Rapport annuel BNQ 2004-2005

DIRECTION GÉNÉRALE DE LA DIFFUSION

Table des matières


À l’aube de l’ouverture officielle de la Grande Bibliothèque, tous les éléments sont en place pour accueillir la clientèle : les ressources humaines, documentaires, matérielles et informatiques, les politiques et procédures de service, la programmation des activités d’ouverture, ainsi que les outils de communication et de promotion. Et cela est le fruit d’une collaboration extraordinaire et soutenue de toutes les unités administratives de la BNQ et des personnes compétentes et dévouées qui les animent.

En 2004-2005, les actions de la Direction générale de la diffusion (DGD) ont été centrées presque exclusivement sur l’ouverture de la Grande Bibliothèque. Une gestion continue de ce vaste et ambitieux projet, extrêmement mobilisateur, a permis d’assurer l’aboutissement de nombreux éléments garants d’une ouverture réussie : élaboration de politiques de services ; constitution des nouvelles collections et déménagement des collections existantes ; implantation des systèmes informatiques et de télécommunication requis pour le service à la clientèle ; réalisation de devis, réception, aménagement et installation du mobilier et des équipements ; composition et formation de l’équipe ; mise en place des services aux milieux documentaires ; démarrage des services à distance grâce au nouveau portail Internet qui a été mis en ligne en janvier 2005 et officiellement lancé en mars de la même année, à Québec ; et mise en place du Centre de relations clients et du Service de référence à distance.

HautLes ententes avec les partenaires

Au cours de l’exercice 2004-2005, après quelques années de travail en ce sens, la BNQ a conclu les ententes liées à plusieurs des services offerts à la Grande Bibliothèque. Ainsi, plusieurs membres des directions de la DGD ont contribué activement aux dossiers clés que sont la conclusion de l’entente avec la Ville de Montréal ; la signature des ententes avec l’Institut Nazareth et Louis-Braille (INLB) et La Magnétothèque, pour le transfert du Service québécois du livre adapté (SQLA) ; la conclusion de l’entente avec Emploi-Québec, pour le Centre emploi-carrière ; celle de l’entente de principe intervenue avec le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles, pour le service aux nouveaux arrivants ; et la négociation des conventions collectives. De même, la BNQ a rencontré des représentants de l’Institut national canadien pour les aveugles (INCA) et a amorcé des échanges avec l’organisme dans le but d’établir une collaboration pour un accès élargi au livre adapté en français et en anglais.

Tout au long de l’année, et avant la signature de l’entente avec la Ville de Montréal, un comité de travail ad hoc composé de représentants de la Bibliothèque centrale de Montréal (BCM) et de la BNQ a assuré le transfert réussi des services et des collections de la BCM vers la Grande Bibliothèque. Entre janvier et mars 2005, le personnel de la BCM s’est joint à l’équipe de la BNQ et a largement contribué à la mise en rayon des collections.

Les membres du comité de liaison du Service québécois du livre adapté (SQLA) – comité constitué conformément à l’entente signée en août 2004 – se sont réunis pour la toute première fois le 22 septembre 2004, puis à sept autres reprises au cours de l’exercice financier. Les représentants de l’INLB et de La Magnétothèque ont contribué aux travaux accélérés de la BNQ pour concrétiser le transfert, à la Grande Bibliothèque, des services et collections provenant de ces deux organismes. Le personnel de ces institutions, incluant le coordonnateur du SQLA, a travaillé intensément au déménagement des collections, au transfert des dossiers des abonnés, à l’adaptation des systèmes informatiques et au développement du portail du SQLA destiné aux personnes ayant une déficience visuelle.

HautPrésence dans le milieu, concertation et échanges

La Direction générale de la diffusion a maintenu une présence active dans les milieux documentaire et culturel et a poursuivi des échanges ponctuels avec ses pairs.

En août 2004, la directrice générale de la diffusion a participé à la 70e conférence de l’International Federation of Library Associations (IFLA), à Buenos Aires, et à la session de précongrès portant sur l’usager des services virtuels, à Sao Paulo.

Les prix d’excellence en bibliothéconomie ont été remis à une finissante de la Graduate School of Library and Information Science de l’Université McGill, Mme Renea Satterley, au siège social de la BNQ, le 28 septembre 2004, et à Mme Marie-Anne Gélinas, une finissante en techniques de la documentation du cégep de Trois-Rivières, au congrès de l’Association pour l’avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED), le 26 octobre 2004. Sur recommandation du jury, le prix Marie-Claire-Daveluy n’a pas été décerné cette année.

Coordonné par la Direction des services aux milieux documentaires, le Consortium d’acquisition de ressources électroniques du Québec (CAREQ) a concrétisé l’achat d’une première ressource acquise en commun. Grâce aux travaux du comité de négociation, lequel est dirigé par la coordonnatrice des acquisitions et du développement des collections de la BNQ, la version électronique de l’Encyclopædia Universalis est offerte depuis septembre 2004 à plus de trois millions de Québécois. Plusieurs autres ressources font l’objet de négociations intensives, solidement appuyées par la contribution professionnelle de la BNQ.

Des membres de la Direction générale de la diffusion ont siégé à divers comités de travail : la directrice des services aux milieux documentaires, qui fait partie du comité scientifique sur la révision des normes pour les bibliothèques publiques mis sur pied par l’ASTED ; et la directrice générale de la diffusion, qui est membre du comité consultatif pour l’organisation du congrès de l’IFLA, lequel aura lieu à Québec en 2008. Cette dernière a également participé à des travaux de planification et de développement stratégique d’institutions québécoises, soit à une session de travail pour la Graduate School of Library and Information Science de l’Université McGill, le 10 septembre 2004, et à quelques rencontres portant sur le diagnostic des bibliothèques de Montréal, en appui au ministère de la Culture et des Communications. Le 18 octobre 2004, la directrice générale de la diffusion a présenté le projet de la Grande Bibliothèque lors de la Maine Libraries Conference, à Augusta.

