Rapport annuel BAnQ 2006-2007


Les archives

Table des matières

La Loi sur les archives encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec et confère à Bibliothèque et Archives nationales du Québec une double mission, patrimoniale et administrative, soit : assurer la conservation et la diffusion des archives utiles à la connaissance de l'histoire du Québec, d'une part et, d'autre part, soutenir la gestion intégrée des documents administratifs du gouvernement et de l'ensemble des organismes publics visés par cette loi. Cette mission place BAnQ au coeur du système archivistique québécois.

Pour réaliser cette mission et les mandats qui l'accompagnent, BAnQ s'appuie sur sa Direction générale des archives qui compte trois directions : la Direction du Centre d'archives de Québec et des archives gouvernementales, la Direction du Centre d'archives de Montréal et des archives privées, judiciaires et civiles et la Direction du conseil et de l'action régionale de laquelle relèvent les sept autres centres d'archives situés à Rimouski, à Sept-Îles,à Ville de Saguenay, à Trois-Rivières, à Sherbrooke, à Gatineau et à Rouyn-Noranda.

En 2006-2007, dans le domaine des archives, BAnQ avait pour priorités d'enrichir le patrimoine archivistique, d'en élargir l'accès, de développer des réseaux de partenaires, d'exercer un rôle plus actif dans le domaine de la coopération internationale et de consolider l'institution.

 

Haut L'enrichissement et le développement du patrimoine archivistique

BAnQ a la responsabilité de s'assurer que, partout au Québec, le patrimoine archivistique qui doit être conservé l'est effectivement et qu'il est représentatif de toutes les facettes de la société québécoise.

À titre de gardienne exclusive des archives de l'État, l'institution acquiert par versement les archives gouvernementales (celles des ministères et organismes gouvernementaux) et les archives judiciaires et civiles (celles des tribunaux), approuve le calendrier de conservation de ces instances et leur offre une aide-conseil en matière de gestion des documents. Elle joue le même rôle d'approbation et de conseil auprès des organismes publics des réseaux municipaux, ainsi que des réseaux de l'éducation et de la santé, qui ont cependant la responsabilité de veiller à la conservation de leurs archives.

En ce qui concerne les archives privées, BAnQ doit en favoriser la conservation et la diffusion. Pour ce faire, elle acquiert elle-même des archives privées et encourage des partenaires de toutes les régions du Québec à faire de même en leur offrant son soutien professionnel et financier.

Les versements

L'année 2006, avec la fusion des Archives nationales du Québec et de la Bibliothèque nationale du Québec, a marqué l'apparition d'un nouveau mode d'acquisition propre aux archives. En effet, le versement d'archives gouvernementales, civiles et judiciaires, qui sert à assurer la conservation de la mémoire de l'État du Québec, découle directement des obligations légales imposées par la Loi sur les archives.

 Du 1er avril 2006 au 31 mars 2007, les centres d'archives de BAnQ ont enregistré au total 186 versements d'archives provenant de 13 ministères, de 30 organismes gouvernementaux, de tribunaux de plusieurs districts et de quelques cours municipales (Tableau 14). Après un traitement sommaire, ces versements ont été évalués à 2093,92 mètres linéaires de documents textuels, 15 379 photographies, plus de 3680 plans et 377 documents audiovisuels.

Certains de ces versements méritent d'être soulignés. C'est le cas notamment du versement effectué par la Sûreté du Québec qui, pour la première fois, a remis à BAnQ des dossiers portant sur des événements tels la crise d'Octobre, celles d'Oka et du verglas, la commission d'enquête Keable et l'évasion de Jacques Mesrine. En outre, le Conseil des ministres a versé à BAnQ les archives de la Commission d'enquête sur la Société Papiers Gaspésia de même que celles de la Commission sur l'avenir du Québec.

L'approbation des calendriers de conservation et de leurs modifications

Les calendriers de conservation constituent une pièce maîtresse pour assurer la préservation et l'enrichissement continu du patrimoine archivistique public du Québec. Cet outil incontournable de la gestion des documents administratifs décrit toutes les séries documentaires produites ou rassemblées par un organisme dans la poursuite de ses activités. Il définit également leur cycle de vie et leur destination finale.

