Rapport annuel BNQ 2004-2005

DIRECTION GÉNÉRALE DE L’ADMINISTRATION ET DES SERVICES INTERNES

Table des matières


DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES

La Direction des ressources financières a participé activement au développement de la BNQ, tant au plan de la gestion des finances que de la gestion de la paie et de l’approvisionnement.

Des liens constants ont été maintenus avec les organismes centraux sur la gestion financière et le financement. Les gestionnaires ont été soutenus dans leur évaluation des besoins financiers et du suivi budgétaire de leur unité administrative respective. De plus, la Direction des ressources financières a procédé au développement de sa propre équipe.

De même, au cours de l’année 2004-2005, elle a implanté un progiciel financier qui a nécessité l’adaptation et la maîtrise des fonctionnalités de Virtuo en matière de comptabilité. La formation et le soutien aux divers utilisateurs ont été offerts par le personnel de la direction. L’accès, pour les gestionnaires, à de l’information financière directement en ligne, un meilleur contrôle interne, une réduction sensible des délais de fermeture et des analyses financières plus détaillées sont quelques-uns des nombreux avantages de ce système.

Le système de paie, MédiSolution, est maintenant utilisé depuis plus d’un an. De même, l’implantation du logiciel Médiservice permet dorénavant à chaque employé d’accéder, de façon électronique, à ses bordereaux de paie. L’interface entre MédiSolution et le progiciel financier permet désormais l’imputation du système de paie au système financier, et ce, électroniquement. 

L’augmentation massive du nombre d’employés réguliers, ces derniers passant de 270 à 453, de même que l’intégration des employés de la Ville de Montréal et de l’Institut Nazareth et Louis-Braille, ont nécessité un travail considérable. Enfin, la prise en charge des T-4 et des Relevés 1 par la BNQ s’est effectuée sans encombre.

La mise en place de tous les éléments de la Grande Bibliothèque a nécessité la gestion de près d’une centaine d’appels d’offres, en plus des soumissions sur invitation. Recherche de produits, suivi des devis techniques, rédaction d’appels d’offres, participation aux comités de validation, suivi quotidien auprès des fournisseurs, respect de la réglementation, validation ponctuelle auprès de la Direction des affaires juridiques, organisation et suivi des livraisons auprès des fournisseurs, suivi de la conformité pour chacun des appels d’offres et suivis auprès des gestionnaires requérants ont nécessité une implication très généreuse de la très petite équipe de quatre personnes affectées à ces tâches. Malgré des délais très serrés, tous les éléments nécessaires à l’ouverture de la Grande Bibliothèque ont été livrés à temps et conformément aux budgets autorisés. Un suivi constant des échéanciers, des budgets et de validation technique a été exercé tout au long du processus d’approvisionnement.

 

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.