À rayons ouverts, no 77 (automne 2008)

Table des matières

La vie de BAnQ


74e congrès de l'IFLA : des bibliothécaires du monde entier réunis à Québec

par Ghislain Roussel, secrétaire général et directeur des affaires juridiques, et
Carole Payen, directrice de cabinet de la présidente-directrice générale et conseillère aux affaires internationales

La Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions (IFLA) a tenu son 74e congrès mondial sur le thème « Bibliothèques sans frontières : naviguer vers une compréhension globale » dans la ville de Québec du 10 au 14 août 2008. Cet important congrès se déroulait pour la troisième fois au Canada, à l'initiative de l'Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED). L'ensemble des milieux professionnels concernés au Québec et au Canada ainsi que les deux bibliothèques nationales se sont largement engagés dans l'organisation de ce congrès qui a réuni 3500 participants venant d'environ 140 pays.

La réussite d'une telle manifestation repose, en effet, sur une préparation minutieuse et requiert une coordination de chaque instant entre les structures administratives de l'IFLA, la firme chargée de la logistique du congrès et les divers comités et souscomités locaux constitués pour l'occasion.

Mettant en œuvre les grandes orientations définies par un comité d'honneur1, le comité national présidé par monsieur Claude Bonnelly, de l'Université Laval, et composé de 16 représentants des principales institutions et associations documentaires canadiennes et québécoises a développé durant deux ans des échanges constants avec de multiples partenaires, largement contribué à la mise au point du programme final, supervisé le recrutement et le travail de 270 bénévoles et garanti la publication quotidienne en sept langues d'un bulletin d'information dynamique et attractif.

L'une des préoccupations de ce comité a été d'assurer une place marquée de la langue française à chacune des étapes du programme officiel. Cette volonté s'est traduite dans le choix des conférenciers qui ont pris la parole lors de la cérémonie d'ouverture du congrès – madame Michaëlle Jean, gouverneure générale du Canada, et monsieur Dany Laferrière, écrivain et essayiste bien connu2 – ainsi que dans le soin apporté à garantir la traduction simultanée des travaux.

DES ACTIVITÉS PARALLÈLES

Il faut souligner également que ce congrès de l'IFLA ne s'est pas résumé au programme central des cinq journées de rencontres thématiques qui ont eu lieu à Québec. Il s'est décliné en de nombreuses manifestations périphériques, dont 14 congrès satellites réunis notamment à Montréal, à Vancouver, à Ottawa et à Toronto, la traditionnelle Conférence des directeurs de bibliothèques nationales (CDNL) et des circuits de visites de bibliothèques (les établissements de Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont, pour leur part, accueilli plus de 500 visiteurs participant au congrès).

Afin de mieux faire connaître les bibliothèques canadiennes à leurs collègues étrangers des milieux de la documentation, Bibliothèque et Archives Canada et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont de plus saisi l'occasion de ce congrès mondial pour lancer un ouvrage de référence sur les expériences bibliothéconomiques les plus innovatrices menées au pays, intitulé dans sa version française Rayonner et partager et, dans sa version anglaise, Reaching out3.

Chacun des congressistes a reçu un exemplaire de l'ouvrage, dont les versions numérique et braille sont désormais également disponibles. L'IFLA, qui a hautement apprécié ce projet, a par ailleurs souhaité verser la version électronique de ce livre dans la rubrique « Coups de cœur » de son site Web.

UNE AVANT-PREMIÈRE

Les congrès de l'IFLA sont toujours des occasions privilégiées de rencontre pour de nombreux collègues qui communiquent habituellement à distance et, là encore, Bibliothèque et Archives nationales du Québec a souhaité profiter de la présence de ces milliers de congressistes pour lancer en avantpremière le portail Internet du Réseau francophone des bibliothèques nationales numériques dont elle est le maître d'œuvre. Ce nouveau site, qui associe actuellement 14 pays de la Francophonie, est une porte d'entrée unique sur le patrimoine documentaire de langue française. Il a été par la suite présenté officiellement au Sommet des chefs d'État et de gouvernement de la Francophonie à Québec en octobre 2008.

Une très belle initiative, enfin, est à noter dans le cadre de ce 74e congrès : la création par l'ASTED et la Canadian Library Association, avec le soutien actif de BAnQ, de la fondation Bibliomondialis – Partenaires canadiens pour des échanges en milieu documentaire. Ce nouvel organisme offrira désormais un programme d'aide à la recherche en bibliothéconomie et un programme de bourses qui, dès cette année, a permis à une dizaine de bibliothécaires de participer au congrès.