En 2006-2007, BAnQ a reçu 26 nouveaux calendriers de conservation. De ce nombre, 16 ont été approuvés et 10 font toujours l'objet d'analyse. Parmi les 129 demandes de modification reçues, 98 ont été approuvées, les 31 autres étant toujours à l'étude (Tableau 15).

Il faut noter que la plupart de ces calendriers s'appliquent essentiellement aux documents papier. Cependant, les documents électroniques sont de plus en plus nombreux et posent d'importants défis aux responsables de la gestion documentaire des ministères et organismes gouvernementaux. Sensible à cette réalité et soucieuse de s'assurer que ces documents viendront enrichir le patrimoine archivistique, BAnQ a mis un accent particulier sur le dossier de la gestion intégrée des documents, c'est-à-dire la gestion des documents de toutes sortes, depuis les documents papier jusqu'aux fichiers électroniques en passant par les photographies, les courriels, etc.

 La gestion intégrée des documents

Au cours du dernier exercice financier, la Direction générale des archives a créé une équipe qui se consacre à la gestion intégrée des documents. Ses membres ont notamment participé à l'élaboration d'un processus de gestion et à la rédaction d'une politique interne à cet égard. La mise en œuvre de la gestion intégrée des documents a débuté et l'équipe chargée du dossier a déjà joué un rôle-conseil important auprès des responsables de la gestion documentaire.

Sur le plan gouvernemental, les activités ont consisté d'une part en des travaux de mise en place d'éléments structurants (guide de gestion des courriels et des profils de métadonnées pour les dossiers visant à favoriser la constitution et la diffusion des archives numériques, structure de gouvernance destinée à faciliter la gestion intégrée des documents) et d'autre part en la participation de l'institution à certains projets lancés par ses partenaires publics ou destinés à mieux répondre aux besoins pressants de sa clientèle.

Plusieurs autres projets ont également été amorcés ou réalisés en 2006-2007 dont la rédaction d'un guide de numérisation pour les bibliothèques et les archives, ainsi que la mise à jour du formulaire de demande de modification aux calendriers de conservation des documents numérisés. D'importants travaux portant sur la conservation des archives électroniques ont également été réalisés.

Les services d'expertise-conseil

Le personnel des centres d'archives fait bénéficier de son expertise non seulement ses partenaires gouvernementaux et publics, mais également un certain nombre d'organismes privés comme en témoigne le nombre d'interventions-conseils (2498 au total) effectuées auprès de ministères, d'organismes gouvernementaux et municipaux, d'organismes de la santé et de l'éducation, ainsi qu'auprès de services d'archives et de détenteurs d'archives privées au cours de l'année (Tableau 16).

Ces interventions portaient sur tous les aspects relatifs à la gestion des archives, les plus nombreuses touchant la gestion des documents et les calendriers de conservation, les documents électroniques et la numérisation, l'agrément et les programmes d'aide financière, la conservation, le traitement de même que la diffusion des archives.

Par ailleurs, BAnQ a collaboré avec l'Association des directeurs municipaux du Québec et la Fédération québécoise des municipalités à la mise à jour du Guide de gestion des documents municipaux, un outil très approprié pour aider les municipalités québécoises à gérer leurs archives.

 Les acquisitions d'archives privées

Si les archives de l'État, des tribunaux et des organismes publics sont essentielles à la sauvegarde de l'histoire du Québec, cette dernière ne saurait être complète sans l'apport de ceux qui ont contribué à le construire et qui animent son développement. BAnQ a enregistré, en 2006-2007, 69 acquisitions d'archives privées totalisant 159,2 mètres linéaires de documents textuels, plus de 315 000 photographies, 1 030 plans et 388 pièces audiovisuelles (Tableau 14).

 Parmi les acquisitions importantes, mentionnons :

  • le fonds Réseau d'action et d'information pour les femmes;
  • les fonds de la Daishowa à Québec et de l'Abitibi-Consolidated au Lac-Saint-Jean;
  • le fonds photographique de Paul-E. Lambert, témoin de l'histoire industrielle, et le fonds de Sept-Îles Photo, sur
    les moments clés de l'histoire de la région depuis 1949;
  • le fonds Antoine Labelle contenant une série de lettres de ce réputé curé de Saint-Jérôme au sujet de l'aménagement
    du chemin de fer sur la rive nord de Montréal; et
  • le fonds Championnats sportifs québécois rappelant en photos la visite de Mohammed Ali à Rouyn-Noranda.

