Rapport annuel BAnQ 2006-2007


L'administration et les services internes

Table des matières

La Direction de l'administration et des services internes répond aux divers besoins de BAnQ dans les secteurs de l'administration, des ressources humaines, des ressources financières, de la sécurité et de la gestion des immeubles. Elle veille, entre autres, à la négociation des enveloppes budgétaires basée sur les objectifs de l'institution et à l'obtention des budgets nécessaires au fonctionnement des activités de BAnQ. De plus, elle assure la coordination administrative de divers comités et le soutien administratif des autres directions.

Haut Les Ressources Humaines

Au 31 mars 2007, BAnQ comptait 769 employés, y compris les employés prêtés par la Ville de Montréal. Au cours de l'année 2006-2007, 164 personnes ont été embauchées, 216 contrats ont été renouvelés et 36 emplois ont été offerts à des étudiants. De plus, l'institution a enregistré 92 mouvements de personnel, soit des nominations (promotions et mutations) ou des affectations temporaires.

La formation du personnel

Soucieuse de favoriser le perfectionnement professionnel de ses employés et de bien les outiller, BAnQ a investi 2,2 % de sa masse salariale dans des activités de formation admissibles selon la Loi favorisant le développement de la formation de la main-d'oeuvre. Il s'agit, d'une part, de séminaires, de programmes de perfectionnement répondant à des besoins individuels ou de la participation à des congrès organisés par des associations professionnelles. D'autre part, plusieurs séances de formation portant sur des contenus spécifiques à BAnQ ont eu lieu dans l'institution. Dans plusieurs cas, les séances de formation ont été offertes par des membres du personnel d'une unité administrative à ceux d'une autre unité de BAnQ, ce qui a contribué à la transmission de connaissances comme au développement du sentiment d'appartenance à l'institution.

L'équipe de la sauvegarde des collections a donné une formation à quelque 100 employés de BAnQ afin de les sensibiliser à l'importance de manipuler délicatement les documents des collections patrimoniales et de les inciter à adopter des habitudes et méthodes de travail à la fois adéquates et sécuritaires. Elle a également offert une formation sur le sauvetage des documents endommagés par l'eau à l'équipe d'intervention en cas de sinistre au Centre de conservation ainsi qu'à d'autres employés pouvant être appelés à participer à de telles opérations.

Une formation portant sur le thème de l'intervention auprès des usagers a été offerte aux employés en contact direct avec ceux-ci afin qu'ils puissent continuer à offrir un excellent service et soient outillés pour réagir sereinement dans des situations difficiles. Basée sur le Guide de procédures d'intervention auprès des usagers à l'intention du personnel de BAnQ, qui définit les responsabilités et les rôles de chacun dans des situations parfois difficiles, la formation a porté sur les stratégies permettant de désamorcer des situations tendues et de communiquer de manière à prévenir ou à neutraliser toute forme d'agressivité. Cette formation a été suivie par près de 350 employés de BAnQ.

D'autres séances de formation offertes au personnel des services à la clientèle ont porté notamment sur la recherche dans la base de données Pistard et le catalogue Iris (niveau expert), les deux outils de recherche dans les collections de BAnQ, ainsi que sur les techniques d'accueil des personnes handicapées. Ces formations s'avèrent essentielles à la prestation d'un service de qualité.

Pour encourager l'adoption de bonnes habitudes de travail, BAnQ a continué d'offrir une formation en ergonomie. Au cours de cette année, 150 personnes ont bénéficié d'une séance adaptée à leur situation de travail, animée par un ergonome. Par ailleurs, différentes conférences ont été présentées aux cadres pour enrichir leurs compétences de gestion tout en encourageant les échanges entre eux et en favorisant la création de pratiques de gestion communes au sein de la nouvelle institution. De plus, des outils ont été conçus à l'intention de l'ensemble des gestionnaires
dans le but de faciliter la compréhension et l'application des conventions collectives de travail.