Les prochains congrès de l'IFLA auront lieu à Milan (2009), à Brisbane (2010) et à Porto Rico (2011). Pour plus d'information sur celui de 2008, n'hésitez pas à consulter les sites Internet de l'IFLA et de l'ASTED qui proposent notamment les temps forts de la réunion de Québec en baladodiffusion, ainsi que des capsules vidéo et des entretiens4.


1. Ce comité d'honneur était composé de monsieur Michel Bissonnet (président de l'Assemblée nationale du Québec), madame Lise Bissonnette (présidente-directrice générale de Bibliothèque et Archives nationales
du Québec), monsieur Denis Brière (recteur de l'Université Laval), monsieur Ernie Ingles (vice-recteur et bibliothécaire en chef de l'Université de l'Alberta), monsieur Régis Labeaume (maire de Québec), monsieur
Pierre Morency (écrivain) et monsieur Ian Wilson (bibliothécaire et archiviste national, Bibliothèque et Archives Canada).

2. La conférence de monsieur Dany Laferrière est offerte en baladodiffusion sur le portail Internet de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (www.banq.qc.ca).

3. Cet ouvrage est publié aux Presses de l'Université Laval.

4. www.ifla.org, www.asted.org.

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La Loi sur les archives : 25 chandelles!

par Jean Maurice Demers, agent de liaison auprès de la Direction générale des archives,
Secrétariat général et Direction des affaires juridiques

Plusieurs milliers de mètres linéaires d'archives textuelles et des dizaines de milliers de photographies, de plans et de documents audiovisuels sont transférés chaque année sous la garde de spécialistes dans des locaux spécialement conçus pour assurer leur conservation permanente à des fins de recherche. Plus de 2800 organismes publics font approuver par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) la durée de conservation des documents d'archives qu'ils produisent et reçoivent. BAnQ reconnaît la compétence et contribue au financement de 33 services agréés d'archives privées. Ce sont là quelques effets de la Loi sur les archives, adoptée par l'Assemblée nationale du Québec et entrée en vigueur le 21 décembre 1983. Retraçons les étapes marquantes de l'histoire de cette loi dont on célèbre les 25 ans cette année.

LES PREMIÈRES LÉGISLATIONS

Un article de la Loi concernant le Département du Secrétaire de la Province (1868) confiait au secrétaire « la garde de tous les registres et archives » du gouvernement de la nouvelle province de Québec. Il héritait aussi de la « conservation des anciennes archives françaises », qui faisait l'objet de dispositions législatives spécifiques depuis 1791.

En 1920, le gouvernement nomme au Secrétariat de la province un premier archiviste, exclusivement responsable des « archives historiques ». Il intègre des travaux professionnels dans ses Rapports de l'Archiviste de la Province de Québec (1921-1975) et dirige deux déménagements des archives dans des locaux neufs et plus spacieux (1925 et 1931). Toutefois, en 1927, un projet de loi concernant la conservation de certains documents ayant un caractère historique meurt au feuilleton de l'Assemblée législative. Il faut ensuite attendre le bouillonnement de la Révolution tranquille pour que l'État québécois se dote de nouveaux outils juridiques et administratifs afin de protéger et de mettre en valeur le patrimoine documentaire national, archivistique et publié.

L'Assemblée adopte d'abord la Loi instituant le ministère des Affaires culturelles (1961), qui charge le nouveau ministre de « l'administration des bibliothèques et musées provinciaux et des archives historiques », notamment. Lors de l'abolition du Secrétariat de la province (1970), le législateur introduit dans la loi constitutive du ministère 11 articles consacrés aux Archives nationales du Québec, qui explicitent le mandat traditionnel de conservation et de diffusion d'« archives historiques ». Ces articles de loi transfèrent aussi aux Archives nationales certaines responsabilités en matière de gestion des documents administratifs des ministères et des organismes gouvernementaux, mais seulement si c'est prévu par règlement. Le gouvernement ne prendra jamais de règlement en ce sens.

Parallèlement, la Loi de la Bibliothèque nationale du Québec (1967) crée une institution consacrée à « rassembler et conserver [...] des exemplaires des documents qui sont publiés au Québec », particulièrement par dépôt légal. La loi lui confie aussi la responsabilité d'« acquérir et conserver tous les documents [...] qui sont utiles à la recherche », ce qui n'exclut pas les archives. Comme les Archives nationales, la Bibliothèque nationale est alors une unité administrative du ministère des Affaires culturelles. Elle sera constituée en société d'État en 1989.

