Rapport annuel BAnQ 2005-2006

Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Table des matières

 


SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES

L'ensemble des politiques, réglementations générales et procédures de la Bibliothèque nationale du Québec ont été révisées au cours de l'exercice 2005-2006 afin de tenir compte, entre autres, de l'intégration des Archives nationales à BAnQ. De nouvelles politiques et réglementations ont été adoptées en matière de services à la clientèle, de numérisation et de portail Internet.
Certaines doivent encore être adaptées. Le Cahier des politiques et réglementations de BAnQ est continuellement mis à jour et est rendu disponible sur papier pour les membres du conseil d'administration et en version électronique pour le personnel de BAnQ, ainsi que pour les clientèles de BAnQ lorsqu'elles sont directement visées. Le secrétariat général assume le secrétariat et le suivi des travaux de la plupart des comités consultatifs du conseil d'administration et des réunions des cadres de BAnQ et du comité sur la numérisation. Il traite les demandes d'accès à des documents de BAnQ, incluant ceux déposés ou versés aux Archives nationales. Par ailleurs, le plan de classification et le calendrier de conservation de BAnQ sont en voie de révision et le Secrétariat général est associé de très près au développement et, à titre de pilote, à l'implantation du logiciel de gestion intégrée des documents (GID) à BAnQ. La négociation des licences de droits d'auteur est gérée ou supervisée par le Secrétariat général et la Direction des affaires juridiques, qu'il s'agisse du programme de numérisation, des expositions ou des publications, ou encore des ressources électroniques acquises. Le Secrétariat général et la Direction des affaires juridiques ont été très sollicités au chapitre des avis, conseils, contrats, dons, partenariats, politiques et procédures à fournir à la suite de l'intégration des Archives nationales à BAnQ.

La Direction des affaires juridiques est partie prenante de tous les appels d'offres et contrats de services de BAnQ et suit de près les dossiers faisant éventuellement l'objet de litiges ou de réclamations en matière de construction de la Grande Bibliothèque.

HautComité sur la Politique linguistique de BAnQ

Présidé par la présidente-directrice générale de BAnQ, le comité sur la Politique linguistique veille à la mise en œuvre de la politique sectorielle de l'institution, plus particulièrement dans les domaines des technologies de l'information, des communications et des publications internes et externes. Il supervise également l'évaluation de la qualité du français au sein de BAnQ et, à cet égard, propose diverses mesures de sensibilisation à l'intention du personnel ainsi que la mise en place de divers outils pouvant contribuer à améliorer la qualité de la langue. Au nombre de ses réalisations, on peut noter la mise en place d'un Répertoire terminologique et d'une Boîte à outils linguistiques. L'application et le suivi de la directive interne concernant la révision des documents de BAnQ et la diffusion interne de capsules d'information contribuent aussi à améliorer la qualité du français dans l'institution.

Le comité s'est réuni les 17 juin et 27 octobre 2005 et a poursuivi ses activités tout au long de l'année.

La fusion des Archives nationales du Québec et de la Bibliothèque nationale du Québec a mené à la révision et à l'adoption de la Politique linguistique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec qui est demeurée sensiblement la même que celle de la BNQ. Les langues de traduction des documents d'information générale, d'accueil et de circulation ont été actualisées afin de tenir compte notamment des clientèles de la Grande Bibliothèque. Les langues autorisées pour la traduction sont l'anglais et celles qui ont été choisies pour la constitution de la Collection multilingue, ainsi que deux langues autochtones.

BAnQ a continué de collaborer avec l'Office québécois de la langue française et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans les technologies de l'information.

Le comité est composé des personnes suivantes :

  • Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente
  • Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
  • Silvia Burgin, conseillère en ressources humaines, Direction générale de l'administration et des services internes
  • Danielle Chagnon, directrice des services à la clientèle, Direction générale de la diffusion
  • Daniel Dubeau, directeur des communications et des relations publiques
  • Isabelle Lafrance, avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques
  • Réal Martineau, directeur de l'infrastructure technologique, Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

HautComité sur la protection des renseignements personnels

Le comité sur la protection des renseignements personnels est présidé par la présidente-directrice générale de BAnQ. Il s'est réuni les 18 mai et 25 octobre 2005 et a poursuivi ses activités tout au cours de l'année.

