Rapport annuel 2003-2004 de la Bibliothèque nationale du Québec

Direction du traitement documentaire de la collection patrimoniale

Table des matières

Au cœur de l'exploitation des collections de la Bibliothèque nationale du Québec, la Direction du traitement documentaire de la collection patrimoniale assure la description bibliographique, l'indexation et la classification des diverses catégories de documents reçus en dépôt légal ou acquis par achats, dons ou échanges. Les données bibliographiques qui en résultent alimentent le catalogue et permettent notamment la publication mensuelle de la Bibliographie du Québec.

Activités courantes

Entre le 1er avril 2003 et le 31 mars 2004, un total de 17 168 titres ont été traités. De ce nombre, 9 851 documents (57 %) ont été traités en mode original, 1 809 (11 %) en mode dérivé tandis que 5 508 titres (32 %) ont reçu un traitement de niveau minimal. D'autre part, les travaux liés à la mise en rayons ont touché 16 367 unités physiques de monographies et de documents appartenant aux collections spéciales et 4 817 unités physiques de journaux et de périodiques.

En tant qu'agence bibliographique nationale, la Bibliothèque développe un fichier d'autorité pour les noms de personnes et de collectivités et pour les noms géographiques québécois. Au cours de la dernière année, un total de 6 988 nouveaux dossiers d'autorité ont été établis, tandis que 244 dossiers d'autorité de noms géographiques ont été mis à jour.

Une priorité est toujours accordée à l'identification et à l'intégration dans la banque IRIS des exemplaires reçus en don. Cette année, un total de 1 008 documents constituant des exemplaires de diffusion ont été rendus disponibles dans les collections de diffusion. Les travaux de mise à jour de la banque IRIS liés aux mouvements de collections (élagage, échange d'exemplaires, corrections, etc.) constituent également une partie importante des activités de traitement et ont touché plus de 4 128 dossiers bibliographiques.

Un bilan complet des activités de traitement par catégories de documents est disponible dans la section des tableaux.

Projet Dewey

Dans le but de faciliter le repérage des documents dans la Grande Bibliothèque et afin d'harmoniser les données du catalogue intégré, la Bibliothèque nationale du Québec a pris la décision d'adopter la classification décimale Dewey (CDD) pour le classement des monographies de la collection patrimoniale.

L'opération de conversion Dewey, amorcée en septembre 2002, s'est poursuivie tout au long du présent exercice et a été achevée à la fin de mars 2004, dans les délais prévus. Les 198 352 notices bibliographiques de monographies portent maintenant une nouvelle cote de diffusion établie d'après la classification décimale Dewey. Il ne reste à convertir en Dewey que les 4 548 partitions musicales localisées à l'édifice de la rue Holt. La directrice du traitement documentaire de la collection patrimoniale a d'autre part collaboré à la préparation du devis technique pour la deuxième phase du projet Dewey qui porte sur la pose des nouvelles étiquettes de cotes sur les documents et le reclassement de la collection sur les rayons.

Les divers travaux liés à l'opération de conversion rétrospective des monographies et à l'application de la CDD pour la collection courante ont, cette année encore, sollicité abondamment les gestionnaires et les indexeurs de la Direction. Environ 65 jours de travail ont été consacrés à la gestion du projet, à la rédaction de nouvelles procédures de classification et de mise en rayons ainsi qu'au contrôle de la qualité des notices converties.

Comités SIGD

Implantation du PortFolio et du catalogue fusionné

Le premier semestre de 2003 a été fortement marqué à la Direction du traitement documentaire de la collection patrimoniale par les nombreux travaux entourant l'implantation du nouveau système de gestion documentaire PortFolio et la fusion des catalogues de l'ex-BNQ, de la GBQ et de la Bibliothèque centrale de la Ville de Montréal.

Les gestionnaires de la Direction, en tant que membres du Comité SIGD Catalogue, ont d'abord collaboré à la vérification des quatre cycles de fusion et de normalisation des notices, fondées sur les algorithmes de fusion élaborés par la firme BiblioMondo. Ces opérations spécifiques ont requis un total de 45 jours de travail. Les nombreux tests de validation des versions P5.3 et P6 du logiciel ont, pour leur part, requis près de 25 jours de travail de la part de certains techniciens et bibliothécaires.

