À rayons ouverts, no 72 (été 2007)

Table des matières

Dossier : Portrait des acquisitions de BAnQ


 

Présentation du dossier

par Claude Fournier
directeur général de la conservation

Les acquisitions de documents, qui assurent l'enrichissement des collections, sont au coeur de la vie de toutes les bibliothèques. Par ce moyen, celles-ci actualisent leur offre documentaire, maintiennent le lien avec la production éditoriale ou ajoutent des éléments significatifs au patrimoine déjà constitué. Et cette activité adopte de multiples formes à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), qui regroupe une bibliothèque nationale, des archives nationales, une bibliothèque publique et une bibliothèque virtuelle.

À l'instar de la majorité des bibliothèques nationales, la Direction générale de la conservation assure l'application du dépôt légal afin de rassembler, dans la Collection patrimoniale de BAnQ, l'édition nationale québécoise. Elle acquiert aussi par achats et par dons des documents non soumis au dépôt légal, ceux produits avant la mise en œuvre de cette législation, en 1968, les documents relatifs au Québec ainsi que les documents étrangers ayant une valeur patrimoniale et un intérêt bibliophilique. Enfin, elle acquiert les archives privées du domaine de la littérature et des beaux-arts. L'exhaustivité de la Collection patrimoniale québécoise demeure un objectif fondamental ainsi que la présence d'un éventail complet des types de documents, comme en témoigne l'ajout, au cours des dernières années, du dépôt légal des programmes de spectacles et, plus récemment, des productions cinématographiques et télévisuelles.

La Direction générale des archives exerce, au sein de BAnQ, les mandats d'acquisition des archives nationales. Elle recueille donc les archives gouvernementales, civiles et judiciaires du Québec, conformément aux règles d'application du calendrier de conservation qu'elle doit administrer à l'échelle nationale. Elle acquiert aussi d'importants fonds d'archives privées et met en œuvre le vaste chantier de gestion et de conservation des archives électroniques.

Enfin, la Direction générale de la diffusion applique une politique d'acquisition propre aux bibliothèques publiques, afin d'enrichir la Collection universelle de prêt et de référence. À cette politique s'ajoutent des lignes directrices, des portraits et des profils de collection qui guident les bibliothécaires chargés de l'acquisition. Les documents traditionnels constituent le noyau de l'offre documentaire, à laquelle s'ajoutent des collections de films, de cartes et plans, de documents multilingues, de documents électroniques, sonores ou en braille.

Afin d'offrir un portrait qui témoigne de ces activités d'acquisition, BAnQ présente dans la section Arts et littérature, au niveau 1 de la Grande Bibliothèque, du 19 juin 2007 au 6 janvier 2008, une exposition d'acquisitions réalisées au cours des trois dernières années par la Direction générale de la conservation et la Direction générale des archives. Intitulée Nos collections se dévoilent, l'exposition comporte des sections consacrées à l'histoire, à la politique, à la vie quotidienne, au droit et à la justice, aux arts, à la télévision et au cinéma, aux autochtones, à l'architecture et au voyage. Tous les types de documents y sont représentés, des manuscrits aux livres, des journaux aux affiches, des cartes anciennes aux documents électroniques, des cartes postales aux cartes de souhait, des disques vinyle aux disques compacts, des estampes aux livres d'artistes, des photographies et des caricatures aux gravures anciennes et aux reliures d'art. L'exposition présente donc les résultats concrets des travaux d'acquisition qui sont réalisés sans relâche par BAnQ pour accroître la richesse du patrimoine documentaire québécois.

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Le développement de la Collection patrimoniale québécoise : là où le flair du détective côtoie la rigueur du scientifique

par Sylvie Fournier
directrice des acquisitions de la Collection patrimoniale

S'il est bien connu qu'une bibliothèque acquiert des livres, peu de gens savent que Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) voit aussi à rassembler une grande variété de documents. De même, peu de gens savent que le mandat de BAnQ, en ce qui concerne sa Collection patrimoniale québécoise – distincte de sa Collection universelle de prêt et de référence –, ne vise pas la quantité ou la qualité, mais plutôt l'exhaustivité. Le but poursuivi par l'institution consiste ainsi à acquérir au moins un et, bien souvent, deux exemplaires de tous les documents publiés au Québec et de tout document relatif au Québec, soit les livres, les brochures, les publications gouvernementales, les documents cartographiques, les affiches, les cartes postales, les revues et journaux, les estampes, les reliures d'art, les enregistrements sonores, les programmes de spectacles, les livres d'artistes, les documents électroniques, les films, les partitions musicales, les reproductions d'œuvres d'art et les publications diffusées sur Internet.

Cette exhaustivité des collections nécessite de la rigueur dans le repérage des nouvelles parutions et des démarches dignes d'un détective privé pour les titres à tirage limité ou pour les titres rares ou anciens. Dans les faits, BAnQ doit tenter d'acquérir l'ensemble de la production québécoise depuis l'avènement de l'imprimerie en 1764. Défi de taille s'il en est un et qui ne peut être relevé sans un cadre juridique et administratif, ni sans plusieurs stratégies de repérage ou d'acquisition.

La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec définit très clairement la responsabilité de l'institution à cet égard, lui confiant le mandat de rassembler le patrimoine documentaire publié au Québec et la documentation relative au Québec, quels que soient la langue du document et le lieu d'édition.

De cette loi découlent deux règlements sur le dépôt légal qui définissent les modalités d'application, les montants délimitant le dépôt, le nombre d'exemplaires à déposer et la liste des documents exclus. La Direction des acquisitions de la Collection patrimoniale est aussi régie par la Politique de développement de la Collection patrimoniale, qui encadre ses interventions et établit les orientations et principes régissant ses activités. Enfin, le Plan triennal de développement de la Collection patrimoniale 2006-2009 propose, pour chaque type de document, une description de la collection, les modes d'acquisition, les priorités de développement et les moyens d'action envisagés.

