Rapport annuel 2003-2004 de la Bibliothèque nationale du Québec

La direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence

Table des matières

Pour la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence, l'année 2003-2004 a été intense, tant sur le plan de l'acquisition de documents, de la préparation des collections à transférer que de l'implantation des systèmes informatiques. Au-delà de ses activités régulières, le personnel de la Direction s'est impliqué dans plusieurs comités de travail et activités extérieures : comités de gestion et de négociation du Consortium d'acquisition de ressources électroniques (CAREQ), comités de rédaction des bulletins externe et interne de la BNQ, À rayons ouverts et Filigrane, présidence du jury des prix d'excellence de la BNQ pour l'année 2004, présences aux salons du livre québécois, au congrès conjoint de l'American Library Association et de la Canadian Library Association à Toronto, à la Feria internacional del libro (FIL) de Guadalajara, au sous-comité de négociation pour le service aux nouveaux arrivants, aux comités administratifs internes de mise en place des services en vue de l'ouverture de la Grande Bibliothèque.

L'équipe et les fournisseurs externes

L'équipe de direction s'est modifiée sensiblement : une nouvelle personnes'est jointe à la BNQ comme coordonnatrice du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence pour combler le poste laissé vacant par la promotion de sa titulaire dans la fonction de directrice des acquisitions et du traitement documentaire. Par ailleurs, plutôt stable en 2003-2004, le groupe de la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence s'est néanmoins enrichi de quatre nouveaux postes permanents. Au 31 mars 2004, l'équipe était composée de 12 permanents et de 37 employés contractuels. Durant la saison estivale, six étudiants se sont ajoutés à l'équipe du traitement documentaire pour le projet d'indexation des romans en français.

En 2003-2004, la BNQ a de nouveau eu largement recours au service de consultants externes, tous bibliothécaires d'expérience. La BNQ fait toujours appel à des firmes extérieures pour une large part des activités de traitement catalographique, de reliure et de préparation matérielle. Ces firmes sont : les Services documentaires multimédia (SDM) pour le traitement des livres en français, le Centre régional de services aux bibliothèques publiques du Centre-du-Québec, de Lanaudière et de la Mauricie (CRSBP CQLM) pour le traitement dérivé des livres en anglais, ainsi que Reliure Travaction, Reliures Caron et Létourneau et BiblioRPL pour les travaux de reliure et de préparation matérielle des documents. Plusieurs appels d'offres ont été lancés pour l'acquisition de disques compacts, de bandes de détection, de traitement matériel, etc.

Les collections de la Grande Bibliothèque

La formation des importantes collections à offrir à la clientèle dans le nouvel édifice de diffusion du boulevard De Maisonneuve a constitué en 2003-2004 la principale activité de la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence. Les documents proviennent de collections existantes dans une proportion de 79 %, soit de la collection de diffusion de la BNQ (44 %), de la Bibliothèque centrale de Montréal (33 %), des collections de l'Institut Nazareth et Louis-Braille, de La Magnétothèque et d'autres partenaires (2 %). Une part significative des documents qui seront offerts à l'ouverture de la Grande Bibliothèque (21 %) sera constituée de nouvelles acquisitions en cours depuis décembre 2001.

Nouvelles acquisitions

Au total, 475 000 nouveaux documents seront offerts aux clients de la Grande Bibliothèque : 350 000 livres et 125 000 documents audiovisuels et électroniques.

Au 31 mars 2004, plus de 210 000 documents avaient été acquis et mis en traitement. À partir de janvier 2004, l'acquisition de nouveautés s'est intensifiée, notamment en vue du développement de la collection de la Bibliothèque Actualités, qui offrira principalement des documents récemment parus. En 2003-2004 a commencé l'acquisition d'enregistrements sonores, de guides de voyage, etc.

