À rayons ouverts, no 82 (hiver 2010)

Table des matières

La vie de BAnQ


Les nouvelles règles de communication des archives notariales du XXe siècle

par Julie Fournier et Evelyn Kolish, archivistes
Ccentres d'archives de Québec et de Montréal

1,25 km linéaire. Voilà la quantité d'archives notariales du XXe siècle qui ont été versées dans les divers centres d'archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) depuis 2007. En effet, ces archives peu accessibles dans les palais de justice ont enfin pu être versées à BAnQ en conformité avec un nouveau délai de conservation, établi en collaboration avec le ministère de la Justice, qui stipule que les documents produits par un notaire doivent être versés 50 ans après la dernière minute du greffe.

Contrairement aux archives notariales des XVIIe, XVIIIe et XIXe siècles déjà conservées par BAnQ, ces nouveaux versements n'étaient pas accessibles aux chercheurs puisque les greffes des notaires du XXe siècle contiennent des renseignements de nature confidentielle qui doivent être protégés en vertu du secret professionnel, tel que le prescrivent la Loi sur le notariat, le Code des professions, le Code de déontologie des notaires et la Charte des droits et libertés de la personne. Pour lever cet embargo qui empêchait BAnQ de diffuser les archives notariales du XXe siècle, des règles permettant de protéger le secret professionnel ont donc été établies par BAnQ et la Chambre des notaires du Québec. Entérinées dans une entente formelle signée le 6 juillet dernier, ces règles assurent un équilibre entre la libéralisation de l'accès pour les uns et la protection des droits pour les autres.

Cette entente permet la communication des actes notariés datant de plus de 80 ans. Parmi les documents notariés de moins de 80 ans, tous les actes publiés aux bureaux de la Publicité des droits, jadis les bureaux d'enregistrement, sont également communicables. Les actes non publiés demeurent confidentiels, sauf pour des demandes de nature juridique. Malgré cette dernière restriction, les actes, répertoires et index rédigés il y a moins de 80 ans mais avant 1940 (soit de 1929 à 1939) pourront être communiqués à tous les chercheurs qui signeront une entente de confidentialité, à l'exception des testaments et des contrats de mariage. Soulignons également que ces chercheurs ne pourront pas consulter des répertoires ou des index dont la période chronologique chevauche la période de confidentialité prévue.

Le transfert systématique des greffes de notaires conservés dans les palais de justice et l'ouverture progressive de ces greffes en vertu de l'entente conclue avec la Chambre des notaires du Québec assureront un accès toujours croissant à ces archives si prisées par les chercheurs qui explorent les fonds conservés par la Direction générale des archives de BAnQ. En effet, les archives notariales constituent une riche source documentaire pour la recherche historique et généalogique parce qu'elles touchent de nombreux aspects de l'activité sociale : vie familiale, questions foncières et autres sujets d'intérêt économique.

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BAnQ donne un stage de formation en numérisation à Port-au Prince

par Alain Boucher, chef de la Division de la numérisation
Direction générale des technologies de l'information et des télécommunications

NDLR : Au moment de mettre sous presse, quelques jours après les deux séismes qui ont frappé Haïti en janvier dernier, nous avons appris avec soulagement que nos hôtes de la Bibliothèque haïtienne des Pères du Saint-Esprit avaient survécu à la catastrophe. Les édifices des bibliothèques de Port-au-Prince ont cependant subi de très graves dommages. BAnQ participe activement à la chaîne de solidarité internationale qui s'organise pour étudier et mettre en oeuvre les moyens de sauvegarder et de rendre de nouveau accessible le patrimoine documentaire haïtien.

Le Réseau francophone des bibliothèques nationales numériques (RFBNN) a été créé en 2006 à l'initiative de la Bibliothèque nationale de France (BNF) et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Ce réseau a pour raison d'être la diffusion, à l'intention du public le plus large possible, des ressources offertes par les grandes institutions documentaires patrimoniales des pays francophones. Cette mise en valeur se réalise au moyen d'un portail Internet (www.rfnum.org) en développement continuel (15 pays sont membres du réseau à l'heure actuelle). Les activités du RFBNN bénéficient du soutien de l'Organisation internationale de la francophonie (OIF), notamment par l'entremise d'une de ses composantes, l'Institut de la francophonie numérique.

La coopération entre les pays du Nord et ceux du Sud est essentielle au développement du RFBNN. Elle s'est par exemple concrétisée à Paris en avril 2008 à l'occasion d'un stage de 10 jours qui a réuni des représentants de 15 pays francophones. Organisée par la BNF sous les auspices de l'OIF, cette activité de formation a permis aux participants de mettre en commun leur expérience et d'esquisser les modalités de leur coopération.

Quant au stage réalisé à Port-au-Prince du 1er au 9 juin 2009, il a constitué une nouvelle étape dans le développement du RFBNN. Résolument axée sur la pratique, cette activité de formation a permis à 13 personnes de se familiariser avec les principes et les techniques de la numérisation. Ces participants provenaient de cinq institutions documentaires patrimoniales d'Haïti : les Archives nationales d'Haïti (quatre personnes), la Bibliothèque haïtienne des Pères du Saint- Esprit (deux personnes), la Fondation Culture Création (deux personnes), l'Université d'État d'Haïti (deux personnes) et l'Université Quisqueya (six personnes).

Deux représentants de BAnQ (Mélanie Tremblay, technicienne principale en informatique, et moi-même) ont assuré l'animation de ce stage en collaboration avec Patrick Tardieu, directeur de la Bibliothèque haïtienne des Pères du Saint-Esprit du collège Saint-Martial d'Haïti, établissement fondé en 1865.

Le programme du stage

Il s'agissait, en sept jours, de couvrir une vaste matière : principes de la numérisation, normes et formats, techniques de numérisation des documents sur papier et sur support photographique (négatifs, diapositives), archivage et diffusion des documents, etc.

Au terme de leur formation, les participants ont obtenu sur DVD un ensemble de ressources qui leur serviront pour leurs futurs travaux : textes des présentations, aide-mémoire sur divers aspects de la numérisation et du traitement des fichiers numériques, documentation sur les appareils et les logiciels fournis par le RFBNN (avec la contribution financière de l'OIF), logiciels libres pour le traitement et l'organisation de fichiers, etc.

L'évaluation faite par les participants à la fin du stage a révélé un degré de satisfaction élevé, notamment en raison du caractère très pratique de cette formation. Le RFBNN prévoit organiser d'autres stages de cette nature au cours des prochains mois en Afrique et en Asie.

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Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.