Rapport annuel BNQ 2004-2005

ÉTATS FINANCIERS

Table des matières

NOTES COMPLÉMENTAIRES  |  31 mars 2005

 

1. CONSTITUTION ET FONCTIONS

La Bibliothèque nationale du Québec a été constituée par la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (L.R.Q., c. B-2.2). Elle a pour mission d’offrir un accès démocratique à la culture et au savoir et d’agir à cet égard comme catalyseur auprès des institutions documentaires québécoises. Elle exerce aussi le mandat de rassembler, de conserver et de diffuser le patrimoine documentaire québécois publié et tout document qui s’y rattache et qui présente un intérêt culturel, ainsi que les documents relatifs au Québec et publiés à l’extérieur du Québec.

En vertu de sa loi constitutive, la Bibliothèque nationale est mandataire de l’État. À ce titre, elle n’est pas assujettie aux impôts sur le revenu.

 

Haut2. VOCATION DES FONDS

Le fonds des opérations présente les opérations courantes de la Bibliothèque nationale. Le fonds des immobilisations présente les actifs, les passifs et les opérations afférents aux immobilisations. Le fonds de démarrage présente les opérations préalables et nécessaires à l’ouverture de l’édifice de diffusion au public et qui découlent des autorisations du gouvernement du Québec mentionnées à la note 10.

 

Haut3. CONVENTIONS COMPTABLES

Les états financiers de la Bibliothèque nationale ont été préparés par la direction selon les principes comptables généralement reconnus du Canada. Ces états comprennent des montants fondés sur les meilleurs jugements et estimations.

Constatation des subventions

La Bibliothèque nationale applique la méthode du report pour comptabiliser les subventions. Les subventions sont constatées lorsqu’elles sont reçues ou à recevoir si le montant à recevoir peut faire l’objet d’une estimation raisonnable et que sa réception est raisonnablement assurée. Les subventions non affectées sont constatées au fonds des opérations à titre de produits de l’exercice. Les subventions affectées sont constatées à titre de produits du fonds approprié dans l’exercice au cours duquel les dépenses afférentes sont passées en charge.

Les subventions à recevoir relatives aux immobilisations et à leur maintien ainsi qu’à des projets spécifiques sont inscrites dans l’exercice au cours duquel la Bibliothèque nationale a encouru les dépenses ou obtenu le financement donnant droit à ces subventions.

Collections

Les documents de bibliothèque sont destinés au prêt ou à la consultation régulière et ils font partie des immobilisations. Compte tenu de leur nature particulière, les documents de la collection patrimoniale, décrite à la note 4, sont exclus de la définition des immobilisations et ne sont pas comptabilisés dans le bilan. Les documents patrimoniaux acquis contre paiement sont imputés aux résultats d’opérations de l’exercice en cours. Les documents patrimoniaux acquis par donation dont la valeur est déterminée par expertise et, lorsque requis, sanctionnée par la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels du gouvernement du Canada, sont également imputés aux résultats d’opérations de l’exercice en cours. Les dons n’ayant pas fait l’objet d’expertise et les documents patrimoniaux acquis par le dépôt légal ne sont pas constatés dans les états financiers en raison de la difficulté à déterminer leur juste valeur.

Placements temporaires

Les placements temporaires sont comptabilisés au moindre du coût et de la valeur marchande.

Escompte et frais d’émission de la dette à long terme reportésL’escompte et les frais d’émission de la dette à long terme sont reportés et amortis selon la méthode de l’amortissement linéaire sur la durée initiale de l’emprunt.

Immobilisations

Les immobilisations sont comptabilisées au coût. Les œuvres d’art et le terrain ne sont pas amortis. Les autres immobilisations sont amorties selon la méthode de l’amortissement linéaire sur leur durée de vie utile estimative à partir de leur date d’utilisation. 

Le coût des immobilisations du fonds de démarrage comprend le prix d’achat, les frais d’installation et les frais de financement temporaire reliés à leur acquisition jusqu’à la date de leur mise en service. L’amortissement de ces immobilisations débute au moment de leur utilisation.

