Rapport annuel 2003-2004 de la Bibliothèque nationale du Québec

Direction générale des technologies de l’information et des télécommunications

Table des matières

Un chantier virtuel de plus en plus visible

Au cours de l'exercice 2003-2004, la Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications (DGTIT) a intensifié les travaux visant la mise en place de l'ensemble des systèmes requis pour l'ouverture de la Grande Bibliothèque, au printemps 2005. Durant cette même période, elle a également assuré le remplacement ou la mise en service de nouveaux systèmes destinés à satisfaire les besoins courants de la BNQ.

Outre les développements mentionnés ci-après, l'équipe de la DGTIT a dû soutenir les opérations quotidiennes de la Bibliothèque. Cette mission a été accomplie dans le contexte d'un accroissement majeur du nombre d'employés et d'une introduction de nouveaux processus administratifs entraînant une gestion importante du changement pour le personnel concerné.

Le système intégré de gestion documentaire (SIGD)

Au cours de l'exercice 2003-2004, la DGTIT a poursuivi les travaux de mise en place d'un système intégré de gestion documentaire (SIGD). Ces travaux ont commencé en juin 2002, en partenariat avec le regroupement CGI/BiblioMondo.

Ce système recouvre les fonctions de base de la gestion documentaire (acquisitions, traitement, prêt sur place et entre bibliothèques), la bibliothèque numérique, le catalogue collectif des bibliothèques publiques du Québec et le portail qui va donner accès à l'ensemble des services de la BNQ offerts sur Internet.

Plusieurs volets du SIGD ont été déployés au cours de l'année :

- un catalogue unifié, résultant de la fusion du catalogue des collections patrimoniales de la BNQ, de la collection de diffusion de la Grande Bibliothèque et de celle de la Bibliothèque centrale de Montréal ;

- différents modules de gestion (acquisitions, dépôt légal, périodiques, etc.), dans de nouvelles versions actualisées;

-les premiers volets de l'entrepôt de données institutionnelles, qui va servir à exploiter les données statistiques provenant de l'ensemble des systèmes documentaires ou administratifs de la Bibliothèque.

Le progiciel de gestion intégrée (PGI)

En juin 2003, à la suite d'un appel d'offres public, le regroupement formé des firmes Systematix technologies de l'information, Conseillers Info-Oriente (CIO) et Avantech Informatique a amorcé la mise en place d'un progiciel de gestion intégré (PGI) visant à soutenir l'ensemble des activités de nature administrative de la Bibliothèque : ressources humaines, financières et matérielles. La BNQ a aussi retenu les services du fournisseur de systèmes de paie MédiSolution.

La mise en place de ce nouveau système prévoyait deux temps forts : le début de l'année civile 2004 pour l'implantation du nouveau système de paie et la fin de l'exercice financier (31 mars 2004) pour la mise en service des fonctions financières et d'approvisionnement. L'échéancier a été respecté et une grande partie du système de ressources humaines (gestion du temps et de la paie) était en service le 1 er janvier 2004.

La gestion de la relation client/contact

En mars 2004, également à la suite d'un appel d'offres public, la DGTIT a amorcé l'implantation d'un progiciel de gestion de la relation client (GRC). Ce système vise à gérer les interactions avec l'ensemble des clients et contacts de la Bibliothèque (abonnés, partenaires, fournisseurs, etc.). Comme le SIGD et le PGI, cet outil sera lié à l'entrepôt de données institutionnelles, pour réaliser toutes les analyses statistiques utiles et obtenir des indicateurs de gestion.

Les services sur Internet

Indépendamment des différents chantiers informatiques qui vont aboutir à un nouveau portail disponible à l'ouverture de la Grande Bibliothèque, la DGTIT a poursuivi l'amélioration de son site Internet, accessible aux Québécois peuimporte où ils se trouvent.

Les travaux d'harmonisation des contenus du site Internet résultant de la fusion des deux anciens organismes (BNQ et GBQ) se sont poursuivis. Les efforts soutenus sur 18 mois (modification de 30 000 pages Internet), en vue de rendre le site conforme aux normes internationales d'accessibilité de la WAI (Web Accessibility Initiative) pour les personnes handicapées visuelles, ont permis d'obtenir une certification WAI de niveau 1 en septembre 2003.

Un effort particulier a été fait pour améliorer la vitesse d'accès au catalogue IRIS et, plus largement, aux différents éléments du site Internet, y compris la Bibliographie du Québec et le système de gestion des curriculum vitæ.

La DGTIT a, de plus, amorcé le développement d'un intranet destiné au personnel de la BNQ.

La bibliothèque numérique et la gestion des documents électroniques

Le développement de la bibliothèque numérique, riche actuellement de quelque 33 000 documents, passe par la mise en œuvre d'un programme de numérisation, dont un premier volet a été réalisé au cours de l'exercice 2003-2004. Huit projets de numérisation, sélectionnés par les Directions générales de la conservation et de la diffusion, ont été entrepris. Ils concernent des documents de nature très variée (livres, périodiques, journaux, illustrations, partitions musicales, enregistrements sonores).

Ces ressources vont progressivement être mises en service sur Internet au cours de l'exercice 2004-2005, à la faveur de la refonte complète de la bibliothèque numérique, dans le nouveau système de gestion documentaire de la Bibliothèque.

La gestion des documents administratifs, notamment sous forme électronique, a fait l'objet d'un examen en vue de déterminer les orientations technologiques appropriées pour l'avenir.

L'infrastructure technologique

La DGTIT a poursuivi le déploiement de l'architecture technologique requise pour soutenir le développement et les services offerts à l'ouverture de la Grande Bibliothèque. Les nouveaux équipements, surtout des serveurs et des équipements de télécommunication, sont installés dans une salle informatique temporaire. Cette salle située rue Holt possède toutes les facilités d'une salle informatique moderne. Le déménagement vers le nouvel édifice du boulevard De Maisonneuve est planifié pour l'automne 2004.

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