Développement des collections

En collaboration avec la Direction des services à la clientèle, les orientations pour le développement des collections d'enregistrements vidéo, de logiciels et de cédéroms et pour le développement de la collection multilingue ont été établies. De même, l'élaboration de profils de collections spécifiques s'est poursuivie.

Un comité composé de membres de la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection patrimoniale et de la Direction des services à la clientèle a élaboré les lignes directrices en matière de développement des collections de référence, de périodiques et de ressources électroniques : l'achat de ces documents commencera dès le début de l'exercice 2004-2005.

Analyse des collections à transférer

Une vaste opération d'analyse de la collection à transférer, et plus particulièrement de celle de la Bibliothèque centrale de Montréal, a été mise sur pied afin d'optimiser l'utilisation de ces documents à la Grande Bibliothèque et d'offrir à la clientèle de vastes collections attrayantes et conviviales. Les doublons non requis seront exclus du transfert ; les ouvrages désuets non intéressants à conserver dans le fonds documentaire et les exemplaires usés seront également écartés. Certains documents abîmés feront l'objet de reliure ou de remplacement. Cette démarche tient compte des clientèles et des mandats de la BNQ et permet de planifier la localisation des documents dans la Grande Bibliothèque.

Étant donné l'ampleur de la tâche, des stratégies globales ont été élaborées afin de cibler les ensembles qui requéraient une attention particulière. Des bibliothécaires contractuels de même que plusieurs bibliothécaires de la Direction des services à la clientèle de la BNQ participent à ces travaux, que coordonne la Section des acquisitions et du développement de la collection de prêt et de référence.

En complément à cette analyse des documents à transférer, la comparaison de certaines collections de la BCM avec celles de la BNQ a été entreprise. Cette opération a notamment été menée pour des collections de revues, de microformes, de publications gouvernementales ainsi que pour certaines collections spécifiques de monographies. Cette action se poursuivra par la comparaison des secteurs de généalogie présents dans les deux institutions.

Un nouveau catalogue fusionné et enrichi : 1 200 000 notices

L'année 2003-2004 a permis de franchir une étape importante dans la concrétisation de la fusion entre la BNQ et l'ex-GBQ par l'union des catalogues des deux institutions. Depuis le mois d'août 2003, les équipes de la Direction générale de la conservation et de la Direction générale de la diffusion travaillent dans un catalogue unifié. Pour y parvenir, de nombreuses initiatives ont été nécessaires, notamment l'analyse des données et de leur structure, l'élaboration de spécifications et d'un algorithme de conversion, la validation en plusieurs cycles des données converties. Le catalogue fusionné de la BNQ comporte plus de 1,2 million de notices qui deviendront accessibles dans le catalogue en ligne lorsque la collection de prêt et de référence sera offerte, dès l'ouverture de la Grande Bibliothèque. Entre-temps, seules les notices correspondant à la collection patrimoniale québécoise sont présentes dans le catalogue IRIS sur Internet.

Par ailleurs, l'intégration de données bibliographiques à ce jour non présentes dans le catalogue public IRIS a nécessité des efforts importants qui conduiront à un enrichissement significatif du catalogue de la BNQ au courant de l'année 2004-2005. Ainsi, seront désormais repérables au catalogue : les cartes postales, les cartes géographiques en série et anciennes, les disques 78 tours, des documents d'iconographie documentaire et un index unique de revues québécoises conduisant à plus de 67 000 articles de périodiques, 45 000 illustrations, 5 500 partitions musicales, 3 400 publicités et 100 cartes géographiques.

L'opération de mise en base de données de certaines collections s'est prolongée tout au long de l'année. Ainsi, quelque 3 900 titres et un million de numéros de revues de la Bibliothèque centrale de Montréal ont été insérés dans le catalogue de la BNQ. Les publications gouvernementales canadiennes, dont aucune autre bibliothèque publique québécoise n'offre la collection intégrale, ont aussi été ajoutées au catalogue informatisé. Les microformes, jusqu'ici absentes du catalogue en ligne de la BCM, sont en voie d'être intégrées au catalogue de la BNQ. Plus de 16 000 documents destinés au Centre québécois de ressources en littérature jeunesse ont été triés, catalogués et mis en base de données.

