Rapport annuel 2003-2004 de la Bibliothèque nationale du Québec

Secrétariat général et affaires juridiques

Table des matières

Diverses politiques ou réglementations générales et procédures ont été élaborées, révisées ou adoptées au cours de l’exercice 2003-2004, entre autres en matière d’expositions, de numérisation, de révision linguistique, de langue de communication et de travail, de documentation professionnelle, de site Internet et de ressources humaines (programme d’aide aux employés, mesures d’accès à l’égalité en emploi).

Le cahier des politiques et réglementations de la BNQ est continuellement mis à jour et est rendu disponible sur papier pour les membres du conseil d'administration et électroniquement pour le personnel de la BNQ.

Comité sur la politique linguistique de la BNQ

Ce comité interne est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il a poursuivi ses activités les 4 avril, 19 juin, 10 septembre et 22 octobre 2003 et les 20 janvier et 26 février 2004.

Le comité veille à la mise en œuvre de la politique sectorielle de l'institution, plus particulièrement dans les domaines des technologies de l'information, des communications et des publications internes et externes ; il supervise également l'évaluation de la qualité du français au sein du personnel de la BNQ, et propose diverses mesures de sensibilisation.

Ainsi, au cours de l'exercice financier 2003-2004, le comité a procédé à une révision de la politique linguistique de la BNQ dans le contexte de l'ouverture de la Grande Bibliothèque et de la mise en place de nouveaux services à la clientèle. Trois aspects de cette politique ont été revus : la langue utilisée pour l'accueil et les services à la clientèle, la langue de communication orale et écrite et les langues de traduction des documents. Ces propositions de modification seront soumises pour approbation à l'Office québécois de la langue française au cours de la prochaine année.

Le comité a élaboré et recommandé l'adoption d'une directive concernant la révision linguistique des documents de la BNQ. Cette directive, entrée en vigueur en décembre 2003, a pour objectifs d'assurer la qualité du français dans les documents de la BNQ et de prévoir la désignation de personnes-ressources pouvant procéder à la révision de documents dans chaque unité administrative. Le comité a également élaboré un programme de perfectionnement en français à l'intention des employés. À la suite de ses recommandations, la BNQ a acquis un logiciel de correction linguistique.

La BNQ a continué de collaborer avec l'Office québécois de la langue française et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans les technologies de l'information.


Le comité est composé des personnes suivantes :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente

Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire

Danielle Chagnon, directrice des services à la clientèle, Direction générale de la diffusion

Daniel Dubeau, directeur des communications et des relations publiques

Isabelle Lafrance, avocate, Secrétariat général et direction des affaires juridiques

Réal Martineau, directeur de l'infrastructure technologique, Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

Silvia Burgin, conseillère en ressources humaines, Direction générale de l'administration et des services internes

Suzanne Rousseau-Dubois, directrice du traitement documentaire de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation


Comité sur la protection des renseignements personnels

Ce comité interne est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il s'est réuni le 10 novembre 2003 et a poursuivi ses activités tout au long de l'année.

Les priorités établies pour l'exercice financier 2003-2004 ont été atteintes. Ainsi, le comité a proposé la mise à jour du plan d'action de la BNQ en matière de protection de renseignements personnels, des lignes directrices sur le registre d'autorité et les procédures d'octroi des accès. Il a également permis à la présidente-directrice générale de préciser ses attentes à l'égard des gestionnaires et des employés de l'institution.

Le comité a, de plus, procédé à l'inventaire et à la mise à jour des fichiers contenant des renseignements personnels et recommandé diverses mesures de sensibilisation.

Enfin, le comité a amorcé un nouvel audit informationnel des fichiers contenant des renseignements personnels à la suite de celui effectué lors de la fusion de l'ancienne Bibliothèque nationale du Québec et de la Grande bibliothèque du Québec.

Les employés chargés de la protection des renseignements personnels ont continué de participer aux séances de formation offertes par le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration et tout nouvel employé de la BNQ, dont tout gestionnaire, est sensibilisé au respect de la protection des renseignements personnels. De plus, les engagements pris par le passé continuent de prévaloir.

Plusieurs activités de sensibilisation et d'information à l'intention du personnel ont eu lieu au cours de cet exercice financier : un dépliant d'information a été distribué à l'ensemble des employés et plusieurs capsules d'information ont été publiées dans le journal électronique interne de la BNQ.

La BNQ a par ailleurs produit à la Commission d'accès à l'information sa déclaration annuelle relativement à la constitution de fichiers contenant des renseignements personnels.

La Commission d'accès à l'information a approuvé avec quelques modifications le projet de protocole d'entente entre la BNQ et la Ville de Montréal concernant la communication et l'échange de renseignements personnels visant les abonnés de la Bibliothèque centrale de Montréal et de bibliothèques en arrondissement de Montréal. Ce protocole d'entente permettra à la BNQ de continuer à desservir adéquatement les Montréalais lorsque la Grande Bibliothèque prendra la relève des services présentement offerts par la Bibliothèque centrale de Montréal.


Le comité est composé des personnes suivantes :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente

Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire

Manon Beauchemin, documentaliste, Secrétariat général et direction des affaires juridiques, remplacée en cours d'année par Cécile Tremblay.

Louise Boutin, directrice des ressources financières, Direction générale de l'administration et des services internes

Maureen Clapperton, directrice des acquisitions de la collection patrimoniale, Direction générale de la conservation

Isabelle Lafrance, avocate, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Dominique Michaud, directrice des ressources humaines, Direction générale de l'administration et des services internes

Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

Ce comité collabore étroitement avec le comité sur la sécurité informatique.

La présidente-directrice générale a signifié ses attentes à tous les cadres supérieurs et gestionnaires de l'institution, qui doivent faire de même auprès des employés placés sous leur responsabilité.


Comité sur la sécurité informatique

Ce comité interne est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il s'est réuni le 24 novembre 2003 et a poursuivi ses activités tout au long de l'année.

Le comité a amorcé un audit informationnel qui se poursuivra au cours de la prochaine année financière.

Il a également recommandé diverses mesures d'information et de sensibilisation du personnel de la BNQ. Un dépliant d'information a notamment été distribué à tous les employés pour les sensibiliser à l'importance du respect des normes en matière de sécurité informatique.

Enfin, les volets de la sécurité et de la protection des renseignements personnels ont continué à être pris en considération dans le développement et la configuration du système intégré de gestion documentaire (SIGD) et du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'institution.


Le comité est composé des personnes suivantes :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente

Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire

Manon Beauchemin, documentaliste, Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Steeve Fillion, analyste informatique en télécommunications et en sécurité, Direction de l'infrastructure technologique, Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

Monique Goyette, directrice générale de l'administration et des services internes

Hélène Roussel, directrice générale de la diffusion

Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

Richard Thouin, directeur de la sauvegarde des collections, Direction générale de la conservation

Direction générale des technologies de l’information et des télécommunications

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