Les principaux modes d'acquisition

Les principaux modes d'acquisition qui permettent à BAnQ de rassembler le patrimoine québécois sont le dépôt légal, le don et l'achat. Leur complémentarité en fait un véritable levier de développement de collections.

LE DÉPÔT LÉGAL constitue un maillon stratégique de toute politique documentaire nationale. Comme pour la majorité des bibliothèques nationales à travers le monde, le dépôt légal constitue le mode central d'acquisition retenu par BAnQ pour rassembler une collection complète des œuvres publiées au Québec. Le premier règlement sur le dépôt légal a été instauré en 1968, avec la mise en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec. La législation a ensuite été révisée à quelques reprises pour élargir le champ du dépôt légal. Le tableau ci-dessous illustre la mise en application, par support, du dépôt légal au cours des décennies.

Les documents acquis par dépôt légal
1968 livres, brochures, publications en série,
cartes géographiques, livres d'artistes,
partitions musicales
1992 documents électroniques et logiciels,
enregistrements sonores, microformes,
documents iconographiques
(affiches, cartes postales, estampes,
reproductions d'œuvre d'art)
2003 programmes de spectacles
2006 documents cinématographiques
et télévisuels

 

LES DONS, quant à eux, proviennent principalement de particuliers ou d'institutions. Ils représentent un apport substantiel au développement des collections patrimoniales et permettent d'acquérir des documents épuisés ou difficiles à trouver dans le commerce. Dans certains cas, BAnQ peut émettre au donateur un reçu officiel aux fins de l'impôt sur le revenu. Lorsque les documents revêtent une importance nationale au sens de la Loi sur l'exportation de biens culturels, BAnQ peut aussi présenter une demande d'attestation relative à un bien culturel aux fins de l'impôt à la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels. L'obtention de l'attestation permet alors au donateur de bénéficier de certains avantages fiscaux additionnels.

En 2006-2007, les dons et échanges ont permis aux collections de BAnQ de s'accroître de 15 440 titres de documents, de 22 656 numéros de périodiques et de 1,69 mètre linéaire de fonds d'archives du domaine des beaux-arts et de la littérature. Parmi ces dons, signalons une importante collection de manuels scolaires des Soeurs du Bon-Pasteur, près de 6000 disques québécois offerts par Télé-Québec, 65 reliures d'art d'Odette Drapeau, un rare recueil (daté de 1886) de photographies du Saguenay et du Lac-Saint-Jean et d'importants versements aux fonds d'archives de Madeleine Ferron, Gérald Godin, Claude-Henri Grignon et Pauline Julien. La liste des donateurs est publiée dans le rapport annuel de l'institution. Leurs généreuses contributions permettent à BAnQ de réaliser sa mission. Des moyens de promotion doivent néanmoins être constamment déployés auprès des collectionneurs et de la population en général pour mieux faire connaître BAnQ et la diversité de ses collections, d'une part, et pour sensibiliser ceux-ci aux dons et legs particuliers ou universels, d'autre part. L'exposition Nos collections se dévoilent, en cours à la Grande Bibliothèque, constitue l'un de ces moyens.

Enfin, LES ACHATS permettent principalement de faire des acquisitions rétrospectives, d'acquérir des exemplaires supplémentaires de documents québécois ou des documents non soumis au dépôt légal, par exemple les ouvrages relatifs au Québec publiés à l'extérieur du Québec. Les sommes allouées aux achats sont réparties par type de document, en tenant compte de la Politique de développement de la Collection patrimoniale et des priorités identifiées dans le Plan triennal de développement de la Collection patrimoniale 2006-2009. Toute acquisition nécessite diverses approbations. En général, les achats se font auprès de librairies agréées, de fournisseurs commerciaux, de particuliers et, dans certains cas, d'institutions. En 2006-2007, les achats ont permis aux collections de BAnQ de s'accroître de 4 297 titres de documents, de 447 numéros de périodiques et de 1,55 mètre linéaire de fonds d'archives du domaine des beaux-arts et de la littérature. Parmi ces achats, signalons l'acquisition d'une carte géographique publiée par Pierre Duval en 1677, d'un exemplaire dédicacé du rarissime recueil de poèmes d'Alain Grandbois publié en Chine en 1934, de 590 cartes postales de la région de Laval, de plus de 300 gravures de Robert Wolfe, Gérard Tremblay et Albert Dumouchel, du fonds d'atelier de Rodolphe Duguay et de 10 livres d'artiste de Roland Giguère.

L'évolution des pratiques de l'édition : de nouveaux défis dans le développement des collections patrimoniales

L'institution aura à relever plusieurs défis au cours des prochaines années et l'avènement des nouvelles technologies et d'Internet n'y est pas étranger. Les modes d'acquisition et de conservation des documents devront être révisés afin d'éviter qu'une partie importante du patrimoine québécois n'échappe à BAnQ. L'intégrité des collections patrimoniales est ici en jeu. Voici quelques-unes des réflexions en cours au sein de l'institution.

Le milieu de la production musicale connaît actuellement une profonde mutation. Le support a évolué du disque en vinyle et de la cassette au CD et au DVD, et la dernière transformation est la diffusion d'enregistrements sonores en ligne. L'application du dépôt légal à ce type de document sera source de multiples questions quant à la façon de les recueillir et de les conserver.

L'avènement de nouvelles technologies modifie aussi considérablement les modes d'édition des cartes géographiques. Ainsi, plusieurs éditeurs n'impriment leurs cartes que sur demande à partir de données constamment mises à jour. BAnQ devra ainsi déterminer à quelle fréquence elle devra recevoir en dépôt légal les cartes modifiées.

L'utilisation des technologies informatiques touche aussi le domaine des arts graphiques. Plusieurs artistes utilisent maintenant l'ordinateur comme planche à dessin ou plaque à graver. BAnQ reçoit actuellement en dépôt légal les gravures produites selon les critères établis par l'ex-Conseil québécois de l'estampe, ce qui exclut pour le moment les images numériques de création. L'institution devra cependant établir sa position quant à un éventuel élargissement du dépôt légal pour ce nouveau type de document.