Les priorités établies pour l'exercice financier 2005-2006 ont été atteintes. Ainsi, le comité a proposé la mise à jour du plan d'action de BAnQ en matière de protection de renseignements personnels qui prévoyait notamment des activités de sensibilisation destinées aux employés et le suivi auprès de la Commission d'accès à l'information du projet de protocole de transfert de renseignements nominatifs entre la BNQ et la Ville de Montréal. La présidente-directrice générale a réitéré ses attentes sur ce point à l'égard des cadres supérieurs, des gestionnaires et des employés de l'institution.

Avant la fusion de la BNQ et des Archives nationales du Québec, la Bibliothèque a, comme elle le faisait chaque année, procédé à l'inventaire et à la mise à jour des fichiers contenant des renseignements personnels. La BNQ a, par la suite, soumis à la Commission d'accès à l'information sa déclaration annuelle relativement à la constitution de fichiers contenant des renseignements personnels. À la suite de l'ouverture de la Grande Bibliothèque, quelques fichiers importants ont été créés dont le fichier des abonnés.

Le personnel affecté à la protection des renseignements personnels a continué à participer aux séances de formation offertes par la Direction du soutien en accès à l'information et en protection des renseignements personnels du ministère du Conseil exécutif du Québec. Tout nouvel employé de BAnQ, incluant les gestionnaires, est sensibilisé au respect de la protection des renseignements personnels. De plus, les engagements pris par le passé en ce sens continuent de prévaloir.

À la suite des modifications apportées à sa demande, la Commission d'accès à l'information a émis un avis favorable à l'égard du protocole d'entente entre la BNQ et la Ville de Montréal visant la communication et l'échange de renseignements personnels. Cette entente a été transmise à la ministre de la Culture et des Communications en vue de son dépôt à l'Assemblée nationale et de sa publication dans la Gazette officielle du Québec, et ce, conformément à la Loi.

Le comité est composé des personnes suivantes :

  • Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente
  • Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
  • Louise Boutin, directrice des ressources financières
  • Maureen Clapperton, directrice des acquisitions de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation, qui a été remplacée en cours d'année par Sylvie Fournier, directrice des acquisitions de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation
  • Isabelle Lafrance, avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques
  • Dominique Michaud, directrice des ressources humaines
  • Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications
  • Cécile Tremblay, technicienne en documentation, Secrétariat général et direction des affaires juridiques

HautComité sur la sécurité informatique

Présidé par la présidente-directrice générale de BAnQ, le comité sur la sécurité informatique s'est réuni les 30 mai et 31 octobre 2005 et a poursuivi ses activités tout au cours de l'année.

À la suite de l'ouverture de la Grande Bibliothèque et de la mise en place de nouveaux services, BAnQ a planifié la tenue d'un audit informationnel qui devrait être réalisé au cours du prochain exercice financier.

Le comité a également recommandé la réalisation de diverses mesures d'information du personnel dont la diffusion de capsules d'information destinées à sensibiliser l'ensemble des employés à l'importance du respect des normes de sécurité informatique. La sécurité informatique a continué de figurer au cœur des préoccupations de l'institution.

Le comité est composé des personnes suivantes :

  • Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente
  • Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
  • Steeve Fillion, analyste informatique en télécommunications et en sécurité, Direction de l'infrastructure technologique, Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications
  • Monique Goyette, directrice générale de l'administration et des services internes
  • Isabelle Lafrance, avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques
  • Hélène Roussel, directrice générale de la diffusion
  • Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications
  • Richard Thouin, directeur de la sauvegarde des documents, Direction générale de la conservation

HautFondation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Les Amis de BAnQ

Les efforts reliés à la Fondation de BAnQ au cours de l'exercice 20052006 ont été consacrés à la révision de tous les documents déjà adoptés en raison de l'ajout de la mission archivistique à BAnQ et de la constitution de l'association à but non lucratif des Amis de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Le rôle respectif des deux organismes a été défini ou précisé et les statuts et règlements généraux ainsi que le matériel d'information ou de promotion, incluant les textes dans le portail de BAnQ, ont été rédigés ou révisés en conséquence, la Fondation et les Amis devant agir dans le respect des missions, mandats et responsabilités de BAnQ.

