Rapport annuel BNQ 2002-2003

Rapport annuel 2002-2003

Table des matières

Le secrétariat général et les affaires juridiques


Les politiques générales

Diverses politiques et réglementations ont été élaborées ou adoptées au cours de l'exercice 2002-2003, dont :

  • la politique de développement de la collection patrimoniale;
  • la politique éditoriale du site Internet de la BNQ;
  • la politique de dotation de la BNQ;
  • la politique et plusieurs procédures en matière d'exposition à la BNQ;
  • la procédure relative à l'acquisition, au traitement et à la diffusion de la documentation professionnelle reçue par la BNQ;
  • des mesures provisoires d'accès à l'égalité en matière d'emploi;
  • le programme d'aide aux employés.

Différentes politiques et procédures consolidées à la suite de la fusion de la BNQ et de la GBQ, le 4 mars 2002, ont également été adaptées ou révisées.

Retour en haut de la pageComité sur la politique linguistique de la BNQ

Ce comité interne dont la composition a été revue à la suite de la fusion de l'ancienne BNQ et de la GBQ, le 4 mars 2002, est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il a poursuivi ses activités les 18 octobre 2002, 17 janvier et 4 avril 2003.

Le comité veille à la mise en œuvre de la politique sectorielle de l'institution, traitant plus spécifiquement des technologies de l'information, des communications et des publications internes et externes. Il supervise l'évaluation de la qualité du français chez le personnel de la BNQ et initie diverses mesures de sensibilisation.

Il a entrepris une révision de la politique linguistique de la BNQ dans le contexte de l'ouverture de la GB et de la redéfinition de ses services à la clientèle.

La BNQ poursuit sa collaboration avec l'Office québécois de la langue française et a déposé les rapports requis relativement au respect du français dans le secteur des technologies de l'information. L'institution a également resserré son contrôle de vérification de la qualification de ses fournisseurs lors de l'attribution des contrats.

Le comité est composé des personnes suivantes :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente;

Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire;

Danielle Chagnon, directrice des services à la clientèle, direction générale de la diffusion;

Isabelle Lafrance, avocate, secrétariat général et direction des affaires juridiques;

Réal Martineau, directeur de l'exploitation, direction générale des technologies de l'information et des télécommunications;

Maurice René de Cotret, directeur des ressources humaines;

Suzanne Rousseau-Dubois, directrice du traitement documentaire de la collection patrimoniale, direction générale de la conservation;

le directeur des communications et des relations publiques en fait également partie.

Retour en haut de la pageComité sur la protection des renseignements personnels

Ce comité interne – dont la composition a également été revue à la suite de la fusion de la GBQ et de la BNQ, le 4 mars 2002 – est dirigé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il s'est réuni le 4 octobre 2002.

Les priorités établies pour l'exercice financier 2002-2003 ont été réalisées. Ainsi, le comité a proposé la mise à jour du plan d'action de la BNQ en matière de protection des renseignements personnels, qui comporte une consigne sur la communication de renseignements personnels en vue d'assurer la protection des personnes, des lignes directrices sur le registre d'autorité et les procédures d'octroi des accès, ainsi que les attentes de la présidente-directrice générale à l'endroit des gestionnaires et des employés de l'institution.

De plus, il a fait l'inventaire et la mise à jour des fichiers contenant des renseignements personnels et a recommandé diverses mesures de sensibilisation.

Enfin, le comité procédera à un nouvel audit informationnel des fichiers contenant des renseignements personnels à la suite de la fusion de l'ancienne BNQ et de la GBQ. Les employés dédiés à la protection des renseignements personnels ont continué de participer aux séances de formation offertes par le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration, et tout nouvel employé de la BNQ – gestionnaire inclus – est sensibilisé à cette problématique. Aussi, les engagements pris par le passé continuent de prévaloir.

La BNQ a produit sa déclaration annuelle relative à la constitution de fichiers contenant des renseignements personnels à la Commission d'accès à l'information.