Régimes de retraite

La comptabilité des régimes à cotisations déterminées est appliquée aux régimes interentreprises à prestations déterminées gouvernementaux du fait que la Bibliothèque nationale ne dispose pas de suffisamment d’informations pour appliquer la comptabilité des régimes à prestations déterminées.

Espèces et quasi-espèces

Les soldes bancaires et les placements temporaires dont l’échéance n’excède pas trois mois à partir de la date d’acquisition sont présentés dans les espèces et quasi-espèces.

 

Haut4. COLLECTION PATRIMONIALE

La collection patrimoniale de la Bibliothèque nationale comprend les catégories suivantes de documents : les collections générales de livres, journaux et revues, incluant tous les documents publiés au Québec reçus depuis 1968 par dépôt légal ainsi que des documents publiés au Québec depuis 1764, des documents étrangers relatifs au Québec et des documents étrangers à valeur patrimoniale, ces trois dernières catégories étant acquises par achat, par don ou par échange; les collections spéciales, particulières par leur rareté, leur support matériel ou leur format, comprenant notamment des ouvrages rares et anciens, des estampes, des livres d’artistes, des enregistrements sonores, des affiches, des programmes de spectacles, des cartes postales, des partitions musicales et des cartes géographiques ; les fonds d’archives privées des domaines de la littérature et des beaux-arts ; les publications électroniques ; des publications diffusées sur Internet.

Ces documents patrimoniaux ont une valeur culturelle et historique. Ils sont rassemblés en vue d’être conservés de manière permanente et diffusés; conséquemment, ils font l’objet de soins visant leur conservation et des procédures particulières entourent leur consultation par le public.

Est comprise dans les acquisitions de l’année, une valeur de 4 548 650 $ de livres rares et précieux provenant de la collection de la Bibliothèque centrale de Montréal.

 

Haut5. ESPÈCES ET QUASI-ESPÈCES

 

Les placements temporaires sont constitués de dépôts à terme.

 

Haut6. SUBVENTIONS DU GOUVERNEMENT DU QUÉBEC À RECEVOIR

Dans le fonds des opérations, les subventions à recevoir du gouvernement du Québec, présentées à court terme, correspondent aux subventions octroyées à la Bibliothèque nationale mais non versées. Dans le fonds des immobilisations, les subventions à recevoir présentées à court terme correspondent aux intérêts courus sur la dette à long terme et aux remboursements de capital sur la dette à long terme à effectuer au cours du prochain exercice. Dans les fonds des immobilisations et de démarrage, les subventions à recevoir présentées à long terme représentent le total des engagements du gouvernement du Québec relatifs aux immobilisations et à leur maintien ainsi qu’à des projets spécifiques, diminué du remboursement de capital sur la dette à long terme déjà effectué ou à venir au cours du prochain exercice.

 

Haut7. DÉBITEURS

Haut8. CONTRIBUTION FINANCIÈRE DE LA VILLE DE MONTRÉAL

La Bibliothèque nationale a signé une entente-cadre le 26 janvier 2004 avec la Ville de Montréal et la ministre de la Culture et des Communications concernant l’achat, par la Bibliothèque nationale, de la collection de la Bibliothèque centrale de Montréal (BCM), des ressources matérielles afférentes de même que la conservation et l’enrichissement de la collection ainsi que son traitement documentaire. Cette entente prévoit également le prêt de personnel de la Ville de Montréal. Au 31 mars 2004, la Bibliothèque nationale n’étant pas propriétaire de la collection de la BCM, celle-ci a été traitée comme un dépôt sur acquisitions alors qu’au 31 mars 2005, elle est incluse dans ses immobilisations et dans sa collection patrimoniale. Aucun amortissement n’a été pris pour cet actif, son utilisation n’ayant pas débuté à cette date.La Ville de Montréal contribuera financièrement au fonctionnement de la Bibliothèque nationale pour un montant de sept (7) millions de dollars indexés annuellement. Cette entente est d’une durée de cinq (5) ans. Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2005, un prorata du montant dû a été calculé et comptabilisé à titre de contribution financière Ville de Montréal pour un montant de 1 706 612 $.