La Fondation n'a pas de membres en tant que tels. Elle est responsable de campagnes majeures de collecte de fonds pour la réalisation de projets de développement de BAnQ. De leur côté, Les Amis de BAnQ ont des membres qui cotisent et des bénévoles; ils constituent un ambassadeur et un agent important de promotion des collections et services de BAnQ, en plus d'organiser leurs propres activités.

La mise en place institutionnelle et administrative de la Fondation progresse par la recherche et l'invitation des premiers administrateurs non provisoires, l'élaboration des programmes de reconnaissance et de fidélisation, la description d'emploi du directeur général à recruter, l'ouverture du compte bancaire et la dotation d'un budget de démarrage des activités de 200 000$, la planification de l'aménagement de ses bureaux au Centre de conservation de BAnQ et la production de la papeterie et du matériel d'information, ainsi que l'implantation du logiciel de gestion de dons. L'analyse de faisabilité et l'identification des projets devant éventuellement faire l'objet de souscription ou de recherche de fonds seront reprises sous peu afin d'être actualisées et de tenir compte de la mission archivistique de BAnQ.

BAnQ continue d'être conseillée à ce sujet par le cabinet-conseil en collecte de fonds Ketchum Canada inc.

La plus importante activité réalisée en 2005-2006 a été la planification de la campagne de sensibilisation à la culture philanthropique du personnel de BAnQ. En mars 2006, cette sensibilisation a été entreprise par le lancement d'un projet porteur convenu avec le personnel, et ce, sous la gouverne du comité exécutif et du comité des bénévoles de la campagne formé de membres du personnel de BAnQ.

Ainsi, durant trois années consécutives, avec le soutien de l'Espace Jeunes de la Grande Bibliothèque, des groupes d'enfants auront la chance de vivre une expérience unique et extrêmement enrichissante, dont ils se souviendront longtemps : la création et la publication d'un livre dont ils seront les maîtres d'œuvre, de la rédaction des textes à l'élaboration des illustrations, avec la complicité d'un auteur et d'un illustrateur jeunesse qui proposeront à nos jeunes auteurs en herbe différents ateliers pour les encadrer tout au long de la démarche de création. Pour la première année, une classe de 4e année d'une école primaire du quartier a été sélectionnée pour participer au projet. L'ouvrage réalisé sera publié, si possible dans le cadre d'une coopération avec des finissants étudiant l'imprimerie ou les arts graphiques au collégial, puis diffusé à plusieurs centaines d'exemplaires. L'objectif est de réunir 10000 $ par année,soit 30000$ sur l'ensemble de la durée du projet. La campagne sera menée du 1er avril à la fin du mois de mai 2006.

HautPositionnement stratégique

L'institution a poursuivi ses travaux de recherche de partenaires financiers en fonction de son positionnement stratégique pour les trois prochaines années en vue de les associer à son développement actuel. Trois créneaux, soit les jeunes, le milieu des affaires et les aînés, ont été arrêtés et une liste de projets reliés à chacun de ces créneaux a été soumise, mais elle a dû être révisée à la suite notamment de l'intégration des Archives nationales. La poursuite de ce dossier a été quelque peu ralentie pour cette raison et à cause de la canalisation du travail du personnel de BAnQ dans l'ouverture et l'après-ouverture de la Grande Bibliothèque.