Le comité est composé des personnes suivantes :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente;

Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire;

Manon Beauchemin, documentaliste, secrétariat général et direction des affaires juridiques;

Louise Boutin, directrice des ressources financières;

Maureen Clapperton, directrice des acquisitions de la collection patrimoniale, direction générale de la conservation;

Yvon-André Lacroix, directeur général de la diffusion;

Isabelle Lafrance, avocate, secrétariat et direction des affaires juridiques;

Maurice René de Cotret, directeur des ressources humaines;

Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications.

Ce comité collabore étroitement avec le comité sur la sécurité informatique.

Les normes de sécurité en application pour une partie de la nouvelle institution seront étendues à l'ensemble de la BNQ et engloberont le nouveau site Internet de la BNQ, de même que le portail à mettre en œuvre pour 2003. Les volets de la sécurité et de la protection des renseignements personnels ont été pris en considération lors du lancement des appels d'offres, et ils le seront tout autant dans le développement et la configuration du système intégré de gestion documentaire (SIGD) et du progiciel de gestion intégrée (PGI ou ERP en anglais). Ces derniers deviendront opérationnels d'ici l'automne 2003.

Retour en haut de la pageComité sur la sécurité informatique

Ce comité interne – lui aussi remanié à la suite de la fusion – est présidé par la présidente-directrice générale de la BNQ. Il a poursuivi ses activités les 17 avril, 11 octobre 2002 et 12 mars 2003.

Le comité a procédé à une révision de la politique de la BNQ sur la sécurité informatique et à la mise en œuvre des mesures proposées à la suite des audits informationnels auxquels réfèrent les rapports d'activités de la BNQ et de la GBQ pour l'exercice financier 2001-2002. Il a aussi collaboré étroitement aux travaux du comité sur la protection des renseignements personnels touchant le renforcement de cette protection.

Le comité a brossé un tableau des lignes directrices ou des procédures à adopter en matière de sécurité informatique et a fixé un plan de travail où sont établies les priorités, en vue de renforcer la sécurité des actifs informationnels de la BNQ. Il a également recommandé diverses mesures visant l'information et la sensibilisation du personnel de la BNQ.

Le comité est composé des personnes suivantes :

Lise Bissonnette, présidente-directrice générale, présidente;

Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, secrétaire;

Manon Beauchemin, documentaliste, secrétariat général et direction des affaires juridiques;

Steeve Fillion, analyste informatique en télécommunications et en sécurité, direction de l'exploitation, direction générale des technologies de l'information et des télécommunications;

Monique Goyette, directrice générale de l'administration et des services internes;

Hélène Roussel, directrice des acquisitions et du traitement documentaire de la collection de prêt, direction générale de la diffusion;

Robert St-Jean, directeur général des technologies de l'information et des télécommunications;

Richard Thouin, directeur de la sauvegarde des documents, direction générale de la conservation.

Outre les activités habituelles ressortissant à un secrétariat général d'une société d'État et relevant du Bureau de la présidente-directrice générale, le secrétariat général coordonne l'application de certaines politiques et réglementations, gère certains dossiers horizontaux sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels et sur la langue et est responsable de la Direction du développement institutionnel et de la Direction des affaires juridiques.

Celle-ci, de même que le secrétariat général, ont été fort occupés au cours de l'exercice financier 2002-2003 à la suite de la fusion de la Bibliothèque nationale du Québec et de la Grande bibliothèque du Québec et relativement à divers contrats et documents d'appels d'offres visant les acquisitions de ressources documentaires de la Direction générale de la diffusion, le système intégré de gestion documentaire et le progiciel de gestion intégré, le mobilier de la GB et le contrat de construction du bâtiment devant accueillir la GB.

De plus, la Direction des affaires juridiques a été impliquée de très près dans l'analyse et le suivi du dossier relatif à l'adjudication du contrat de construction (lot 3) de la GB, qui, en raison du désistement du plus bas soumissionnaire, Axor Construction Canada inc., a donné lieu à des poursuites judiciaires présentement en cours. Les Affaires juridiques suivent depuis le dossier qui en est aux étapes préliminaires.

La Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications. page précédente Retour à la table des matières. page suivante La Direction du développement institutionnel.

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