 

Haut9. CONTRIBUTIONS INTERFONDS

Des montants totalisant 780 407 $ (2004 : 706 274 $) ont été transférés du fonds des opérations au fonds des immobilisations durant l’exercice afin de financer des acquisitions d’immobilisations, leur amortissement ainsi que les pertes ou gains sur disposition.

 

Haut10. IMMOBILISATIONS


Le 19 janvier 2000, le gouvernement du Québec a autorisé l’acquisition du site du Palais du commerce et la construction d’un immeuble de 33 000 mètres carrés. Le coût total prévu de ce projet était de 90 636 310 $. Par le décret du 6 novembre 2002, le coût total prévu de ce projet a été augmenté à 97 636 310 $ excluant les frais de financement temporaire,  lesquels ont été capitalisés pour un montant cumulatif de 4 118 911 $ au 31 mars 2005 (2004 : 2 413 615 $). Les coûts cumulés au 31 mars 2005 s’élèvent à 98 834 859 $ et se répartissent comme suit :

Le 26 juillet 2000, le gouvernement du Québec a autorisé la construction d’un stationnement de 440 places. Le coût total prévu de ce projet était de 8 000 000 $ excluant les frais de financement temporaire. À la suite de la réduction de 40 espaces de stationnement, la Bibliothèque nationale a ajusté le coût prévu de ce projet à 7 359 500 $ excluant les frais de financement temporaire,  lesquels ont été entièrement capitalisés au 31 mars 2005. Les coûts cumulés au 31 mars 2005 s’élèvent à 7 568 209 $ et se répartissent comme suit :

Le 12 septembre 2001, le gouvernement du Québec a autorisé l’acquisition des documents de bibliothèque et la réalisation des développements informatiques et de télécommunication nécessaires à l’ouverture de l’édifice de diffusion. Le montant maximum des emprunts temporaires autorisés pour en financer les coûts est de 17 200 000 $ pour les documents et de 12 700 000 $ pour les développements informatiques et de télécommunication excluant les frais de financement temporaire, lesquels ont été capitalisés pour un montant cumulatif de 526 788 $ au 31 mars 2005 (2004 : 223 550 $). Les coûts cumulés au 31 mars 2005 s’élèvent à 20 461 868 $ et se répartissent comme suit :

Le 27 mars 2002, le gouvernement du Québec a autorisé le traitement des documents que le public pourra consulter sur place ou emprunter. Le montant maximum des emprunts temporaires pour en financer le coût est de 14 100 000 $ excluant les frais de financement temporaire, lesquels ont été entièrement capitalisés pour les frais de reliure seulement. Les coûts cumulés au 31 mars 2005 s’élèvent à 12 593 695 $ et se répartissent comme suit :

 

Haut11. PARTICIPATION DANS UNE PRODUCTION TÉLÉVISUELLE

La Bibliothèque nationale participe avec Télé-Québec à un contrat de commandite relatif à une production télévisuelle portant sur la Bibliothèque nationale. Le montant total de cette participation s’élève à 150 000 $ et comprend deux épisodes. Le coût de cette participation sera amorti en fonction du nombre prévu de diffusions par épisode. Une première diffusion de l’épisode 1 a été faite au cours de l’exercice financier 2004-2005, ce qui a entraîné un amortissement de 25 000 $ aux résultats.

 

Haut12. EMPRUNTS TEMPORAIRES

La Bibliothèque nationale emprunte au Fonds de financement du gouvernement du Québec les sommes nécessaires au démarrage de ses opérations dans l’édifice de diffusion. À cette fin, le montant maximum autorisé par le gouvernement du Québec pour les emprunts à court terme est de 159 753 663 $ excluant les frais de financement temporaire. En plus, la Bibliothèque nationale est autorisée à contracter des emprunts à court terme relatifs au maintien des actifs pour un montant maximum de 852 665 $. Le gouvernement du Québec s’est engagé à verser à la Bibliothèque nationale les sommes requises pour suppléer à l’inexécution de ses obligations dans la situation où celle-ci ne serait pas en mesure de les remplir pour l’un ou l’autre des emprunts à court terme. Les marges de crédit portent intérêt au taux moyen des acceptations bancaires à un mois plus une marge de 0,3 %. Au 31 mars, les marges de crédit portent le taux de 2,89429 % et se répartissent comme suit :

 

Haut13. DETTE À LONG TERME

Le montant des versements en capital à effectuer sur les emprunts à long terme au cours des cinq prochains exercices se détaille comme suit :

 

2006

4 333 293

2007

4 333 293

2008

14 042 491

2009

3 620 784

2010

3 620 784

Le capital et les intérêts sur les emprunts à long terme sont garantis par le gouvernement du Québec, qui s’est engagé à verser une subvention pour leur remboursement.