HautAmis de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Les Amis de BAnQ logent à la Grande Bibliothèque et profitent du soutien administratif, financier et technologique de BAnQ pour leur démarrage. Après avoir planifié le lancement de ses activités pendant plusieurs mois, produit son matériel promotionnel et sa papeterie et embauché une secrétaire, l'association est maintenant opérationnelle. Ses premiers administrateurs provisoires ont été nommés et elle tiendra la première assemblée générale annuelle de ses membres en juin 2006. Une première campagne de recrutement de membres sera lancée dans le hall de la Grande Bibliothèque le 2 mai et elle se poursuivra jusqu'au 9 mai.

HautCoopération internationale

Au cours de l'exercice financier 2005-2006, BAnQ a poursuivi, approfondi et diversifié ses activités de coopération internationale autour de quatre axes essentiels.

Partenariats

Dans le cadre de l'entente qui la lie à la Bibliothèque nationale de France (BnF), BAnQ a poursuivi le développement du projet d'inventaire des relations France-Québec de 1760 à nos jours et ouvert de nouvelles pistes de coopération, notamment dans le domaine des expositions.

Des échanges ont également eu lieu avec la Bibliothèque d'Alexandrie pour explorer diverses voies de collaboration (partage d'expertise, planification d'événements conjoints).

De nouveaux contacts ont été pris dans la perspective de collaborations futures avec les Smithsonian Institution Libraries, l'Institute of Museum and Library Services, la Bibliothèque de l'Université Georgetown et la Bibliothèque du Congrès.

Par ailleurs, BAnQ a signé avec la Bibliothèque Gaston-Miron de la Délégation générale du Québec à Paris une entente de coopération qui constituera un projet-pilote dans le développement d'un réseau de bibliothèques associées à l'étranger.

Rayonnement et visibilité internationale

Pour la première fois, en août 2005, la Bibliothèque nationale du Québec représentée par Mme Lise Bissonnette a participé à la Conférence des Directeurs de Bibliothèques nationales qui s'est déroulée à l'occasion du 71e Congrès de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions (IFLA) à Oslo.

Mme Bissonnette a par ailleurs continué de prendre part aux réunions du conseil scientifique de la BnF et participé à plusieurs rencontres culturelles en France, en Belgique, en Égypte et en Italie. Elle a notamment rencontré à plusieurs reprises les responsables de Turin, capitale mondiale du livre 2006, le directeur des bibliothèques municipales et les responsables du secteur de la Culture de la Ville de Turin qui développent actuellement un projet de nouvelle grande bibliothèque publique.

Au cours de l'année, BAnQ a de plus accueilli une dizaine de délégations étrangères à la Grande Bibliothèque et poursuivi ses échanges fructueux avec le Corps consulaire de Montréal.

Francophonie

En juillet 2005, Mme Lise Bissonnette a été désignée Grand Témoin de la Francophonie pour les Jeux olympiques d'hiver par M. Abdou Diouf, secrétaire général de la Francophonie. Elle a accompli deux missions à cette occasion, en septembre 2005 et en février 2006, à Paris, à Rome et à Turin.

En février 2006, en compagnie de cinq autres bibliothèques nationales francophones, BAnQ s'est associée, comme membre fondateur, au réseau des bibliothèques numériques francophones créé à l'initiative de la BnF.

Référence à distance

En décembre 2005, la directrice générale de BAnQ a participé à une rencontre destinée à poser les bases d'un réseau de référence à distance entre bibliothèques francophones de la France, de la Belgique, de la Suisse et du Québec.

HautÉvénements culturels internationaux

Au cours de l'automne 2005, la Bibliothèque nationale du Québec a inauguré un nouveau volet de ses activités internationales en participant à la conception et à la mise en œuvre de la Rencontre franco-québécoise sur la démocratisation de la culture organisée par le ministère de la Culture et des Communications du Québec et le ministère français de la Culture.

Elle a également proposé une gamme d'activités variées dans le cadre de l'événement Don Quichotte à Montréal, conçu conjointement avec le Consulat général d'Espagne à Montréal et l'Institut Cervantès de New York.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.