Une quantité phénoménale de documents sont maintenant produits et diffusés sur Internet. L'application du dépôt légal pour ceux-ci nécessitera des ressources majeures. BAnQ devra aussi déterminer quels sont les sites Internet québécois qu'elle devra conserver de façon permanente. Ce dernier point soulève à lui seul un défi technologique de taille.

Tous ces questionnements sur les acquisitions en amènent d'autres quant à la conservation et à la consultation à long terme des documents. BAnQ doit dès maintenant y réfléchir afin de s'assurer que les documents numériques qu'elle acquiert soient toujours accessibles dans 20, 50 ou même 100 ans. Parce que la conservation, ce n'est pas une question de court terme.

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Des partenaires pour le dépôt légal

par Mireille Laforce, coordonnatrice de la Section du dépôt légal,
Direction des acquisitions de la Collection patrimoniale

Le dépôt légal est un formidable outil permettant de rassembler tout ce qui se publie au Québec. Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) reçoit par cette voie près de 15 types de publications différents. Pour faire connaître et faciliter le dépôt légal dans certains milieux, BAnQ s'est adjoint quatre partenaires bien connus et ancrés dans leurs sphères d'activité respectives. De par leurs mandats, ces organismes maintiennent des liens privilégiés avec des producteurs et éditeurs. Les ententes permettent à BAnQ de profiter de cet avantage et d'économiser temps et énergie, ce qui est souvent le cas aussi pour les déposants eux-mêmes.

SOPROQ ET SOPREF

Les deux premières ententes touchent les enregistrements sonores. L'entente avec la Société de gestion collective des droits des producteurs de phonogrammes et de vidéogrammes du Québec (SOPROQ) est la continuité d'une entente mise en œuvre en 1993 avec l'Association québécoise de l'industrie du disque, du spectacle et de la vidéo (ADISQ). En raison de son mandat visant à gérer les redevances dues à ses sociétaires (producteurs et maisons de disques) pour l'utilisation de leurs enregistrements sonores, la SOPROQ est un maillon important de l'industrie du disque. Les producteurs d'enregistrements sonores québécois ont l'habitude de lui faire parvenir un exemplaire de tous les enregistrements mis sur le marché. Dans le cadre de l'entente entre BAnQ et la SOPROQ, celle-ci fait la promotion du dépôt légal et recueille aussi deux exemplaires pour BAnQ. Le producteur n'a ainsi qu'à faire un seul envoi, plutôt que deux à deux endroits différents.

La première entente avec la Société pour la promotion de la relève musicale de l'espace francophone (SOPREF) remonte pour sa part à 2003. Cet organisme à but non lucratif a pour mandat de soutenir les créateurs de musique en émergence. Ceux-ci, à cause de leurs conditions de création souvent précaires, sont souvent très difficiles à joindre et à sensibiliser au dépôt légal. La SOPREF est une ressource presque incontournable pour les artistes et producteurs d'enregistrements sonores oeuvrant en marge des circuits commerciaux établis (couverts par la SOPROQ). BAnQ a conclu avec la SOPREF une entente permettant aussi aux artistes d'effectuer leur dépôt légal par l'entremise de cet organisme, qui joue également un rôle de relais d'information important.

SDM et la Cinémathèque québécoise

Pour faciliter le travail de repérage relatif aux documents électroniques sur supports et logiciels, BAnQ compte depuis 1993 sur les Services documentaires multimédia Inc. (SDM), qui effectuent également l'enregistrement du dépôt légal et le traitement de ces publications.

Dernière venue des ententes, celle avec la Cinémathèque québécoise est née avec l'élargissement du dépôt légal aux films et émissions de télévision en janvier 2006. La Cinémathèque québécoise reçoit les films pour BAnQ en plus de les traiter et de les conserver. Elle effectue également le travail de dépistage visant à repérer et à réclamer s'il y a lieu les films visés par le dépôt légal. BAnQ bénéficie de l'expertise et des ressources d'un organisme qui jouit de la confiance et du soutien du milieu du cinéma et de la télévision.

Assurant l'arrivée régulière d'une partie des publications soumises au dépôt légal, ces ententes permettent à la Section du dépôt légal d'accorder plus de temps à la promotion, au dépistage et à la réception du dépôt légal des autres publications qui font l'objet de cette obligation. Les ententes relatives au dépôt légal permettent de plus à BAnQ d'entretenir des liens privilégiés avec d'autres institutions culturelles québécoises importantes.

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Éloge d'une « douce folie »

par Daniel Chouinard, coordonnateur de la Section des achats, dons et échanges
Direction des acquisitions de la Collection patrimoniale

Rien ne différencie apparemment le collectionneur du reste des hommes, et comme il pratique ce jeu pour des raisons souvent contradictoires, c'est sous cent aspects divers qu'il se présente à nous1.

Le développement d'une collection patrimoniale au sein d'une institution nationale repose sur un ensemble de sources d'acquisition extrêmement variées. Cette situation s'explique non seulement par la grande diversité des documents acquis (livres, revues, journaux, disques, cartes postales, estampes, cartes géographiques, affiches, manuscrits, etc.) et par l'ampleur de la tâche – parce qu'on vise l'exhaustivité –, mais aussi par le contexte historique, politique et culturel dans lequel cette institution s'est développée.

Si l'édition contemporaine est en bonne partie acquise par dépôt légal, ce puissant outil que le législateur met à la disposition de l'institution pour lui permettre de recevoir d'office des exemplaires de tous les documents publiés sur son territoire, encore faut-il rappeler que, dans le cas du Québec, ce mécanisme n'est en place que depuis 1968. Les autres sources d'acquisition prennent donc une importance toute particulière pour l'enrichissement de la Collection patrimoniale québécoise de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Partons donc à la découverte de ces autres « fournisseurs » qui nous réservent parfois de belles prises… et quelques étonnements.

