Rapport annuel BAnQ 2005-2006

DIRECTION GÉNÉRALE DES ARCHIVES

Table des matières

RAPPORT D'ACTIVITÉS POUR LA PÉRIODE DU 31 JANVIER AU 31 MARS 2006

Le 31 janvier 2006, la Direction générale des Archives nationales du Québec du ministère de la Culture et des Communications s'est jointe à la Bibliothèque nationale du Québec pour donner naissance à une grande institution nationale de culture et de savoir : Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Dès lors, BAnQ se voyait conférer au regard des archives publiques et privées du Québec une mission patrimoniale et administrative clairement exprimée dans la Loi sur les archives. En effet, en vertu de cette loi, BAnQ doit, d'une part, assurer la conservation et la diffusion des archives utiles à la connaissance de l'histoire du Québec et, d'autre part, soutenir la gestion intégrée des documents administratifs du gouvernement et de l'ensemble des organismes publics visés par la Loi sur les archives. Cette mission s'articule autour de quatre mandats principaux, soit l'orientation de la gestion des archives québécoises, l'encadrement et le soutien à la gestion des archives publiques, la promotion et le soutien à la gestion des archives privées et la gestion et la diffusion des archives publiques et privées conservées par BAnQ.

Pour réaliser cette mission et les mandats qui l'accompagnent, BAnQ s'appuie sur sa Direction générale des archives (DGA) dont les bureaux sont situés à Québec, au pavillon Louis-Jacques-Casault du campus de l'Université Laval. Dirigée par un nouveau conservateur et directeur général, M. Carol Couture, la DGA compte trois directions : la Direction du Centre d'archives de Québec et des archives gouvernementales, la Direction du Centre d'archives de Montréal et des archives privées, judiciaires et civiles et la Direction du conseil et de l'action régionale de laquelle relèvent les sept centres d'archives situés à Rimouski, à Sept-Îles, à Ville de Saguenay, à Trois-Rivières, à Sherbrooke, à Gatineau et à Rouyn-Noranda. Cette dernière direction assume aussi la responsabilité de l'approbation des calendriers de conservation, la gestion des programmes de l'agrément et de l'aide financière et une fonction conseil en matière de gestion des archives publiques et privées.

En février et mars 2006, poursuivant le travail amorcé au cours de 2005 par les Archives nationales du Québec, la DGA a mobilisé plusieurs de ses ressources pour assurer la mise en place de BAnQ et l'harmonisation des pratiques et des façons de faire des deux institutions fusionnées. Ainsi, la DGA a participé avec les autres directions de BAnQ à la révision de certains processus et de quelques politiques qui étaient déjà en application à la Bibliothèque nationale. Elle s'est impliquée au sein de plusieurs comités statutaires et groupes de travail et a produit divers documents concernant, entre autres, l'organisation de BAnQ, le suivi de la fusion, le développement d'indicateurs de performance, l'élaboration de prévisions budgétaires, les communications internes et externes, les expositions, les représentations extérieures. De plus, la DGA a préparé ses orientations stratégiques 2006-2009, contribuant ainsi à la définition de celles de BAnQ.

La DGA a aussi accordé une attention particulière à la gestion intégrée des documents qu'elle a ciblée comme sa priorité pour l'année 2006. Consciente que les documents technologiques prennent de plus en plus de place à côté des documents papier et que cette masse documentaire hybride doit être gérée de façon efficace, la DGA préconise la mise en place de systèmes de gestion intégrée des documents. Cette approche permet d'enrichir la gestion documentaire traditionnelle en tirant profit de la réalité informatique et technologique qui est omniprésente tout en amenant le milieu informatique à prendre en considération tant les impératifs et les avantages de la gestion documentaire que les outils et les méthodes que celle-ci a développés.

Dans cet esprit, la DGA démontre, au sein de BAnQ, un leadership important dans ce dossier en favorisant notamment une concertation accrue entre les directions concernées, dans le but d'implanter au sein de l'institution un projet-pilote novateur au regard de la gestion intégrée.

A gauche : Édifice Louis-Jacques-Casault, Université Laval, à Québec, siège de la Direction générale des archives et du Centre d’archives de Québec.
A droite: Centre d’archives de Montréal, édifice Gilles-Hocquart, rue Viger.