Par ailleurs, les 30 services d'archives privées agréés subventionnés par BAnQ ont acquis cette année 463,73 mètres linéaires
d'archives privées, contribuant ainsi fortement à l'enrichissement du patrimoine archivistique québécois.

Des secteurs plus fragiles en termes d'archives privées

Sensibilisée à la précarité de la situation en ce qui concerne les archives privées de certains secteurs de la société, BAnQ a pu constater, lors de la tournée des régions effectuée par la présidente-directrice générale en 2006-2007, que cette préoccupation était partagée par nombre d'acteurs régionaux. Ainsi, plusieurs d'entre eux se sont inquiétés des menaces qui pèsent sur le patrimoine commercial et industriel. L'institution a donc commencé à dresser un portrait de la situation des archives de ce secteur tout en poursuivant plusieurs projets d'acquisition relatifs à ce domaine. Elle a aussi collaboré avec la Ville de Lévis en vue d'assurer la conservation des archives du chantier maritime de la Davie à la suite de sa fermeture.

La préservation du patrimoine religieux de toutes les confessions est également précaire. Si le patrimoine bâti est largement documenté, le patrimoine documentaire n'a que peu ou pas été traité jusqu'à maintenant. Déjà active sur ce plan, BAnQ participe aux travaux du Comité des archives de la Fondation du patrimoine religieux du Québec et collabore à l'établissement de l'inventaire de ce patrimoine.

 Les archives conservées par BAnQ

Forte de nouvelles acquisitions et des versements enregistrés, BAnQ conservait globalement, au 31 mars 2007, quelque 51 587,08 mètres linéaires d'archives écrites, 13 159 015 photographies, 224 286 dessins d'architecture, 189 631 cartes et plans, 31 338 films et vidéos, 29 094 bandes magnétiques et des milliers d'autres documents et pièces d'archives. Tous ces documents sont regroupés dans 3866 fonds d'archives, soit 433 fonds d'archives gouvernementales, 556 fonds d'archives judiciaires, 201 fonds d'archives civiles et 2676 fonds d'archives privées (Tableau 32).

 

Haut L'accès au patrimoine archivistique

Les services en salle et à distance

En 2006-2007, les neuf centres d'archives de BAnQ ont accueilli 53 617 chercheurs dans leurs salles de consultation (Tableau 17). Ces chercheurs sont en majorité des généalogistes, mais aussi des historiens, des étudiants, des avocats, des journalistes, des recherchistes, des cinéastes, des fonctionnaires. Mentionnons qu'une trentaine de fonctionnaires du ministère des Transports se sont rendus aux centres d'archives de Québec et de Montréal pour examiner le contenu de 2428 boîtes d'archives à la suite de la tragédie du viaduc de la Concorde à Laval.

Tous ces chercheurs ont consulté plus de 29 000 boîtes d'ar chives, au-delà de 170 000 pièces photographiques, cartographiques et audiovisuelles, 45 436 microfiches, 124 558 microfilms et 102 646 ouvrages imprimés (Tableau 18). Ils ont aussi effectué eux-mêmes ou demandé la reproduction de 185 398 documents papier, de 308 films et de 354 documents sonores. De plus, 2507 images ont été reproduites par procédé photographique ou numérique.

Les centres d'archives de BAnQ ont aussi donné suite à 4854 demandes formulées par courrier traditionnel (1002) ou électronique (2440), par télécopie (957) ou par téléphone (455) (Tableau 19). Ils ont également satisfait 1618 demandes pour un total de 3122 prêts de microformes entre centres d'archives (Tableau 20).

Soulignons enfin que 1808 personnes ont été accueillies dans les centres d'archives au cours d'une centaine de visites organisées et de 34 séances de formation données surtout à l'intention des généalogistes.

Par ailleurs, au-delà du taux de fréquentation enregistré dans ses centres d'archives, BAnQ rend de plus en plus accessibles les archives qu'elle conserve en enrichissant continuellement le contenu de son portail. La Direction générale des archives participe d'ailleurs à cet effort en fournissant aux internautes des milliers de documents, en leur proposant également des parcours thématiques et en mettant en ligne des instruments de recherche et des bases de données.