Le libraire

Le libraire est le plus fidèle allié du bibliothécaire, une sorte de double, mais qui accepte que les livres ne soient que de passage chez lui. Une longue fréquentation fait parfois aussi de ce noble entremetteur un ami. S'il vend des livres neufs, c'est lui qui signale la parution d'un nouveau titre d'auteur québécois à l'extérieur du Québec. Vend-il des livres d'occasion? Alors il trouve dans ses rayons – ô miracle de la mémoire humaine, car son inventaire n'est jamais complètement informatisé – l'édition épuisée dont il manquait un exemplaire dans la Collection patrimoniale. S'intéresse-t-il aux ouvrages précieux? Il envoie alors un message dans lequel il ne parvient pas tout à fait à contenir sa fébrilité à propos de cette pièce rare que tous cherchent, que peu peuvent s'offrir et que lui seul possède… enfin, encore pour quelques jours. Il vous la réserve, bien sûr, mais il faudra faire vite, car d'autres se font insistants ; il leur résiste, parce que c'est vous… On réfléchit, on échange quelques chiffres, on fait mine d'hésiter un peu, puis l'affaire se conclut dans un grand soulagement : le trésor appartient désormais à la collectivité.

Le collectionneur

«Le collectionneur a, dans un domaine déterminé, le désir de tout posséder2.» Maurice Rheims (1910- 2003), le plus fameux commissaire-priseur de son époque, résume ainsi de façon saisissante cette «douce folie» qui a également inspiré un livre remarquable à Nicholas A. Basbanes3. Disons-le tout net : les collections institutionnelles ne seraient que l'ombre d'elles-mêmes sans l'apport de collections privées. Aucune institution, si importante soit-elle, ne peut se livrer à l'acquisition de pièces significatives avec l'ardeur, la persévérance, la compétence et, parfois, avec les moyens déployés par certains collectionneurs. Nous sommes ici en présence d'êtres singuliers, parfois profondément originaux, qui se livrent à leur passion avec un acharnement qui peut susciter l'admiration ou… la perplexité.

Cette passion les occupe tout entiers pendant des années, des décennies parfois ; elle dévore leur temps libre et une bonne partie de leurs ressources. On dit que chez certains collectionneurs, c'est moins la collection elle-même qui les obsède que la recherche des pièces manquantes. Qu'ils profitent assez peu de leurs trésors parce qu'ils sont plus intéressés par ce qui leur manque que par ce qu'ils ont réussi à obtenir.

Et puis, un jour, vient le grand moment de vérité : il est temps de passer la main, en raison de l'âge ou parce que leur collection est «complète», c'est-à-dire qu'ils ne trouvent plus de nouvelles pièces intéressantes. Tous ne le font pas avec le même détachement, mais pour certains l'une des avenues les moins douloureuses consiste alors à se tourner vers une institution qui assurera la conservation de leur œuvre.

En outre, ils sont devenus de véritables spécialistes de leur domaine de prédilection, ayant accumulé une connaissance intime de chaque pièce, de sa provenance, de sa rareté, de sa valeur marchande et de la place exacte qu'elle occupe au sein de cet ensemble qu'ils ont édifié pour la postérité. Dans le meilleur des cas, ils ont fixé cette somme de connaissances dans un catalogue ou une étude consacrée à leur collection. Sinon, c'est peut-être l'institution bénéficiaire qui s'en chargera. Ainsi, c'est à divers collectionneurs que BAnQ doit une bonne partie de ses collections de cartes postales, d'enregistrements sonores et, bien entendu, de livres.

Les institutions

Un grand nombre d'organismes contribuent également à l'enrichissement de la Collection patrimoniale québécoise : bibliothèques de toutes sortes, grandes et petites entreprises, communautés religieuses et associations diverses offrent régulièrement des collections plus ou moins importantes. Le cas des communautés religieuses est particulièrement éloquent. Après avoir vu l'Église perdre progressivement son influence au cours des 40 dernières années, le Québec doit maintenant relever le défi de la préservation du patrimoine religieux. Les imposantes collections de documents de toutes sortes développées par les diverses communautés alimentent ainsi régulièrement la Collection patrimoniale de BAnQ.

Le simple particulier

À côté de ces grands acteurs, on trouve également des centaines de simples particuliers qui, chaque année, s'adressent à BAnQ pour proposer des documents de toutes sortes. Ils sont généralement préoccupés par la conservation de l'imprimé et ne se résignent tout simplement pas à « jeter des livres ». Leur contribution, si modeste soit-elle, n'en est pas moins appréciée, et l'attention que BAnQ leur accorde s'inscrit dans la notion de service public si chère à l'institution. Elle reflète aussi la conviction que la préservation du patrimoine documentaire est l'affaire de tous.

Et Internet?

Même si certains libraires ne voient pas forcément d'un bon oeil le formidable développement qu'a connu le commerce du livre grâce à Internet, force est de constater que l'on ne peut tout simplement plus ignorer les possibilités offertes par ce réseau pour l'achat de livres. L'ordinateur permet désormais de rechercher et d'acheter des livres neufs ou d'occasion dans le monde entier. Le plus important site de vente de livres d'occasion se targue même de donner accès à quelque 100 millions de livres offerts par 13 500 vendeurs4 ! On aura toutefois compris que ces milliers de « vendeurs » ne sont pas tous des libraires chevronnés et que cette façon de faire se prête davantage à l'achat de livres de valeur modeste. Si l'on recherche plutôt un ouvrage rare ou précieux, on aura intérêt à consulter un libraire d'expérience, que l'on peut par ailleurs joindre par l'entremise de certains sites spécialisés5. Ainsi, l'offre de documents n'a peut-être jamais été aussi abondante. Cette richesse et la multiplicité des sources d'approvisionnement posent toutefois un défi bien particulier à une institution comme BAnQ : celui d'éviter la dispersion et l'incohérence dans ses efforts d'acquisition. C'est entre autres à cela que sert sa Politique de développement de la Collection patrimoniale : encadrer la « douce folie » sans toutefois la réprimer complètement.