Les activités de formation du personnel aux fonctionnalités des modules Catalogue et Acquisitions du PortFolio 5.3 ont sollicité abondamment les gestionnaires et le personnel, monopolisant près de 55 jours de travail. Un sous-comité sur l'harmonisation des procédures de travail a été mis sur pied au printemps 2003 afin de faciliter l'arrimage du traitement effectué tant à la Direction du traitement documentaire de la collection patrimoniale qu'à la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt et de référence. Plusieurs séances de travail ont été organisées afin de présenter au personnel du traitement, et aussi au personnel des acquisitions, les caractéristiques du nouveau catalogue fusionné, les nouveaux champs MARC en vigueur, ainsi que les nouvelles politiques et procédures de traitement adoptées dans le cadre d'un catalogue enrichi et harmonisé.

Intégration des bases de données parallèles

Afin de rendre accessible aux usagers l'ensemble des collections de la Bibliothèque nationale, le Comité SYSDOC a décidé d'intégrer dans le catalogue PortFolio les données bibliographiques des collections spéciales, jusqu'ici décrites dans des bases de données parallèles, telles InMagic. Plusieurs groupes de travail ont été formés à la Direction pour réviser et développer les spécivcations de conversion en format MARC 21 de ces données. Au cours des derniers mois, les travaux ont porté sur plusieurs collections, dont les cartes postales, les cartes anciennes et les cartes sur microfiches, l'iconographie documentaire, les programmes de spectacles, les enregistrements sonores, etc. et ont totalisé jusqu'à maintenant près de 70 jours de travail.

Programme CIP

Depuis 1985, le Programme canadien de catalogage avant publication (CIP) est administré au Québec par la Bibliothèque nationale du Québec. Ce programme, qui s'adresse à tous les éditeurs québécois, permet le catalogage des livres avant même leur publication et l'impression des données bibliographiques au verso de la page de titre. Entre le 1er avril 2003 et le 31 mars 2004, 2 258 demandes de notices CIP ont été adressées à la Bibliothèque nationale du Québec. Parmi les 264 éditeurs participants, on compte en plus des éditeurs dits « commerciaux », de nombreuses associations, institutions scolaires, organismes publics et parapublics et personnes publiant à compte d'auteur. Il est intéressant de constater que 84 éditeurs y participaient cette année pour une première fois.

La Bibliothèque nationale du Québec a négocié avec Bibliothèque et Archives Canada un nouveau contrat de deux ans pour le Programme de catalogage avant publication. Il faut aussi noter qu'une nouvelle liste imprimée des livres québécois à paraître est en préparation et devrait être publiée chaque mois dans la revue Livre d'ici à compter du numéro de juin 2004.

Publications

Afin de mieux exploiter l'imposante masse documentaire issue de l'édition québécoise, le personnel de la Direction prépare, parallèlement à ses travaux de catalogage et d'indexation, plusieurs outils bibliographiques dérivés du traitement documentaire.

La Bibliographie du Québec, publiée chaque mois, signale les monographies, les publications en série, les documents cartographiques, les enregistrements sonores et les documents électroniques publiés durant l'année en cours ou l'année précédente. Publiée en format papier de 1968 à 2002, la Bibliographie du Québec est maintenant accessible gratuitement en version électronique sur le site Internet de la Bibliothèque. Il s'agit d'une version enrichie, contenant des sections spécifiques pour les publications gouvernementales et les ouvrages pour la jeunesse et qui inclut les notices de catalogage avant publication. Une refonte annuelle avec des index cumulatifs est aussi disponible pour l'année 2003.

Les bibliothèques qui classent les publications gouvernementales dans une collection distincte de leur collection générale disposent présentement de la 15 e édition du Cadre de classement des publications gouvernementales du Québec. Cet important outil de travail devrait aussi paraître en version électronique au cours de la prochaine année. Disponible chaque mois sur le site Internet de la BNQ, la Liste électronique des publications gouvernementales du Québec a signalé cette année 1 163 monographies gouvernementales courantes reçues à la Bibliothèque. Enfin, la Bibliothèque publie tous les mois la liste Livres québécois à paraître en version électronique sur son site Internet.

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