Enfin, quelques données relatives au portail de BAnQ nous révèlent que les liens menant aux archives font bonne figure sur le plan de la fréquentation. Ainsi, du 1er juin 2006 (début de la compilation des visites) au 31 mars 2007, le lien Généalogie a enregistré plus de 110 000 visites, se classant cinquième parmi les liens les plus visités du portail, soit trois places devant la section Branché sur notre histoire qui a reçu 55 811 visites.

Le traitement des archives

L'accessibilité aux archives est tributaire du traitement et de la description des documents. Dans cet esprit, BAnQ s'efforce de traiter au moins sommairement toutes les archives acquises au cours de l'année et de décrire les documents obtenus antérieurement qui n'avaient pas pu l'être auparavant. En 2006-2007, les spécialistes des archives ont ainsi traité, en partie ou en totalité, plus de 125 fonds d'archives, soit 949,61 mètres linéaires d'archives, 455 815 photographies et documents iconographiques, 16 780 documents d'architecture, 10 918 documents cartographiques et 1221 pièces de documents filmiques et sonores.

 Le programme d'aide au traitement

BAnQ offre à tous les détenteurs d'archives du Québec un programme d'aide financière pour traiter leurs fonds d'archives et ainsi accroître leur accessibilité. En 2006-2007, 49 des 89 projets soumis dans 17 régions du Québec ont bénéficié de crédits totaux de 159 800 $ dans le cadre du programme Soutien au traitement et à la mise en valeur des archives (Tableau 21).

La promotion des archives

L'existence et l'utilité des archives sont souvent méconnues du grand public. Pour corriger cette situation, BAnQ s'est fixé comme objectif de promouvoir la connaissance des archives québécoises par divers moyens.

Ainsi, en 2006-2007, la Direction générale des archives a participé à plusieurs salons du livre, aux Journées de la culture, aux Fêtes de la Nouvelle-France, au Salon des familles souches du Québec, au Salon des aînés à Rouyn-Noranda et à la Semaine du patrimoine à Trois-Rivières. Certains de ses employés ont prononcé des conférences, notamment à la Société de généalogie de Québec et aux universités Concordia et McGill afin de faire connaître les ressources archivistiques de BAnQ. D'autres ont écrit des articles dans des revues comme L'Ancêtre ou Québec Héritage News. Soulignons également que BAnQ a collaboré avec les organismes du milieu des archives au lancement et à la diffusion de la Déclaration québécoise sur les archives, outil de sensibilisation à l'importance et au rôle desarchives. En tout, BAnQ a participé à plus de 50 événements visant à promouvoir les archives qu'elle conserve.

Par ailleurs, l'utilisation des archives de BAnQ par des agents de transmission comme les médias s'avère un puissant moyen de promotion et de diffusion auprès de centaines de milliers de citoyens qui peuvent alors constater toute l'utilité et la richesse des documents anciens. Ainsi, plusieurs auteurs et maisons d'édition ont puisé maintes fois dans les documents de BAnQ pour illustrer plus d'une centaine de publications et de revues comme quelques-uns des ouvrages de la populaire collection « Aux limites de la -mémoire » des Publications du Québec, le Calendrier 2007 de la Société historique de Québec, l'ouvrage pédagogique L'Atlas de l'univers social pour les élèves du primaire, des livres historiques sur Saint-Roch-de-l'Achigan ou Chambord, certains articles parus dans La Presse et, plus particulièrement, dans son cahier spécial consacré à l'Hôpital Sainte-Justine, ou encore dans les revues Continuité et Les Cahiers des Dix.

Les producteurs et diffuseurs d'émissions télévisées ont aussi largement utilisé les documents sonores, les films et les vidéos de BAnQ pour réaliser plus de 50 émissions : les principales chaînes et nombre de canaux spécialisés se sont appuyés sur les documents d'archives conservés par l'institution pour retracer l'histoire et les faits sur lesquels est basée la conception d'émissions telles que Hockey : la fierté d'un peuple et des séries Biographie et Je me souviens; l'émission Les Francs-tireurs ainsi que certains reportages sur l'effondrement du viaduc de la Concorde et sur l'affaire Coffin ont aussi fait appel aux fonds d'archives de BAnQ. Des réalisateurs ont eu la même idée pour enrichir une quinzaine de leurs œuvres, dont un documentaire sur Paul Hébert et le vidéoclip Le Beat à Ti-Bi mettant en vedette Raôul Duguay et Anodajay.