1. Maurice Rheims, Les collectionneurs : de la curiosité, de la beauté, du goût, de la mode et de la spéculation, Paris, Ramsay, 1981, p. 43.

2. Ibid., p. 27.

3. Nicholas A. Basbanes, A Gentle Madness: Bibliophiles, Bibliomanes, and the Eternal Passion for Books, New York, Henry Holt, 1999.

4. Voir http://www.abebooks.com.

5. Comme ceux de la Confrérie de la librairie ancienne du Québec ou de la Ligue internationale de la librairie ancienne.

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Les dons non sollicités : à cheval donné...

par Martine Renaud, bibliothécaire
Direction des acquisitions de la Collection patrimoniale

On entend par « dons non sollicités » les dons faits directement et spontanément au comptoir d'accueil de la bibliothèque. Il peut s'agir d'un seul document, parfois de plusieurs dizaines, apportés par des usagers désireux de compléter nos collections ou encore de se départir d'objets devenus encombrants et inutiles mais qu'ils n'osent pas jeter.

En effet, en triant ces milliers de documents, force est de constater que le livre, quel qu'il soit, conserve un caractère sacré puisque ses lecteurs se révèlent extrêmement réticents à l'envoyer à la récupération même quand sa vie utile est visiblement terminée. Ces dons, tout en témoignant de l'intérêt des usagers pour le livre et pour notre institution, entraînent toutefois un travail important pour un bénéfice parfois fort maigre.

Ainsi, l'année dernière, plus d'une centaine de caisses contenant des milliers de documents ont été remises à la Grande Bibliothèque, puis acheminées à la Section des dons, achats et échanges de la Direction des acquisitions de la Collection patrimoniale. On peut raisonnablement estimer qu'à peine 5 % de tous ces documents viendront enrichir les diverses collections de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), notamment la Collection patrimoniale québécoise et la Collection universelle de prêt et de référence.

Les dons non sollicités nous parviennent sur un large éventail de supports : il y a des livres, bien sûr, mais également des revues, des CD, des DVD et des vidéocassettes. Malheureusement, ces documents se trouvent souvent dans un piètre état physique (soulignés, usés, détériorés à cause d'un mauvais entreposage) et, la plupart du temps, ils figurent déjà dans nos collections. Les usagers ignorent pour la plupart que les dons, au même titre que les achats, doivent répondre aux critères établis par les services d'acquisition de BAnQ.

Lorsque nous recevons des livres édités au Québec avant 1968, date de la mise en vigueur du dépôt légal, nous vérifions systématiquement que nous en possédons des exemplaires en bon état dans la Collection patrimoniale québécoise. Le livre québécois ne représente toutefois qu'un très faible pourcentage des dons non sollicités. En effet, les deux tiers des livres reçus sont édités à l'extérieur du Québec et plus de la moitié d'entre eux sont de langue anglaise. Le réflexe de faire don de ses livres à une bibliothèque semble plus ancré chez nos usagers anglophones.

Nous recevons également de nombreux livres en langues étrangères, et c'est sans doute le contexte dans lequel les dons non sollicités s'avèrent les plus utiles étant donné les difficultés que nous éprouvons à trouver des fournisseurs offrant un large éventail de ce type de document. Les livres en espagnol, en italien, en allemand et même parfois en chinois sont donc systématiquement retenus afin d'être évalués par les responsables de la Collection multilingue.

Les livres de fiction et les documentaires récents en très bon état sont conservés pour être évalués par les responsables des collections thématiques. Les DVD et CD sont aussi conservés pour évaluation en raison de leur popularité auprès de nos usagers. Nous recevons également des centaines de manuels scolaires, particulièrement dans le domaine de l'informatique, de l'ingénierie et des sciences pures, datant pour la plupart des années 1980 et 1990. Ces manuels s'avèrent souvent complètement obsolètes à cause de l'évolution rapide des connaissances dans ces domaines.

S'il fallait brosser le portait type du don non sollicité fait à la Grande Bibliothèque, il s'agirait sans doute d'un livre de poche de langue anglaise (un polar de Mary Higgins Clark peut-être) ayant visiblement voyagé entre plusieurs mains avant d'aboutir dans nos locaux, où il ne séjournera que très brièvement. Il n'aura pas l'honneur de garnir nos rayons mais continuera plutôt son voyage jusqu'à la Fondation des parlementaires québécois – Cultures à partager, un organisme sans but lucratif avec lequel BAnQ collabore depuis plusieurs années dont l'une des principales activités est de faire d'importants envois de livres dans les pays en voie de développement.

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La mémoire de l'État versée à BAnQ

par Evelyn Kolish, Centre d'archives de Montréal
Julie Fournier, Centre d'archives de Québec
et Sophie Morel, Centre d'archives de la Mauricie et du Centre-du-Québec

L'année 2006, avec la fusion des Archives nationales du Québec (ANQ) et de la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ), a marqué l'apparition au sein de la nouvelle institution d'un nouveau mode d'acquisition propre à la Direction générale des archives (DGA). En effet, le versement d'archives gouvernementales, civiles et judiciaires, qui sert à assurer la conservation de la mémoire de l'État du Québec, découle directement des obligations légales imposées par la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1). Le versement se distingue du dépôt légal par l'intervention de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) en amont du processus d'acquisition et par un partenariat continu avec les gestionnaires de documents des ministères, des organismes publics et des tribunaux judiciaires.