De même, plusieurs membres de la DGD ont participé aux célébrations des 40 ans de Services documentaires multimédia inc., le 23 septembre 2004, ainsi qu’à une rencontre d’échanges avec des représentants de la maison d’édition Gallimard, le 27 octobre 2004.

La Direction générale de la diffusion a mis sur pied et piloté une délégation multidisciplinaire de la BNQ, qui s’est rendue à Seattle en septembre 2004. Cette mission, qui a permis aux représentants de la BNQ d’en apprendre davantage au sujet du succès de la nouvelle bibliothèque centrale de Seattle, ouverte en mai 2004, s’est avérée très bénéfique à la préparation des divers éléments liés à l’inauguration et à l’ouverture de la Grande Bibliothèque : services, équipements, immeuble et sécurité, communication et relations publiques, gestion d’événements, etc.

La DGD a maintenu sa participation à différents comités internes : comité directeur sur la numérisation ; comité consultatif du conseil d’administration de la BNQ sur les services et les collections ; présence à des réunions du conseil d’administration de la BNQ et présidence du comité directeur des systèmes de gestion documentaire (SYSDOC). Plusieurs instances créées pour les fins spécifiques de l’ouverture de la Grande Bibliothèque ont également requis la présence active et soutenue de la DGD : comité de planification stratégique de projet ; comités thématiques de planification et de mise en œuvre ; comité de suivi du projet global ; comité sur le vaste programme d’acquisition du mobilier, de l’appareillage et de l’outillage (MAO) ; et comité pour l’inauguration de la Grande Bibliothèque, dont faisait partie la firme de gestion d’événements retenue pour accompagner la BNQ dans cette étape cruciale.

Au chapitre des communications externes, la DGD a collaboré à la production des numéros Automne 2004 et Hiver 2005 de À rayons ouverts, la revue de la BNQ, en rédigeant des articles de fond sur les collections et sur les services offerts à la Grande Bibliothèque. Elle a aussi collaboré étroitement au développement du contenu d’un numéro spécial de la revue professionnelle québécoise publiée par l’ASTED, Documentation et bibliothèques, et de celui du cahier spécial de la BNQ portant sur la Grande Bibliothèque.

Par ailleurs, vers la fin de l’année 2004-2005, les demandes d’entrevues avec la directrice générale de la diffusion et d’autres membres de la DGD, que ce soit dans le cadre des relations médias de la BNQ ou en vue du tournage du film sur la Grande Bibliothèque, ont été de plus en plus nombreuses.

HautSystèmes informatiques et nouveau portail Internet

Cette année encore, la Direction générale de la diffusion a travaillé intensément à l’implantation des systèmes ainsi qu’à l’intégration et à la conversion de nombreuses données : système de gestion de la relation-client, données sur les abonnés de la BCM, du SQLA et sur les nouveaux abonnés, constitution du catalogue unifié du SQLA, lancement de Romans@lire, développement de nouveaux services dont les listes de nouveautés, etc.

La Direction générale de la diffusion s’est grandement investie dans la conception et le développement du nouveau portail Internet de la BNQ, depuis l’organisation de l’information et des services sur le portail jusqu’au développement du contenu du portail Jeunes et de celui du portail SQLA, en passant par la rédaction de nombreux textes et la création de formulaires pour les services à distance.

Le projet du catalogue collectif québécois a, lui aussi, suivi son cours et c’est au début de l’année 2005-2006 que commencera vraisemblablement l’implantation du logiciel retenu. Déjà, la Direction des services aux milieux documentaires a reçu des propositions de participation volontaire à la mise en place de cet outil qui joue un rôle prépondérant dans la mise en réseau des bibliothèques québécoises.

HautL’équipe de la Direction générale de la diffusion

Forte d’une équipe de gestionnaires à la fois bien établie et stable, la Direction générale de la diffusion a été en mesure d’accueillir en 2004-2005 un nombre exceptionnel de nouveaux membres provenant soit de la Ville de Montréal, de La Magnétothèque, de l’INLB ou encore recrutés à l’automne 2004. Globalement, les effectifs sont passés de 75 à 360 entre avril 2004 et mars 2005. Ce chiffre ne témoigne toutefois pas des nombreux mouvements internes de personnel, que la Direction des acquisitions et du traitement documentaire a connus ; à cet égard, il est important de souligner que, afin d’atteindre les objectifs liés à l’ouverture de la Grande Bibliothèque, les gestionnaires ont dû combler des postes occasionnels laissés vacants par des personnes ayant obtenu des postes permanents à la Direction des services à la clientèle ou ailleurs au sein de l’institution.

Au début de l’année 2005 s’est concrétisé un programme de formation soigneusement élaboré et planifié par la Direction des ressources humaines pour répondre aux besoins identifiés, avec le concours de firmes externes et des spécialistes de la Direction des technologies de l’information et des télécommunications, de la Direction des acquisitions et du traitement documentaire et de la Direction des services à la clientèle.

Aussi, à quelques semaines de l’ouverture de la Grande Bibliothèque, une véritable équipe était formée, solidaire et compétente, prête à accueillir les usagers. La structure de cette équipe prend forme dans un organigramme qui n’a pas connu de modification majeure en 2004-2005.

 

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.