Un certain nombre de ministères, d'entreprises et d'organismes utilisent aussi les documents d'archives conservés par BAnQ pour des besoins pédagogiques et informatifs ou pour la production de dépliants publicitaires et d'affiches. C'est le cas notamment de Baseball Québec, des Caisses Desjardins et du ministère de l'Éducation.

De plus, des documents de BAnQ ont été présentés dans le cadre de quelque 60 expositions qui se sont tenues entre autres au Château Ramezay, au Musée de la civilisation, au Musée J. Armand Bombardier, au Musée canadien des civilisations, à l'Assemblée nationale, à la Virginia Historical Society, dans le hall de l'hôtel de ville de Montréal ou au Centre culturel Le Griffon, en Gaspésie.

Enfin, les fonds d'archives de l'institution contribuent à illustrer de plus en plus de sites Internet comme celui du Conseil du statut de la femme, du Centre Canadien d'Architecture ou d'Héritage Montréal.

 

Haut Des réseaux de partenaires plus solides

Le réseau des services d'archives privées agréés

Au 31 mars 2007, le réseau des services d'archives privées agréés de BAnQ comptait 30 services agréés — dont 28 admissibles à de l'aide financière — dans les 17 régions administratives du Québec (Tableau 22). Au cours de l'exercice 2006-2007, un nouveau service d'archives a été agréé, le premier depuis 2003, soit celui de la Société historique de la région de Mont-Laurier. Une très bonne partie du territoire du Québec bénéficie donc aujourd'hui de la présence de services d'archives privées agréés. Autre accroissement en raison de l'ajout de ce service agréé, le budget alloué au programme de Soutien aux archives privées de BAnQ est passé de 814 500 $ à 844 500 $, ce qui permet de continuer à verser en moyenne quelque 30 000 $ à chaque service agréé de façon à faciliter son fonctionnement.

Par ailleurs, dans le but de soutenir plus efficacement son réseau de services d'archives agréés, BAnQ a créé à son intention un site extranet contenant l'information et les documents relatifs aux demandes de renouvellement d'agrément et au Regroupement des services d'archives privées agréés du Québec, ainsi que les modalités des programmes d'aide financière.

Enfin, BAnQ a intensifié ses ré¿exions en vue de renforcer le réseautage régional des services d'archives agréés, ainsi que leur maillage avec d'autres institutions et organismes culturels œuvrant à la même échelle et dans des créneaux semblables ou compatibles, voire avec des organismes publics des secteurs municipal, universitaire ou scolaire. La tournée de consultation effectuée par BAnQ en 2006-2007 a d'ailleurs mis en évidence cette voie d'avenir.  

Une tournée des régions riche en enseignements

Au cours de la dernière année, la Direction générale des archives a été associée à la tournée de consultation des régions dirigée par la présidente-directrice générale et y a participé activement. S'appuyant sur une documentation d'appoint constituée principalement de portraits régionaux détaillés préparés par tous les centres d'archives, cette activité s'est déroulée dans 15 régions et 22 localités différentes.

La tournée a suscité quelque 665 présences et donné lieu à un peu plus de 275 interventions significatives, près de 60 % d'entre elles portant plus spécifiquement sur les archives. BAnQ a produit un rapport détaillé de cette tournée et préparé un plan d'action sur les priorités retenues par l'institution, lesquels sont résumés dans la section intitulée « Tournée de consultation régionale » du présent rapport annuel.

De nouveaux outils pour nos partenaires

Outre les services d'archives agréés, BAnQ compte sur plusieurs autres partenaires assujettis à la Loi sur les archives auxquels elle offre son expertise et ses conseils relativement à la gestion des archives. Afin de leur faciliter la tâche, BAnQ a aussi produit à leur intention des sites extranets contenant une foule de renseignements.

