Rapport annuel BNQ 2004-2005

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET AFFAIRES JURIDIQUES

Table des matières


Diverses politiques ou réglementations générales et procédures ont été élaborées, révisées ou adoptées au cours de l’exercice 2004-2005 afin de tenir compte, entre autres, des nouvelles politiques et réglementations en matière de bibliothéconomie et de services à la clientèle, d’expositions, de numérisation, de ressources humaines ainsi que de celles relatives au portail Internet de la BNQ.

Le cahier des politiques et réglementations de l’institution a continuellement été mis à jour et est accessible en format papier, pour les membres du conseil d’administration, et en version électronique sur l’intranet de la BNQ.

En 2004, le Secrétariat général a participé activement aux travaux de la Table de concertation des bibliothèques québécoises et à ceux de l’Observatoire de la culture et des communications sur l’état des lieux du livre et des bibliothèques. Dans ce dernier cas, les travaux ont mené à la parution d’une publication officielle, à l’automne 2004.

Par ailleurs, au cours de l’année, le calendrier de conservation des documents internes a été révisé et est présentement à l’étape de la correction, avant d’être approuvé par les Archives nationales du Québec. À l’automne 2004, en prévision du déménagement à la Grande Bibliothèque, deux journées ont été consacrées au déclassement des dossiers administratifs.

 

HautComité sur la Politique linguistique de la BNQ

Présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ, ce comité veille à la mise en œuvre de la politique sectorielle de l’institution, plus particulièrement dans les domaines des technologies de l’information, des communications et des publications internes et externes; il supervise également l’évaluation de la qualité du français au sein de personnel de la BNQ et, à cet égard, propose diverses mesures de sensibilisation.

Ainsi, au cours de l’exercice financier 2004-2005, dans le contexte de l’ouverture de la Grande Bibliothèque et de la mise en place de nouveaux services offerts à la clientèle et à la lumière des recommandations de l’Office québécois de la langue française, le comité a procédé à une révision de la Politique linguistique de la BNQ. Le comité a élaboré et recommandé l’adoption de lignes directrices institutionnelles en ce qui a trait à l’exigence, lors de la dotation, de la connaissance d’une langue autre que le français. Le programme existant de perfectionnement en français, à l’intention des employés, suit quant à lui son cours.

Enfin, le comité a continué de collaborer avec l’Office québécois de la langue française et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans les technologies de l’information.

Le comité est composé des personnes suivantes :

  • Lise Bissonnette,
    présidente-directrice générale, présidente
  • Ghislain Roussel,
    secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
  • Danielle Chagnon,
    directrice des services à la clientèle, Direction générale de la diffusion
  • Daniel Dubeau,
    directeur des communications et des relations publiques
  • Isabelle Lafrance,
    avocate, Secrétariat général et direction des affaires juridiques
  • Réal Martineau,
    directeur de l’infrastructure technologique,
    Direction générale des technologies de l’information et des télécommunications
  • Silvia Burgin,
    conseillère en ressources humaines,
    Direction générale de l’administration et des services internes

Suzanne Dubois-Rousseau, directrice du traitement documentaire de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation, qui était membre du comité et qui a pris sa retraite en cours d’exercice financier, n’a pas encore été remplacée.

 

HautComité sur la protection des renseignements personnels

Ce comité interne est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il s’est réuni le 23 septembre 2004 et a poursuivi ses activités tout au cours de l’année.

Les objectifs établis pour l’exercice financier 2004-2005 ont été atteints. Ainsi, le comité a proposé la mise à jour du plan d’action de la BNQ en matière de protection de renseignements personnels, qui prévoyait notamment la tenue d’un audit informationnel, des activités de sensibilisation destinées aux employés et le suivi de différents protocoles de transfert de renseignements nominatifs. Il a également permis à la présidente-directrice générale de réitérer ses attentes aux cadres supérieurs, aux gestionnaires et aux employés de l’institution.

Le comité a de plus procédé à l’inventaire et à la mise à jour des fichiers contenant des renseignements personnels. La BNQ a soumis à la Commission d’accès à l’information sa déclaration annuelle relativement à la constitution de fichiers contenant des renseignements personnels.