Depuis son adoption en 1983, cette loi oblige l'ensemble des ministères et des organismes publics à produire et à soumettre pour approbation aux Archives nationales du Québec (maintenant à BAnQ) leur calendrier de conservation. Cet outil incontournable de la gestion des documents administratifs décrit toutes les séries documentaires produites ou rassemblées par un organisme dans la poursuite de ses activités. Il définit également leur cycle de vie, c'est-à-dire la période de temps où elles sont conservées dans les services qui les produisent, celle où elles séjournent dans un centre de conservation intermédiaire et enfin la période où l'on décide de leur disposition finale, soit la destruction, l'échantillonnage ou la conservation intégrale. L'approbation des calendriers par BAnQ est un levier puissant qui permet d'assurer la pérennité des documents de grande valeur historique tout en évitant de gaspiller les fonds publics en conservant inutilement de vastes quantités de documents administratifs sans intérêt pour la mémoire de la collectivité.

Une fois dotés d'un calendrier de conservation, les ministères et organismes publics centralisés ainsi que les tribunaux judiciaires doivent verser annuellement à BAnQ leurs archives à conservation permanente rendues à échéance. Le versement implique non seulement un transfert physique mais également un transfert de propriété, BAnQ devenant l'unique propriétaire des documents qu'elle reçoit. Par ailleurs, de nombreux organismes décentralisés, du secteur communément dit «parapublic1 », sont tenus de conserver eux-mêmes leurs archives historiques.

Une mémoire régionale

Les versements d'archives publiques sont faits par les organisations qui les ont produites au centre d'archives de BAnQ desservant la région administrative où l'organisme ou le bureau régional est situé. En effet, depuis la création du réseau actuel de centres d'archives entre 1972 et 1981, les Archives nationales du Québec se sont efforcées de respecter le principe de territorialité, garantissant que les archives sont conservées près des populations qui les ont produites. D'ailleurs, la tradition bien ancrée de l'accessibilité des archives civiles et judiciaires en région a contribué de façon importante à la création de ce réseau de centres d'archives régionaux. Dans la plupart de ces centres, les archives civiles et judiciaires ont d'ailleurs constitué la base initiale des collections et forment encore aujourd'hui les fonds les plus volumineux, qui connaissent un accroissement régulier.

En suivant cette même logique territoriale, on constate que les archives gouvernementales se trouvent massivement concentrées au Centre d'archives de Québec, puisque la majorité des ministères et organismes ont leur siège social dans la capitale. Une quantité considérable mais beaucoup moins importante d'archives gouvernementales est versée au Centre d'archives de Montréal, alors qu'une faible proportion se trouve dans les sept autres centres, provenant surtout de bureaux ou de services régionaux, par exemple les centres de détention ou de probation du ministère de la Sécurité publique.

Un partenariat incontournable

La collecte et la conservation du patrimoine documentaire de l'État nécessitent une bonne collaboration entre les gestionnaires de documents des archives publiques et les archivistes de la Direction générale des archives de BAnQ. Ces derniers travaillent étroitement avec les gestionnaires de documents afin de les aider à élaborer et à tenir à jour leurs calendriers de conservation, puis en les appuyant dans la préparation des versements. Le secteur des archives judiciaires et civiles offre d'ailleurs un exemple particulièrement éloquent de ce partenariat qui mérite une brève présentation.

L'adoption de la Loi sur les archives et l'accumulation de montagnes d'archives judiciaires et civiles dans les palais de justice ont mené la création, en 1987, du Comité interministériel sur les archives judiciaires. Ce comité a réuni des représentants des producteurs (la magistrature, le Barreau et la Chambre des notaires), des utilisateurs (des professeurs de droit et d'histoire ainsi que des généalogistes) et des gardiens des archives judiciaires (la Direction générale des services judiciaires du ministère de la Justice et les ANQ) pour une réflexion approfondie sur l'élaboration d'un calendrier de conservation pour les tribunaux judiciaires. D'une durée de deux ans, cette réflexion s'est conclue par le dépôt d'un rapport en trois volumes qui est devenu un classique dans la littérature archivistique2. Ce rapport, qui a reçu l'approbation des juges en chef des tribunaux et du ministère de la Justice, a établi les lignes directrices de l'approche québécoise en matière de conservation des archives judiciaires. Son contenu se résume assez simplement : la conservation de la plupart des archives judiciaires datant d'avant la date charnière de 1920; la conservation intégrale, après cette date, de certaines séries perçues comme étant au coeur de la «mémoire» des tribunaux (notamment les plumitifs et les registres des jugements); enfin, l'échantillonnage statistique des dossiers judiciaires pour la plupart des juridictions à partir de 1920. Cet échantillonnage permet de conserver un microcosme des activités judiciaires, fidèle reflet de l'ensemble des dossiers originaux, alors que la conservation des registres assure qu'aucune cause ne disparaît sans laisser de traces.

La mémoire qui s'enrichit

La mise en application des calendriers des tribunaux a commencé en 1992 et depuis ce temps, les neuf centres d'archives de BAnQ s'enrichissent annuellement de trésors d'archives judiciaires pour le plus grand bien des justiciables et pour le grand plaisir du public chercheur. Les archives judiciaires et civiles forment un ensemble de fonds d'une profondeur historique et d'une continuité remarquables, permettant aux chercheurs de suivre l'évolution de la société québécoise depuis ses débuts coloniaux jusqu'à nos jours. Des archives dites civiles, comme les registres d'état civil, les greffes de notaires, les tutelles et curatelles et les testaments, jusqu'aux procès les plus variés, en matière civile, criminelle et pénale, ce sont toutes des sources d'une grande richesse, utilisées par une grande variété de chercheurs.