Ainsi, les quelque 230 ministères, organismes gouvernementaux et tribunaux bénéficient désormais d'un accès privilégié à des ressources pouvant être utiles à la gestion de leurs documents. Leur personnel y trouve les lois, les règlements et les politiques encadrant cette activité ainsi que de l'information au sujet de l'établissement de leur calendrier de conservation, de la numérisation, de la gestion des documents créés à l'aide des nouvelles technologies de l'information et du versement de leurs archives à BAnQ.

De même, les quelque 2400 organismes du secteur municipal et des milieux de l'éducation, de la santé et des transports ont accès à un contenu similaire adapté aux dispositions législatives et réglementaires qui leur sont propres. Ils peuvent également y consulter tous les recueils de délais de conservation spécifiques à ces secteurs d'activité.

Dans l'ensemble, BAnQ a ainsi rendu directement accessibles à tous ces organismes plus de 75 documents pouvant les aider à accomplir leurs activités.

Enfin, soulignons que l'institution a collaboré avec l'Observatoire de la culture et des communications du Québec à la production et au lancement d'un premier cahier de l'État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives. Pour la première fois, les services d'archives du Québec ont fait l'objet d'une enquête et d'une analyse approfondie et 89 % des responsables des 299 services d'archives recensés ont répondu à un questionnaire détaillé por-tant sur leurs ressources et leurs activités.

 

Haut Une présence sentie dans le milieu international des archives

BAnQ est la plus importante institution culturelle et patrimoniale du Québec et sa renommée dépasse largement les frontières de celui-ci. Son expertise est non seulement reconnue, mais est de plus en plus sollicitée à l'échelle internationale.

La Conférence internationale de la Table ronde des archives 2007

La Conférence internationale de la Table ronde des archives (CITRA), qui réunit chaque année les principaux responsables des
institutions nationales d'archives, se tiendra à Québec en novembre 2007. BAnQ est coorganisatrice de cet événement avec Bibliothèque et Archives Canada.

En 2006-2007, BAnQ a intensifié les préparatifs de cette rencontre, entre autres, en se rendant à la CITRA 2006 à Curaçao, dans les Antilles néerlandaises. Elle a pu ainsi se familiariser avec l'organisation de l'événement et faire la promotion de la CITRA 2007 et de la ville de Québec.

L'Association internationale des archives francophones et son Portail international archivistique francophone

BAnQ abrite le siège social de l'Association internationale des archives francophones(AIAF). Au cours de l'année, le directeur général des archives de BAnQ a été nommé secrétaire-trésorier de l'AIAF par les membres de son Conseil exécutif. L'institution a particulièrement renforcé sa présence au sein de cette association en prenant les devants afin d'assurer à l'AIAF un financement minimal et stable pour faciliter son fonctionnement, ainsi que le développement de son portail archivistique. En effet, BAnQ a été la première à accorder à l'AIAF une contribution financière spéciale. D'autres pays ont suivi son geste.

BAnQ a aussi accru la participation des archivistes québécois en collaborant à l'élaboration et au suivi de la bibliographie archivistique du Portail international archivistique francophone (PIAF) avec l'aide de l'Association des archivistes du Québec. De plus, elle continue d'assurer la gestion et la coordination administrative de l'AIAF et du PIAF.

D'autres participations internationales ou canadiennes

La Direction générale des archives a pris part en tant que parti-cipante ou conférencière à certains événements internationaux : xxvii e Congrès international des sciences généalogiques et héraldiques à St.Andrews, en Écosse, rencontre à New York sur les problématiques en matière de patrimoine numérique, stage sur la gestion des documents électroniques et présentation d'une conférence sur les métadonnées à Paris.

En outre, le directeur général des archives a eu des discussions avec le responsable du Stage technique international d'archives (STIA), organisé par les Archives de France, afin d'accroître l'implication de BAnQ dans le déroulement de cette activité.

Par ailleurs, la Direction générale des archives a accueilli de nombreux visiteurs internationaux, notamment un stagiaire de l'Université d'Angers et une mission du Burkina Faso. Le Centre d'archives de Québec a pour sa part reçu la visite des administrateurs de la prestigieuse John Carter Brown Library de Providence, qui possède une des plus grandes collections mondiales de livres rares, de cartes, de plans et d'archives relatifs à l'histoire de l'Amérique avant 1825. Quant au Centre d'archives de Montréal, il a accueilli une quarantaine de personnes de Langres en Haute-Marne dans le cadre du 400e anniversaire de la naissance de Jeanne Mance.