Par ailleurs, le comité a recommandé diverses mesures d’information destinées à l’ensemble des employés, dont des capsules d’information diffusées dans le bulletin interne de la BNQ et une semaine de sensibilisation à la protection des renseignements personnels, incluant un midi conférence auquel plusieurs employés ont participé.

De même, une évaluation des profils d’accès aux fichiers contenant des renseignements nominatifs a été réalisée à l’interne. En effet, la BNQ a procédé à un audit informationnel à l’égard de trois fichiers significatifs, dont un sur support papier et deux sur support électronique. Aucune anomalie n’a été décelée à cette occasion.Les employés affectés à la protection des renseignements personnels ont continué de participer aux séances de formation offertes par le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration; tout nouvel employé de la BNQ, incluant les gestionnaires, a été sensibilisé au respect de la protection des renseignements personnels. Les engagements en ce sens que la BNQ a pris par le passé continuent de prévaloir.

De nouvelles modifications ont été soumises à la Commission d’accès à l’information concernant le projet de protocole d’entente entre la BNQ et la Ville de Montréal visant la communication et l’échange de renseignements personnels des abonnés de la Bibliothèque centrale de Montréal et des bibliothèques d’arrondissement de Montréal. Ce protocole d’entente visait à permettre à la BNQ de continuer à desservir adéquatement les Montréalais, puisque la Grande Bibliothèque a pris la relève de la Bibliothèque centrale de Montréal.

Le comité est composé des personnes suivantes :

  • Lise Bissonnette,
    présidente-directrice générale, présidente
  • Ghislain Roussel,
    secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
  • Cécile Tremblay,
    technicienne en documentation, Secrétariat général et direction des affaires juridiques, en remplacement de Manon Beauchemin
  • Louise Boutin,
    directrice des ressources financières, Direction générale de l’administration et des services internes
  • Maureen Clapperton,
    directrice des acquisitions de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation
  • Isabelle Lafrance,
    avocate, Secrétariat général et direction des affaires juridiques
  • Dominique Michaud,
    directrice des ressources humaines, Direction générale de l’administration et des services internes
  • Robert St-Jean,
    directeur général des technologies de l’information et des télécommunications

 

HautComité sur la sécurité informatique

Ce comité interne est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il s’est réuni le 29 octobre 2004 et a poursuivi ses activités tout au cours de l’année.

Un audit informationnel a été réalisé à l’interne à l’égard de trois fichiers, dont un sur support papier et deux sur support électronique. Aucune anomalie n’a été décelée à la suite de cet exercice. De nouvelles procédures et directives internes continuent toutefois d’être mises en place ou mises à jour afin d’améliorer la sécurité informatique.Le comité a également recommandé diverses mesures d’information et de sensibilisation du personnel, dont la diffusion de capsules informatives portant sur le respect des normes de sécurité informatique. La sécurité informatique a continué d’être au cœur des préoccupations de la BNQ dans le développement du système intégré de gestion documentaire (SIGD) et du progiciel de gestion intégrée (PGI).

Le comité est composé des personnes suivantes :

  • Lise Bissonnette,
    présidente-directrice générale, présidente
  • Ghislain Roussel,
    secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire
  • Steeve Fillion,
    analyste informatique en télécommunications et en sécurité, Direction de l’infrastructure technologique, Direction générale des technologies de l’information et des télécommunications
  • Monique Goyette,
    directrice générale de l’administration et des services internes
  • Isabelle Lafrance,
    avocate, Secrétariat général et direction des affaires juridiques
  • Hélène Roussel,
    directrice générale de la diffusion
  • Robert St-Jean,
    directeur général des technologies de l’information et des télécommunications
  • Richard Thouin,
    directeur de la sauvegarde des collections, Direction générale de la conservation

Manon Beauchemin, documentaliste, Direction des services à la clientèle, Direction générale de la diffusion, ne siège plus au comité et n’a pas été remplacée.

 

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.