De la même façon, les archives gouvernementales enrichissent les collections des neuf centres d'archives de BAnQ, permettant à celle-ci d'offrir au public un accès régionalisé à la mémoire de l'État québécois. Peu importe le type de recherches poursuivies, les chercheurs peuvent puiser abondamment dans les archives de l'administration publique québécoise qui offrent de l'information sur diverses thématiques. Ainsi, ils peuvent retracer en images l'histoire du Québec à travers les photographies et les films conservés dans le fonds du ministère de la Culture et des Communications dans la série de l'Office du film du Québec. Ils ont la possibilité de découvrir l'évolution du territoire québécois en consultant les photographies aériennes et les documents cartographiques provenant du fonds du ministère des Terres et Forêts. Enfin, la correspondance conservée dans de nombreux ministères, tels que le ministère de l'Éducation ou le Secrétariat de la province, leur permet de connaître différents aspects de la société québécoise.

En somme, grâce aux versements d'archives publiques, imposés par la Loi sur les archives, la collection des centres d'archives de BAnQ s'accroît régulièrement et continuera de s'enrichir au fil des ans.

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Les archives privées, pour enrichir la mémoire du Québec

par François David, Centre d'archives de Montréal
Christian Drolet, Centre d'archives de Québec
Jacques Prince, Centre de conservation
et Gaston St-Hilaire, Centre d'archives de Montréal

Chaque jour, une multitude de documents viennent s'ajouter aux vastes collections conservées par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Parmi ceux-ci, les fonds d'archives privées figurent dans une catégorie à part. Aucune obligation, ni en amont, ni en aval, n'encadre leur acquisition : les donateurs font librement leur geste, et l'institution est libre d'accepter ou de refuser une offre.

Les règles régissant les entrées d'archives privées à BAnQ sont simples. L'institution n'acquiert habituellement que des documents originaux produits ou reçus par un particulier, une famille ou un organisme non public pour ses besoins ou dans l'exercice de ses activités. Ils sont choisis et conservés pour leur valeur historique ou symbolique ou encore parce qu'on juge qu'ils peuvent être utiles à la recherche. Parmi les différents types de documents d'archives normalement acquis, mentionnons les documents textuels non publiés (correspondance, études, rapports), les documents photographiques et audiovisuels (photos, films, vidéocassettes), les cartes et plans et les documents informatiques (disquettes, cédéroms).

Les documents d'archives d'origine privée se caractérisent par leur diversité et leur richesse qui apportent un éclairage significatif à l'histoire politique, économique, sociale, littéraire, religieuse, artistique et culturelle de la collectivité québécoise. Ce corpus est vaste et comme tout ne peut être retenu, des comités étudient les propositions reçues ou sollicitées selon plusieurs critères dont l'état des documents, la notoriété du créateur, le potentiel de recherche et les conditions de cession.

Les fonds actuellement possédés par BAnQ reflètent les choix du passé dont elle a hérité. De nombreux fonds de nature familiale nous invitent à partager la vie, parfois même l'intimité, de quelques-unes des grandes familles qui ont marqué l'histoire du Québec, telles les Dubuc, les Joly de Lotbinière, les Lacoste, les Masson, les Viger. Les fonds de personnalités politiques et de parlementaires nous amènent, quant à eux, dans les coulisses du pouvoir à la suite des Jean Lesage, Robert Bourassa, René Lévesque, Jacques Parizeau, Lucien Bouchard. Les fonds d'archives liés au milieu culturel (arts de la scène, beauxarts et littérature) réunissent les archives de personnalités qui se sont illustrées telles que le dramaturge Marcel Dubé, le peintre Ozias Leduc, la chanteuse Pauline Julien, le cabaretier Gérard Thibault, le poète Émile Nelligan, le romancier Jacques Ferron, le caricaturiste Jean-Pierre Girerd et l'architecte Raoul Chênevert. L'histoire industrielle et commerciale trouve aussi son compte avec, entre autres, des fonds comme ceux de l'imprimerie Neilson, de la Price Company, de la compagnie F.-X. Drolet Inc., de la compagnie minière I.O.C., des Minéraux Noranda et de la Fédération des producteurs agricoles.

Nourrir les fonds d'archives privées

Les modes d'acquisition privilégiés pour les archives d'origine privée sont la donation, le legs et, à certaines conditions, l'achat. Toute acquisition d'archives privées par donation ou par legs doit faire l'objet d'une entente sous la forme d'une convention écrite précisant les droits et obligations des parties. En ce qui concerne l'achat, BAnQ joue son rôle d'institution nationale gardienne du patrimoine archivistique québécois en assurant une veille, tant sur le marché (ventes effectuées lors d'encan et sur Internet) qu'avec la collaboration de librairies spécialisées, au Québec, au Canada et à l'étranger.

La Politique d'acquisition des archives privées de BAnQ est l'outil de gestion principal qui fournit les paramètres devant régir les décisions d'évaluation et d'acquisition des archives privées. Elle contient notamment les principes, les objectifs et les critères d'application d'une telle politique et précise le rôle des différents intervenants. Bien qu'elle n'exclue, à priori, aucun champ d'intervention, la politique privilégie l'acquisition d'archives de personnes physiques et morales recelant une valeur significative d'information ou de témoignage ou encore représentatives d'une activité, d'une situation ou d'une période. Il est à noter que la politique se matérialise dans le cadre de programmes triennaux d'acquisition où sont identifiés de nouveaux projets d'acquisition et la poursuite de versements importants dans des fonds déjà créés.

Certaines orientations spécifiques à l'acquisition d'archives privées ont comme objectif principal la constitution d'un patrimoine archivistique en provenance des secteurs sous-représentés. Cet objectif est modulé en fonction des besoins des clientèles et des courants de recherche prévisibles en s'appuyant notamment sur l'expertise des membres externes du comité consultatif sur les collections et les services de BAnQ.

Des partenaires pour mieux faire

Outre les quelque 70 fonds d'archives d'origine privée acquis en moyenne par année, BAnQ favorise l'acquisition, le traitement, la conservation et l'accessibilité des archives privées par des partenaires. L'acquisition d'archives se fait dans le respect des politiques d'acquisition des autres services d'archives et du principe de territorialité qui favorise le maintien des archives privées dans leur région d'origine. En cas d'incapacité par les services d'archives partenaires de réaliser une acquisition résultant normalement de l'application de leur politique, BAnQ peut jouer un rôle de suppléance.