 

Haut14. AVANTAGES SOCIAUX FUTURS

Régimes de retraite

Les membres du personnel de la Bibliothèque nationale participent au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP), au Régime de retraite des fonctionnaires (RRF), au Régime de retraite de l’administration supérieure (RRAS) ou au Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE). Ces régimes interentreprises sont à prestations déterminées et comportent des garanties à la retraite et au décès.

Les cotisations de la Bibliothèque nationale imputées aux résultats de l’exercice s’élèvent à 536 661 $ (2004 : 438 206 $). Les obligations de la Bibliothèque nationale envers ces régimes gouvernementaux se limitent à ses cotisations à titre d’employeur.

 

Haut15. SUBVENTIONS DU GOUVERNEMENT DU QUÉBEC REPORTÉES

 

Haut16. FRAIS FINANCIERS

 

Haut17. INSTRUMENTS FINANCIERS

Risque de taux d’intérêt

Les actifs et les passifs financiers de la Bibliothèque nationale qui portent intérêt sont à taux fixe et, par conséquent, les risques de fluctuation de taux auxquels cette dernière est exposée sont minimes.

Juste valeur des instruments financiers

 

Subventions du gouvernement du Québec à recevoir

Compte tenu du fait que les subventions du gouvernement du Québec à recevoir relatives aux emprunts à long terme sont assorties des mêmes conditions que celles s’appliquant aux emprunts afférents, au 31 mars 2005, la juste valeur de la subvention à recevoir du gouvernement du Québec de 178 181 391 $ (2004 : 134 195 674 $) s’établit à 180 819 773 $ (2004 : 135 574 643 $), soit le total de la juste valeur de la dette à long terme augmentée des engagements du gouvernement affectés à des projets spécifiques.

 

Dette à long terme

Au 31 mars 2005, la juste valeur des dettes à long terme de 44 514 887 $ (2004 : 48 848 180 $) s’établissait à 46 957 847 $ (2004 : 51 222 809 $), compte tenu de l’actualisation des flux de trésorerie au taux d’intérêt du marché pour des titres présentant des conditions et caractéristiques semblables.

Autres éléments d’actifs et de passifs

La juste valeur des espèces et quasi-espèces, des placements temporaires, des débiteurs, des créditeurs et frais courus, des emprunts temporaires et des intérêts à payer est équivalente à leur valeur comptable étant donné la courte période avant l’échéance.

Marge de crédit autorisé

La Bibliothèque nationale a une marge de crédit autorisé de 1 000 000 $, auprès d’une banque, renouvelable annuellement le 31 juillet, dont 335 000 $ a été affecté à une lettre de garantie.  Au 31 mars 2005 aucun montant n’est prélevé.

 

Haut18. ENGAGEMENTS

La Bibliothèque nationale s’est engagée en vertu de contrats de location-exploitation échéant à diverses dates jusqu’au 31 juillet 2006 pour des locaux et de l’équipement. La dépense de l’exercice terminé le 31 mars 2005 concernant ces contrats s’élève à 1 266 692 $, dont 1 107 143 $ concernent les baux conclus avec la Société immobilière du Québec (SIQ). En date du 31 mars 2005, la BNQ n’avait plus aucun bail signé avec la SIQ.  Pour les contrats d’équipement, la pénalité rattachée à la résiliation s’élève à 17 420 $.

De plus, la Bibliothèque nationale a conclu des contrats pour différents services et des dépenses en immobilisations. En date de fin d’exercice, ses engagements sont les suivants :

 

Par ailleurs, la Bibliothèque nationale s’est engagée à remettre à des institutions d’enseignement ou à des particuliers des sommes totalisant 77 000 $ par année afin d’appuyer la recherche et la formation en bibliothéconomie.