 

Haut Les Ressources Financières

BAnQ veille constamment à l'application de saines pratiques de gestion et de contrôle. Au cours de l'exercice 2006-2007, des suivis budgétaires rigoureux, tant sur le plan du fonctionnement que sur le plan du maintien des actifs, ont été assurés. L'institution a également supervisé l'application de recommandations touchant la vérification.

BAnQ a procédé au calcul et au paiement des sommes dues aux employés concernés par la relativité salariale dans le cadre de l'application de la Loi sur l'équité salariale conformément à l'entente établie avec les représentants du Syndicat de la fonction publique du Québec.

Finalement, l'institution a contesté la décision de la Commission municipale du Québec concernant la date de prise d'effet de son exemption de paiement de taxes pour la Grande Bibliothèque et a obtenu gain de cause.

 

Haut Les Immeubles

Une visite des centres d'archives en région entreprise à l'automne 2006 a permis d'établir des interventions à effectuer dans ces édificesà court et à moyen terme. Des travaux ont été réalisés ou sont en voie de l'être, notamment en Abitibi-Témiscamingue et à Québec. Pour ce qui est des centres d'archives de la Mauricie et du Centre-du- Québec, de la Côte-Nord et du Saguenay–Lac-Saint-Jean, des projets sont actuellement à l'étude afin d'accroître la capacité des magasins d'archives, d'améliorer les conditions de conservation ainsi que les conditions de travail du personnel et des usagers et de procéder à des aménagements en vue de la tenue d'expositions itinérantes.

À la Grande Bibliothèque, l'augmentation de l'achalandage exige une vigilance constante pour soutenir les services aux usagers, pour préserver la sécurité, la propreté et la qualité des installations et pour optimiser l'utilisation des lieux (accès aux collections, aux espaces administratifs et aux lieux d'entreposage). La concrétisation des projets d'aménagement agrémentera les espaces publics, notamment les aires d'accueil, les salles de conférences et les aires d'exposition.

À cause du nombre important de visiteurs, de prêts et de documents consultés sur place à la Grande Bibliothèque, il a fallu réorganiser certains espaces de travail. Les espaces de tri des documents retournés ont été réaménagés à la suite d'analyses ergonomiques, de même que les espaces du Centre de relations clients. Les espaces occupés par l'équipe de la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence ont également fait l'objet d'un réaménagement.

L'Auditorium de la Grande Bibliothèque, lieu privilégié pour la tenue de manifestations culturelles de toutes sortes, a été doté de nouveaux équipements techniques permettant à BAnQ d'enrichir sa programmation.

Enfin, le Café des lettres a ouvert ses portes à la Grande Bibliothèque en novembre 2006 et d'autres aménagements sont prévus pour
en optimiser l'exploitation et augmenter sa capacité d'accueil,ainsi que la qualité de ses services. De plus, des travaux ont été
réalisés dans le stationnement de la Grande Bibliothèque afin d'en faciliter l'accès.

Des efforts considérables ont été déployés par BAnQ et ses principaux partenaires dans le projet de construction de la Grande Bibliothèque — architectes, ingénieurs, entrepreneurs et consultants externes — afin d'élaborer une solution permanente au problème de sécurité présenté par le risque de bris spontané des lamelles constituant une partie du parement extérieur de l'immeuble. BAnQ devra obtenir l'avis de la Régie du bâtiment du Québec et les autorisations nécessaires de l'Arrondissement Ville-Marie avant de procéder à la réalisation du projet proposé pour le réaménagement du périmètre de la Grande Bibliothèque, lequel permettra la création de l'Allée des bouquinistes.

Le Centre de conservation devra également subir un réaménagement à moyen terme afin de répondre aux besoins d'entreposage. L'aménagement des magasins actuels devra être optimisé et des espaces additionnels seront nécessaires pour effectuer le traitement des acquisitions.