VERS LA LOI SUR LES ARCHIVES

En mars 1983, après plusieurs tentatives infructueuses de ses prédécesseurs (1962, 1964, 1966, 1976, 1977 et 1979), le ministre Clément Richard dépose à l'Assemblée nationale un projet de loi sur les archives. Dans la foulée de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, adoptée l'année précédente, ce projet de loi vise le même éventail très large d'organismes publics – ministères et organismes gouvernementaux, municipalités, établissements scolaires, de santé et de services sociaux – ainsi que les tribunaux judiciaires.

En mai 1983, la Commission de la culture de l'Assemblée nationale tient des audiences publiques sur le projet de loi sur les archives. La communauté archivistique exprime de fortes réserves sur la notion restrictive d'« archives publiques » proposée par le législateur, plaidant que celle-ci ne tient pas compte de l'évolution récente de l'archivistique québécoise. Le ministre commande aussitôt une révision du projet de loi qui tienne compte des pratiques des archivistes.

Dès juin 1983, le ministre Richard dépose à l'Assemblée nationale une « réimpression » de son projet. Pensée par des archivistes – des juristes en critiqueront la forme... –, la nouvelle mouture introduit avant la lettre la notion de « cycle de vie du document », depuis sa création ou sa réception jusqu'à son élimination ou sa conservation permanente. La Loi sur les archives que nous appliquons depuis 25 ans était née.

Rappelons que cette loi s'articule autour des axes suivants :

  • le calendrier de conservation, un outil efficace de gestion des archives implanté dans l'immense majorité des organismes publics;
  • la mission des Archives nationales (et, depuis 2006, de BAnQ) de conserver et de diffuser les archives du gouvernement du Québec et des tribunaux judiciaires;
  • l'encadrement de l'accès aux archives conservées en permanence;
  • l'agrément de services d'archives privées.

DÉVELOPPEMENTS RÉCENTS

De 1983 à 2001, le législateur modifie quasi annuellement la Loi sur les archives pour en harmoniser la forme avec de nouvelles législations. Depuis 2001, deux lois ont eu des effets significatifs sur la gestion des archives.

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (2001) consacre explicitement la notion fondamentale de « cycle de vie du document» introduite par la Loi sur les archives. On lui doit aussi de proposer une définition de document qui « s'applique à l'ensemble des documents visés dans les textes législatifs » québécois. Plus fondamentalement, cette loi prescrit notamment des règles pour garantir la valeur juridique des documents, quel que soit leur support, et pour encadrer le transfert d'information d'un support vers un autre.

Enfin, la Loi modifiant la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec, la Loi sur les archives et d'autres dispositions législatives (2004) crée une nouvelle institution nationale. Bibliothèque et Archives nationales du Québec naît officiellement le 31 janvier 2006 et sa mission touche autant les archives et les films que les documents publiés. Le volet archivistique se concrétise notamment par la représentation du milieu des archivistes au conseil d'administration de l'institution et par l'introduction d'un cadre supérieur spécialisé dans son plan d'effectifs : le conservateur et directeur général des archives. Celui-ci prend la tête d'une des trois principales unités administratives de l'institution. La Loi sur les archives redistribue alors les pouvoirs et les responsabilités entre le gouvernement, le ministre de la Culture et des Communications, BAnQ et le « conservateur des archives nationales du Québec ». Mais les fondements de la loi demeurent intacts.

DES ASSISES SOLIDES

La stabilité de la Loi sur les archives au cours de ses 25 premières années porte à réflexion. Faut-il y voir un désintérêt des ministres successivement responsables de son application? Peu vraisemblable : de 1985 à 1991, ces ministres ont piloté deux règlements et trois politiques du gouvernement, fournissant ainsi au Québec un cadre complet de gestion des archives. Nous concluons plutôt à la solidité des assises imposées en 1983 par les archivistes québécois. Bien sûr, les politiques gouvernementales ont vieilli; BAnQ travaille activement à leur révision. De façon bien légitime, on s'interroge aussi, par exemple, sur l'adaptation de tel règlement ou de la loi elle-même aux documents technologiques désormais omniprésents. Mais jamais on ne remet en question les principes sous-jacents à la Loi sur les archives. Seraitelle un modèle du genre?

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.