HautActivités courantes

En parallèle avec ces nécessités administratives et fonctionnelles liées à la fusion et les dossiers de nature institutionnelle, les neuf centres d'archives de la DGA ont poursuivi en février et mars leurs activités habituelles en ce qui a trait à l'acquisition, au traitement, à la conservation et à la diffusion des archives publiques et privées.

Ainsi, les centres d'archives de la DGA ont reçu durant ces deux mois 25 versements d'archives gouvernementales représentant 167,18 mètres linéaires de documents textuels et 11 versements d'archives judiciaires et civiles pour 316,39 mètres linéaires. Ils ont procédé à sept acquisitions d'archives privées regroupant, entre autres, 10,10 mètres linéaires de documents textuels, 2048 photographies et 500 dessins d'architecture. Parmi ces acquisitions, soulignons un ajout au fonds Marcel Masse, une figure bien connue de la politique canadienne et québécoise, dont des photographies de l'assermentation des cabinets Johnson et Mulroney; le fonds Larose, Petrucci, des architectes de Montréal qui ont réalisé, entre autres, l'édifice Marathon-IBM à Montréal et le nouveau Palais de justice à Québec ; enfin, le fonds de l'Association des auteurs et auteures de l'Outaouais.

Ces versements et ces acquisitions ont aussi fait l'objet d'un traitement sommaire permettant de les rendre accessibles rapidement. Au total, le corpus documentaire de la DGA s'est donc enrichi durant cette courte période de 483,57 mètres linéaires de documents textuels et de près de 2600 photographies, dessins et caricatures. En date du 31 mars 2006, les neuf centres d'archives de la DGA conservaient ainsi plus de 20 kilomètres d'archives gouvernementales, 15,5 kilomètres d'archives judiciaires, plus de 6 kilomètres d'archives civiles et environ 7 kilomètres d'archives privées. À ces documents textuels s'ajoutent 12726746 photographies, plus de 24000 dessins et caricatures, 223452 gravures, 186890 cartes et plans, 559536 photographies aériennes, 214334 documents architecturaux, plus de 30 000 films et vidéos, près de 25000 bandes magnétiques, 6801 disques et des milliers d'autres pièces.

En ce qui a trait à la diffusion, les neuf centres d'archives de la DGA ont enregistré entre le 1er février et le 31 mars 11 232 présences de chercheurs dont les principaux motifs de recherche ont été dans l'ordre la généalogie (86 %), les études (6 %) et l'administration (4 %). Ces chercheurs ont consulté plus de 100000 pièces de documents sur différents supports et ils ont demandé 37 826 reproductions de documents. De plus, les centres ont reçu 851 demandes de recherche par courrier, par courriel ou par télécopie. Enfin, le service de prêt entre centres d'archives a généré 96 demandes de prêt (1115 microfilms, microfiches et volumes) et 259 demandes d'emprunt (326 microfilms).

Par ailleurs, la Direction du conseil et de l'action régionale a reçu en février et mars 32 demandes de modifications de calendriers de conservation de la part des milieux gouvernemental, municipal, de la santé et de l'éducation et 20 calendriers de conservation complets ou partiels ont été approuvés au terme de leur analyse. Enfin, dans le cadre de ses fonctions conseil, cette direction a procédé à 429 interventions par téléphone ou par courriel auprès de ministères et d'organismes publics ou privés, en plus d'assurer neuf visites sur place.

Ces deux premiers mois de la DGA au sein de BAnQ ont été intenses et bien remplis. Tout le personnel de la DGA a pris le départ de cette aventure avec confiance et il n'a pas ménagé les efforts non seulement pour poursuivre les activités habituelles, mais aussi pour répondre aux exigences de la nouvelle institution. Deux mois, c'est un peu court pour affirmer que la fusion des Archives nationales du Québec avec la Bibliothèque nationale du Québec est une réussite, mais les deux institutions semblent sur la bonne voie pour réaliser une union harmonieuse et faire de BAnQ un modèle d'institution nationale vouée à la conservation et à la diffusion du patrimoine documentaire québécois au sens large.

 

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