Rapport annuel BNQ 2002-2003

Rapport annuel 2002-2003

Table des matières

La Direction générale de l'administration et des services internes


Au cours de l'exercice financier 2002-2003, la Direction générale de l'administration et des services internes s'est employée à gérer l'organisation de la nouvelle BNQ et à faciliter l'intégration des deux instances (BNQ-GBQ), en procédant à des changements administratifs, financiers et opérationnels significatifs, tout en offrant le soutien administratif nécessaire aux autres directions.

Retour en haut de la pageLa direction des ressources humaines

De 213 employés au 1er avril 2002, les effectifs de la BNQ sont passés à 243 en date du 31 mars 2003, incluant les employés occasionnels embauchés spécifiquement pour des projets de développement en informatique ou pour l'acquisition et le traitement documentaire des documents destinés à la GB. Quelques postes permanents ont également été ajoutés pour la mise sur pied des services aux bibliothèques publiques et d'autres personnes ont été engagées comme chercheurs assignés à la collection de conservation.

L'intégration du personnel de l'ancienne Bibliothèque nationale du Québec et de la Grande bibliothèque du Québec est demeurée une priorité tout au long de l'année. En plus de la mise à niveau des systèmes informatiques et de l'unification des systèmes administratifs des deux institutions, plusieurs mesures spécifiques ont été prises. Presque toutes les directions ont été constituées des employés provenant des deux (2) organismes. Les projets en développement ont été soutenus par le personnel travaillant dans différentes directions et une nouvelle politique de dotation a favorisé la mobilité interne des employés qui en ont la compétence et qui manifestent le désir de varier leur expérience.

Afin d'obtenir une représentativité plus adéquate de la diversité québécoise parmi le personnel, une politique a été mise en place. Elle vise à favoriser, à condition qu'ils possèdent la compétence nécessaire, les membres de certains groupes cibles, dont les minorités visibles, les minorités ethniques, les anglophones, les handicapés et les autochtones. Cette décision a permis à la Bibliothèque d'embaucher près de 25 % de son nouveau personnel parmi les groupes ciblés.

Un programme d'accueil pour les nouveaux employés a été conçu et appliqué. Il est appelé à se développer, étant donné la préparation du plan d'embauche majeure qui aura lieu avant l'ouverture de la GB.

Une politique facilitant l'instauration d'un programme externe d'aide aux employés a été préparée et une autre concernant le développement des ressources humaines a également été lancée. Cette dernière vise l'identification des besoins en formation des différentes catégories de personnel et le soutien à la réorganisation du travail.

La réflexion s'est poursuivie avec divers organismes quant à un éventuel transfert à la BNQ d'une partie plus ou moins importante de leur personnel, qui se verrait affecté à certains services de la GB. Parmi ces organismes se retrouvent la Ville de Montréal, la Magnétothèque, l'Institut Nazareth et Louis Braille, Emploi-Québec et le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration.

Retour en haut de la pageLa direction des ressources financières

La mise en place d'une nouvelle institution a imposé aux services administratifs une gestion rigoureuse, une organisation efficace ainsi que l'élaboration de structures et de politiques appropriées. Pour ce faire, toutes les fonctions financières, dont les finances, les approvisionnements et le service de la paie, ont été regroupées. Le travail a été réorganisé et le système comptable temporaire optimisé, en mettant l'accent sur le suivi budgétaire, le contrôle financier et la simplification du travail des gestionnaires.

De plus, la Direction des ressources financières s'est directement impliquée dans le suivi financier des projets d'envergure et dans le développement des nouveaux projets.

L'approvisionnement en biens et en services a exigé une vigilance particulière, compte tenu de la présence d'un nombre important de nouveaux cadres provenant d'horizons divers et de la complexité de l'application de la réglementation gouvernementale en matière de contrats. Plusieurs moyens ont été pris afin d'assurer le respect de la réglementation en vigueur, dont la centralisation des activités d'approvisionnement, la vérification des appels d'offres par différents services administratifs et la mise sur pied d'un comité de validation permettant de bien identifier les besoins de l'institution.

Retour en haut de la pageLa direction de la gestion des immeubles

De nombreuses adaptations ont été rendues nécessaires à la suite de la fusion et de la croissance de la nouvelle institution, notamment l'organisation physique et sécuritaire des récents équipements de la salle informatique, la finalisation des aménagements pour le personnel affecté au développement de la GB, l'installation de rayonnages compacts dans un des magasins de conservation et la révision de la sécurité interne des quatre (4) immeubles occupés par la BNQ.

Un premier inventaire des besoins en mobiliers, appareils et outillages (MAO) a été réalisé pour l'édifice de la GB.

Compte tenu de l'ampleur des travaux à venir, la BNQ procédera d'ici peu au recrutement d'un directeur de la gestion des immeubles.

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Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.