Il convient de souligner aussi que BAnQ assume un rôle de leadership relativement à la création d'une interface de recherche généalogique fédérée. Ce projet a été amorcé lors de la réunion du Conseil des archivistes provinciaux et territoriaux de St. John's, à Terre-Neuve-et-Labrador, en juin 2006, et Bibliothèque et Archives Canada (BAC) s'est jointe au projet par la suite. Enfin, BAnQ a participé aux discussions avec BAC et la France quant à la poursuite du projet de numérisation de Champlain 2008.

 

Haut L'apport de la Direction générale des archives à la consolidation de l'institution

La fusion de deux institutions pour en former une nouvelle comme BAnQ exige, surtout au début de sa mise en place, un investissement important en temps et en énergie de la part de la direction et de l'ensemble des employés.

L'harmonisation des politiques et des services

La Direction générale des archives a collaboré avec les autres unités administratives de BAnQ afin d'adapter certaines politiques de l'institution aux réalités des centres d'archives et d'harmoniser ses pratiques. Elle a ainsi analysé et commenté 13 politiques de BAnQ, surtout dans les secteurs de la référence et des bibliothèques, et collaboré à la révision de quelques processus.

Par ailleurs, afin de réaliser l'objectif d'intégration des archives privées des deux anciennes institutions, soit la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ) et les Archives nationales du Québec (ANQ), la Direction générale des archives a revu l'ensemble de ses pratiques en matière d'acquisition d'archives privées. Ainsi, avec la Direction de l'acquisition de la collection patrimoniale, elle a révisé la Politique d'acquisition d'archives privées de BAnQ et produit des Orientations triennales d'acquisition d'archives privées . Des documents nécessaires à la constitution d'un Comité d'acquisition d'archives privées et d'autres destinés à faciliter la gestion des acquisitions et des évaluations monétaires ont aussi été réalisés. De plus, tous les contrats, y compris les contrats d'acquisition, qui étaient sous la responsabilité de la Direction générale des archives ont été transférés au Secrétariat général.

En outre, BAnQ a procédé au transfert de 502 fonds et collections d'archives privées du domaine de la littérature, totalisant 910 mètres linéaires, qui faisaient partie des collections de l'ancienne Bibliothèque nationale du Québec vers le Centre d'archives de Montréal et certains autres centres de BAnQ. Malgré l'ampleur de l'opération, tous les documents ont été de nouveau accessibles 10 jours seulement après leur déménagement.

La Direction générale des archives a aussi harmonisé ses ressources et contenus archivistiques, notamment l'outil de recherche Pistard, afin de mieux les intégrer au portail de BAnQ. Elle a aussi donné des formations à plus de 165 personnes de différentes unités administratives de BAnQ pour les familiariser avec les services et les contenus des centres d'archives.

Des travaux d'harmonisation des pratiques en matière de conservation et de mesures d'urgence et un état de situation des centres d'archives ont aussi été réalisés avec la Direction de la sauvegarde des collections. La Direction générale des archives a également collaboré au réaménagement du Centre d'archives de l'Abitibi-Témiscamingue et du Nord-du-Québec et à l'avancement du projet d'un nouvel édifice de conservation à Québec. Le Conseil du trésor a d'ailleurs donné son accord à cet important projet, le 2 octobre 2006.

L'accroissement du sentiment d'appartenance

Les gestionnaires et les employés de la Direction générale des archives ont démontré, au cours de la première année d'existence de BAnQ, une volonté de réussir la fusion de la BNQ et des ANQ, de bien ancrer la mission et la réalité des archives au sein de la nouvelle institution et de s'approprier l'identité BAnQ. Cette volonté s'est manifestée, entre autres, par la participation de ses membres à divers comités institutionnels et par une large utilisation des publications de BAnQ, À rayons ouverts et Filigr@ne, pour se faire connaître auprès du public et des autres équipes de l'institution.

Au cours de cette première année complète au sein de BAnQ, la Direction générale des archives a travaillé à enrichir le patrimoine archivistique québécois et à améliorer son accessibilité. Elle a aussi fait des gestes concrets pour poursuivre le développement des réseaux archivistiques et raffermir la notoriété de BAnQ à l'échelle canadienne et internationale.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.