Organisation des collections

En matière d'organisation des collections, les étapes de mise à jour des données ont été établies. Ainsi, après transfert, les œuvres littéraires seront regroupées sous des cotes unifiées ; les romans seront classés selon un système convivial et, dans certains cas, regroupés par genres : romans policiers et de suspense, romans de science-fiction, etc. 125 000 documents seront touchés par ces mises à jour des systèmes de classification.

Reliure de revues

Dans le nouvel édifice de diffusion, les dix dernières années des revues seront offertes en accès libre. Près de 20 000 numéros de revues de la collection de la Bibliothèque centrale de Montréal parues après l'an 2000 ont été reliées afin d'en faciliter la consultation et d'en assurer la préservation.

Le tableau qui suit témoigne de l'état d'avancement des principales opérations de préparation des collections de la Grande Bibliothèque au 31 mars 2004.

Nouveaux services

BREF : une bibliothèque de ressources électroniques de référence développée et maintenue à jour

 

La Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence a poursuivi le développement de BREF. Ce précieux outil de recherche compte près de 1 600 ressources de référence, principalement en français, gratuites et disponibles sur Internet : dictionnaires, encyclopédies, répertoires, etc. De plus, grâce à leur traitement complètement normalisé, il est possible d'intégrer la description et les liens Internet dans les catalogues locaux des bibliothèques à partir du catalogue IRIS de la BNQ. Avec le lancement du portail de la BNQ à l'automne 2004, BREF fera l'objet d'une mise en valeur qui le fera découvrir à un plus large public.

Banque de données de romans en français

Enfant chéri des usagers des bibliothèques publiques, le roman gagne à être repérable par divers moyens. Outre la notoriété de l'auteur, la publicité entourant un titre ou la fiabilité d'une collection, des accès par sujet constituent un enrichissement de taille. Pour offrir aux lecteurs de romans en français un service connu dans les communautés anglophones, la BNQ a indexé l'ensemble des romans québécois de même que les romans en français publiés depuis 2000. Aujourd'hui, près de 10 000 romans sont déjà indexés et constituent le noyau de la base de données des romans qui sera offerte sur le portail de la BNQ.

Par cet outil inestimable, les romans seront repérables par genres (roman historique, d'amour, policier, à suspense, fantastique, etc.), par sujets abordés dans le récit (itinérance, enquête, solitude, coup de foudre, etc.), par catégories de personnages (médecins, adolescentes, militaires, Haïtiens, etc.), par personnages principaux, réels ou fictifs (Albertine, Maud Graham, Christophe Colomb, Lindbergh, etc.), par périodes historiques du récit (par siècle, décennie ou même par année) et, enfin, par lieu où se déroule l'action (Paris, Afrique, Rivière-du-Loup, boulevard Saint-Laurent, etc.).

La prochaine étape, prévue pour le printemps et l'été 2004, consistera à développer une interface de recherche attrayante et conviviale.

Plan de classement pour les enregistrements sonores

Avec le développement d'un plan de classement pour les enregistrements sonores, la BNQ avait pour objectif l'organisation de ses collections dans le nouvel édifice de diffusion mais également le partage de cet outil avec les bibliothèques publiques, qui ont souvent fait état de leur besoin dans ce domaine. D'ailleurs, dans la réalisation de ce projet, la BNQ a bénéficié des conseils avisés de collègues d'autres bibliothèques qui ont accepté de participer à une revue du plan de classement préliminaire. En 2004, la publication par la BNQ du plan de classement pour les enregistrements sonores réduira les efforts individuels, amènera une plus grande uniformité entre les bibliothèques, facilitera la compréhension pour les clients et permettra un meilleur échange des données.

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