ ou avec sa collaboration, pour toutes ses publications, ainsi que pour les ressources électroniques que l'institution a acquises au cours de l'année 2006-2007.

Suivant le rythme de croissance marqué des activités de BAnQ, le Secrétariat général et la Direction des affaires juridiques ont traité un nombre grandissant de demandes d'avis, de conseils, de préparation de contrats, de négociation de partenariats, et ils ont été partie prenante de tous les appels d'offres et contrats de services de BAnQ.

Le plan de classification et le calendrier de conservation des documents de BAnQ ont été en cours de révision en 2006-2007, et le Secrétariat général a été associé de très près au développement et, dans le cadre d'un projet pilote, à l'implantation au sein de l'institution du logiciel de gestion intégrée des documents.

Les trois comités suivants, tous présidés par la présidente-directrice générale de BAnQ et coordonnés par le Secrétariat général, ont continué de veiller au respect de certaines orientations gouvernementales au sein de l'institution.

Haut Comité sur la Politique linguistique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Le comité sur la Politique linguistique veille à la mise en œuvre de la politique sectorielle de l'institution sur la langue dans les communications et publications internes et externes. Il supervise également l'évaluation de la qualité du français au sein de BAnQ et, à cet égard, propose diverses mesures de sensibilisation à l'intention du personnel ainsi que la mise en place de divers outils pouvant contribuer à améliorer la qualité de la langue.

En 2006-2007, le comité a fait un bilan des diverses formations en anglais offertes à des employés, dont certains membres du personnel des services à la clientèle. Des ateliers sur le vocabulaire usuel à BAnQ leur ont notamment été présentés. Le comité a procédé à la vérification des différents appareils utilisés à BAnQ afin de s'assurer qu'ils affichent tous des instructions en français.

La révision de la Politique linguistique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec a entraîné l'ajout de la langue crie à la liste des langues dans lesquelles peuvent être traduits les documents de BAnQ conçus pour le Québec.

BAnQ a continué de collaborer avec l'Office québécois de la langue française et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans les technologies de l'information.

COMPOSITION DU COMITÉ

Lise Bissonnette, présidente
Présidente-directrice générale
Manon Brunet
Directrice de la recherche et de l'édition,
Direction générale de la conservation

Silvia Burgin
Conseillère en ressources humaines,
Direction générale de l'administration et des services internes
Danielle Chagnon
Directrice des services à la clientèle,
Direction générale de la diffusion
Michel Dufresne
Directeur du conseil et de l'action régionale,
Direction générale des archives
Isabelle Lafrance
Avocate, Secrétariat général et
Direction des affaires juridiques
Réal Martineau
Directeur de l'infrastructure technologique,
Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications
Hélène Panaïoti
Directrice des communications et des relations publiques
Ghislain Roussel
Secrétaire général et directeur des affaires juridiques

Haut Comité sur la protection des renseignements personnels

Le comité sur la protection des renseignements personnels a réalisé l'ensemble des priorités qu'il s'était données en 2006-2007. Il a fait entamer le travail nécessaire pour inventorier et mettre à jour les fichiers de BAnQ contenant des renseignements personnels, tâche qui se poursuivra au cours de l'année 2007-2008. Il a aussi procédé à la mise à jour du plan d'action de BAnQ en matière de protection de renseignements personnels qui prévoyait notamment l'élaboration d'un plan de formation et des activités de sensibilisation destinées à l'ensemble des employés. Ainsi, une formation en ligne élaborée par l'Association sur l'accès et la protection de l'information (AAPI) sera offerte, au cours de la prochaine année, à près de 150 employés oeuvrant dans divers secteurs de l'institution. Une formation ciblée sur les besoins spécifiques des employés affectés au service aux usagers a également été prévue par le comité et sera offerte par la Direction des affaires juridiques.

Le projet de règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels a été soumis au comité. L'évaluation du coût d'implantation et de mise en oeuvre du volet diffusion du règlement a été réalisée par un comité ad hoc créé par le comité sur la protection des renseignements personnels.

Enfin, la présidente-directrice générale a réitéré ses attentes à l'égard des cadres supérieurs, des gestionnaires et des employés de l'institution en matière de protection des renseignements personnels.

COMPOSITION DU COMITÉ

Lise Bissonnette, présidente
Présidente-directrice générale
Danielle Chagnon
Directrice des services à la clientèle,
Direction générale de la diffusion

Normand Charbonneau
Directeur du Centre d'archives de Montréal et des archives privées, judiciaires et civiles,
Direction générale des archives

Jean Maurice Demers
Agent de liaison, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques
Sylvie Fournier
Directrice des acquisitions de la collection patrimoniale,
Direction générale de la conservation

Isabelle Lafrance
Avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques
Johanne Matton
Directrice des ressources financières,
Direction générale de l'administration et des services internes

Dominique Michaud
Directrice des ressources humaines,
Direction générale de l'administration et des services internes

Ghislain Roussel
Secrétaire général et directeur des affaires juridiques
Robert Saint-Jean
Directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

Haut Comité sur la sécurité informatique

En 2006-2007, le comité sur la sécurité informatique a recommandé la modification de la politique d'utilisation des postes publics à la Grande Bibliothèque afin d'y ajouter la responsabilité de l'usager de munir son ordinateur portable d'un coupe-feu. Il s'est penché sur l'élaboration d'une politique de mise en quarantaine d'un poste public rendue nécessaire lorsque les activités illicites d'un usager le nécessitent. Il s'est assuré aussi que toutes les recommandations faites par le Vérificateur général du Québec soient mises en application. Le comité a également suivi les travaux du comité d'orientation stratégique sur la sécurité gouvernementale de l'information. Le registre d'autorité contenu dans les Normes de sécurité informatique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec a été actualisé afin de permettre à l'institution de mieux contrôler les accès aux différents environnements de production. Enfin, un projet d'audit informationnel portant sur deux fichiers électroniques et un fichier papier est en cours pour 2006-2007.

COMPOSITION DU COMITÉ

Lise Bissonnette, présidente
Présidente-directrice générale
Louise Boutin
Directrice générale de l'administration et des services internes
Steeve Fillion
Analyste informatique en télécommunications et en sécurité,
Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

Isabelle Lafrance
Avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques
Marc-André Leclerc
Directeur du Centre d'archives de Québec et des archives gouvernementales,
Direction générale des archives

Ghislain Roussel
Secrétaire général et directeur des affaires juridiques
Hélène Roussel
Directrice générale de la diffusion
Jusqu'au 20 février 2007
Robert Saint-Jean
Directeur général des technologies de l'information et des télécommunications
Richard Thouin
Directeur de la sauvegarde des collections,
Direction générale de la conservation

Maryse Trudeau
Directrice des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence,
Direction générale de la diffusion

À compter du 20 février 2007

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.