 

Haut19. ÉVENTUALITÉS

La Bibliothèque nationale du Québec a délivré une lettre de garantie bancaire irrévocable en faveur de la Ville de Montréal au montant de 335 000 $. Cette garantie couvre d'éventuels travaux de réfection sur le domaine municipal résultant des travaux de construction.  Elle est délivrée pour une durée d'une année, mais renouvelable jusqu'à la fin des travaux autorisés par la Ville de Montréal. Elle devient périmée le 61e jour suivant la réception d'un avis d'expiration de la Ville de Montréal. Il est impossible d'estimer les coûts éventuels associés à cette garantie ; en conséquence, aucune provision n'est comptabilisée.

L’adjudicataire du lot 3 du décret de construction, Axor Construction Canada Inc., n’a pas signé son contrat selon la soumission déposée et les engagements conclus, alléguant une violation des conditions d’appel d’offres. Il réclame de la Bibliothèque nationale un montant de 3 405 034 $ avec intérêts et l’indemnité additionnelle prévue au Code civil du Québec. La Bibliothèque nationale, quant à elle, réclame de Axor Construction Canada Inc. et de Compagnie d’assurance London Garantie, solidairement, la somme de 2 095 000 $  avec intérêts et l’indemnité additionnelle prévue au Code civil du Québec et de Axor Construction Canada Inc., seule, la somme de 235 156 $ avec intérêts et l’indemnité additionnelle prévue au Code civil du Québec ainsi que les frais extra-judiciaires engagés. Il est impossible d’effectuer une prévision valable sur l’issue de ces deux affaires. En conséquence, aucune provision n’est comptabilisée.

Haut20. INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES CONCERNANT LES FLUX DE TRÉSORERIE

Haut21. OPÉRATIONS ENTRE APPARENTÉS

En plus des opérations entre apparentés déjà divulguées dans les états financiers, la Bibliothèque nationale est apparentée avec tous les ministères et les fonds spéciaux ainsi qu’avec tous les organismes et entreprises contrôlés directement ou indirectement par le gouvernement du Québec ou soumis, soit à un contrôle conjoint, soit à une influence notable commune de la part du gouvernement du Québec. À l’exception des transactions mentionnées ci-après, la Bibliothèque nationale n’a conclu aucune opération commerciale avec ces apparentés autrement que dans le cours normal de ses activités et aux conditions commerciales habituelles. Ces opérations ne sont pas divulguées distinctement aux états financiers.

La Bibliothèque nationale a conclu une convention d’occupation et de prêt d’espace en décembre 2000. Cette entente vise le prêt de locaux et d’équipements, les taxes ainsi que les frais de chauffage et d’éclairage pour les activités de conservation des Archives nationales du Québec, entité relevant du ministère de la Culture et des Communications. Aucune contrepartie n’est reçue en vertu de cette entente. La valeur comptable de cette transaction est évaluée à 307 461 $ (2004 : 308 199 $).

La Bibliothèque nationale a conclu une entente avec le ministère de l’Emploi, de la Solidarité et de la Famille dans laquelle Emploi-Québec s’engage à assumer les coûts d’implantation et de fonctionnement du Centre Emploi-Carrière et ce, en ce qui concerne les ressources documentaires, humaines et matérielles. À cette fin, il s’engage à assumer le coût initial d’acquisition, n’excédant pas 160 000 $, d’une collection de 4 400 ressources documentaires qui deviennent la propriété de la Bibliothèque nationale. Emploi-Québec s’engage également à assurer pour une période de cinq ans, les coûts liés au renouvellement des collections jusqu’à concurrence de 50 000 $ par année. 

Haut22.  FUSION AVEC LES ARCHIVES NATIONALES DU QUÉBEC

La loi modifiant la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec, la Loi sur les archives et d’autres dispositions législatives (L.Q., 2004, chapitre 25) sanctionnée le 14 décembre 2004, prévoit la fusion de la Bibliothèque nationale et des Archives nationales du Québec à une date à déterminer.  À la date de préparation des états financiers, l’incidence financière de cette fusion sur l’actif et le passif de la Bibliothèque nationale n’a pu être déterminée.

 

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.