Afin de soutenir la croissance et le développement de BAnQ, le service des immeubles se dotera des ressources nécessaires pour planifier, évaluer et réaliser avec diligence les aménagements et les travaux d'entretien et de maintien d'actifs visant à assurer la qualité des services offerts, ainsi que la fiabilité et le rendement des installations.

 

Haut Le Programme d'accès à l'égalité en emploi

À l'automne 2006, la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse a demandé aux organismes visés par la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi d'organiser l'auto-identification des personnes handicapées qui constituent, depuis le 17 décembre 2005, un nouveau groupe cible. Même si elle considérait déjà les personnes handicapées comme un groupe cible et les avait dénombrées, BAnQ a effectué cette opération en tenant compte de la nouvelle définition élaborée par la Commission de concert avec l'Office des personnes handicapées du Québec. L'institution a profité de cette démarche pour revoir l'analyse de ses effectifs qui ont presque triplé à cause de l'embauche massive en vue de l'ouverture de la Grande Bibliothèque et de la fusion de la Bibliothèque nationale du Québec et des Archives nationales du Québec.

Le dernier « portrait de famille », brossé le 31 mars 2007, confirme que BAnQ a atteint les objectifs de représentation dans tous les types ou regroupements de types d'emplois en ce qui concerne les femmes et les autochtones. Les statistiques recueillies indiquent une progression de la présence d'employés provenant des autres groupes cibles. Cette hausse a contribué à diminuer la sous-représentation des minorités ethniques. Autre fait à souligner, malgré cet accroissement, la sous-représentation des personnes handicapées et des minorités visibles a légèrement augmenté.

Au cours de l'année, des attentes spécifiques ont été transmises aux cadres de l'institution afin qu'ils participent pleinement à la réalisation des objectifs liés à la diversité culturelle. Deux séances de formation ont été offertes aux nouveaux gestionnaires afin de développer leurs compétences en matière de sélection du personnel dans un contexte de diversité et en matière d'intégration des employés membres des groupes cibles. Ces qestionnaires ont aussi eu l'occasion de mieux comprendre les principes concernant l'accommodement raisonnable. De plus, tout nouvel employé reçoit une pochette d'accueil contenant entre autres un dépliant explicatif de la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi et un questionnaire permettant de s'identifier, le cas échéant, comme membre des groupes cibles.

Le questionnaire d'auto-identification des personnes handicapées utilisé à l'automne 2006 comportait une section réservée aux mesures d'accommodement qui a facilité le recensement de certaines demandes faisant actuellement l'objet d'un suivi.

Les tableaux suivants illustrent la situation de BAnQ en ce qui a trait à l'égalité en emploi au 31 mars 2007.

Représentation et sous-représentation des groupes cibles par types d'emplois ou regroupements de types d'emplois

  Minorités
Type d'emploi ou
regroupement de types d'emploi
EffectifsFemmesVisiblesEthniquesAutochtones
Nombre d'employés actuels à ajouter actuels à ajouter actuels à ajouter actuels à ajouter
1 Cadres supérieurs 6 3 0 0 0 0 0 0 0
2 Cadre supérieur temporaire 1 0 0 0 0 0 0 0 0
3 Personnel de direction 16 9 0 0 1 0 1 0 0
4 Personnel de direction temporaire 1 0 0 0 0 0 0 0 0
5 Cadres de premier niveau – bibliothèque 28 18 0 0 1 1 0 0 0
6 Bibliothécaires 60 44 0 1 4 1 4 0 0
7 Bibliothécaires temporaires 34 25 0 5 0 4 0 0 0
8 Autre personnel professionnel 80 50 0 2 4 4 2 0 0
9 Autre personnel professionnel temporaire 10 7 0 0 1 0 1 0 0
10 Personnel bibliotechnique et techniciens en documentation 97 77 0 2 3 1 3 0 0
11 Personnel bibliotechnique et techniciens en documentation temporaires 32 22 0 1 1 1 0 0 0
12 Autre personnel technique 43 20 0 2 2 2 2 0 0
13 Autre personnel technique temporaire 11 5 0 0 1 0 1 0 0
14 Personnel de soutien administratif 174 117 0 17 0 2 14 2 0
15 Personnel de soutien administratif temporaire 126 80 0 18 0 7 4 1 0
16 Personnel de manutention 11 0 0 3 0 0 1 0 0
Total 730 477 0 51 18 23 33 3 0
  • L'effectif total signifie le nombre d'employés permanents et temporaires au sein de l'institution à l'exception des employés prêtés par la Ville de Montréal.
  • Le nombre d'employés des groupes cibles indique leur représentation au sein de BAnQ.
  • La colonne réservée au nombre d'employés à ajouter précise la sous-représentation de chaque type d'emploi (par exemple, les bibliothécaires) ou regroupement de types d'emplois (par exemple, autre personnel technique).

 

Haut Représentation et sous-représentation des personnes handicapées par regroupement de types d'emplois réservés à ce groupe cible

Code Catégorie professionnelleEffectifsNombre d'employés Nombre d'employés
à ajouter
01 Cadres supérieurs 7 0 0
02 Cadres intermédiaires et autres administrateurs 45 4 0
03 Professionnels 184 2 1
04 Personnel semi-professionnel et personnel technique 183 4 1
05 Surveillants 1 0 0
07 Personnel administratif et personnel de bureau 9 0 0
10 Personnel de bureau 126 0 5
12 Travailleurs manuels spécialisés 10 0 0
TOTAL 730 19 7

 

Haut Représentation et sous-représentation des employés membres des groupes cibles : résultats comparatifs

  2005-20062006-2007
Groupe cible Effectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouterEffectif totalNombre d'employésNombre d'employés à ajouter
Femmes 696 463 1 730 477 0
Autochtones 696 2 0 730 3 0
Minorités visibles 696 38 16 730 51 18
Minorités ethniques 696 18 36 730 23 33
Personnes handicapées 696 12 6 730 19 7
  • L'effectif total signifie le nombre d'employés permanents et temporaires au sein de l'institution à l'exception des employés prêtés par la Ville de Montréal.
  • Le nombre d'employés des groupes cibles indique leur représentation au cours de l'année correspondante.
  • La colonne réservée au nombre d'employés à ajouter précise la sous-représentation globale des groupes cibles sans tenir compte des objectifs spécifiques des types d'emplois ouregroupements de types d'emplois, tel que l'illustrent les tableaux précédents. Ainsi, le nombre d'employés membres des minorités visibles a augmenté de 13 en 2007 sans que cette hausse se traduise par une diminution de la sous-représentation ; bien au contraire, l'objectif à atteindre est plus élevé qu'en 2006. Cette situation s'explique principalement par le fait que l'embauche de personnel a été effectuée dans des regroupements de types d'emplois au sein desquels les objectifs de représentation avaient été atteints.

L'exercice 2006-2007, pour l'équipe de la Direction de l'administration et des services internes, a été principalement consacré à la consolidation des activités. En effet, à la suite de l'ouverture de la Grande Bibliothèque et de la fusion de la Bibliothèque nationale du Québec et des Archives nationales du Québec, BAnQ a dû revoir tous ses processus de fonctionnement. Elle a alors profité de l'occasion pour y insérer les contrôles internes et les procédures nécessaires, et ce, afin d'améliorer la documentation rattachée aux processus de vérification financière, de renforcer l'application de la réglementation et d'assurer à la direction tous les outils nécessaires pour assumer ses responsabilités.

Par ailleurs, le taux de fréquentation de la Grande Bibliothèque étant deux fois plus élevé que prévu, la méthode de gestion de la sécurité et des immeubles a été modifiée en conséquence. Des indicateurs de gestion ont été élaborés de façon à déterminer les indicateurs de résultat nécessaires à l'atteinte des objectifs tels qu'ils ont été définis dans les orientations stratégiques de BAnQ. Ces indicateurs ont été mis en place pour l'exercice 2006-2007.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.