Parmi les moyens mis en place, signalons le programme d'agrément de BAnQ, qui reconnaît officiellement la compétence de partenaires privilégiés avec lesquels elle s'associe pour assurer la conservation et la diffusion du patrimoine archivistique privé. Ce réseau compte maintenant 30 services d'archives privées agréés.

Aussi, afin d'assurer à tous les citoyens du Québec une bonne gestion de leur patrimoine archivistique privé, BAnQ a mis en place des tables régionales de concertation pour partager, selon les intérêts et les ressources de chacun, les responsabilités en matière de patrimoine archivistique. Ces tables sont constituées par les intervenants du milieu (sociétés d'histoire, services d'archives, organismes publics détenteurs d'archives privées) et sont ainsi le pivot autour duquel s'harmonise l'action de ces différents intervenants intéressés par la sauvegarde des archives privées.

Enfin, un protocole d'entente entre l'Assemblée nationale du Québec et BAnQ encadre l'acquisition, le traitement, la conservation et la diffusion des archives privées produites par les membres de l'Assemblée nationale et du Conseil législatif de Québec. Un guide de gestion des archives des parlementaires a été élaboré à la suite de cette entente. L'acquisition d'archives privées demeure tributaire de la volonté des créateurs d'assurer la pérennité de leur œuvre. Aucune loi n'oblige un écrivain, un photographe, une famille, un industriel ou un commerçant à conserver ses archives historiques en vue d'une donation à un organisme voué à la préservation du patrimoine archivistique. BAnQ et ses partenaires s'efforcent cependant de sensibiliser les créateurs et les propriétaires d'archives à l'importance de la sauvegarde de celles-ci. Le défi majeur des archivistes de BAnQ est de convaincre ces personnes de confier leurs documents à l'institution ou à ses partenaires. Seuls les documents recelant une valeur suffisamment significative d'information et de témoignage reflétant les réalités et l'évolution de la société québécoise seront en définitive conservés pour diffusion auprès des chercheurs. Ainsi, BAnQ peut jouer pleinement son rôle de gardienne d'un imposant patrimoine documentaire et assurer la constitution d'une importante mémoire collective.

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Un archiviste se rappelle...

Parfois, les rencontres les plus routinières sont à l'origine des découvertes les plus inattendues. Je me rappelle une visite dans un bâtiment vétuste situé dans le Vieux-Montréal, où je me rendais pour rencontrer un donateur souhaitant se départir de documents abandonnés par un ancien locataire. Sur place, les recherches s'avèrent ardues. L'exiguïté des lieux, l'éclairage presque inexistant et les boîtes empilées en vrac rendent le travail laborieux. Ma présence importune les araignées et fait fuir d'autres bestioles non identifiées. Une vieille valise en carton à demi cachée sous une table bancale attire cependant mon attention. En rabattant le couvercle, j'ai la conviction de découvrir des documents de grande valeur. Pour peu, je me sentirais un émule d'Indiana Jones devant les manuscrits de la mer Morte ou les restes de la bibliothèque d'Alexandrie. Une fois remis de mes émotions, je réalise tout de même que je suis en présence de vieux dessins d'architecture, de registres seigneuriaux et de centaines d'actes notariés des XVIIIe et XIXe siècles fort précieux. Cette découverte fait oublier les mains gercées, la poussière omniprésente, la chaleur étouffante et l'odeur de moisissure qui adhère aux vêtements. Sans la diligence du propriétaire du local et un peu de chance et de persévérance de ma part, il est fort probable que ces documents se seraient malencontreusement retrouvés au dépotoir. Depuis cette aventure, je porte une attention particulière au contenu des greniers inaccessibles, des sous-sols inhospitaliers, des entrepôts désaffectés… et des vieilles valises cartonnées!

François David

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Vie et moeurs d'un service d'acquisition : le développement de la Collection universelle de prêt et de référence

par Isabelle Charuest
chef de la Section des acquisitions et du développement de la Collection de prêt et de référence

S'il est une particularité qui différencie un service d'acquisition de bibliothèque d'autres services d'approvisionnement, c'est le produit acheté, qui n'est pas seulement un livre mais bien un titre dont la forme et le contenu sont uniques. Ainsi, on ne commande pas une « boîte » de livres, mais bien 30 titres qui ont été sélectionnés avec soin et dans un but précis. L'objectif consiste à trouver ces titres-là et point d'autres, afin de bâtir une collection équilibrée qui réponde aux besoins et aux goûts de ses usagers tout en respectant les critères qualitatifs de l'institution.

Comment arrimer cette minutieuse activité qu'est la sélection de titres aux diverses contraintes légales et réglementaires que la rigueur administrative impose, ainsi qu'aux lois du marché? L'une des premières décisions de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), en ce qui concerne sa Collection universelle de prêt et de référence, a été de clarifier et d'ordonner le tout en établissant une politique générale de développement de la collection et une politique d'acquisition. Les objectifs de cette dernière sont d'établir les principes régissant l'acquisition des ressources documentaires, de déterminer les niveaux de responsabilité dans le processus de sélection et d'acquisition des ressources, de spécifier les modes d'approvisionnement, de préciser les modalités de sélection des fournisseurs et enfin la répartition des enveloppes budgétaires par fournisseur. Fait à souligner, BAnQ intègre presque systématiquement, dans sa Collection universelle de prêt et de référence, un exemplaire de tout livre publié au Québec.

Dans le milieu des bibliothèques, l'approvisionnement en livres est soumis à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre. À cet égard, la particularité de BAnQ est de faire affaire avec des librairies agréées de toutes les régions du Québec. BAnQ a, en effet, demandé une modification à la réglementation pour lui permettre de répartir ses achats dans l'ensemble des librairies québécoises. Maintenir des liens constants avec plus d'une centaine de librairies demande une coordination complexe et une grande rigueur professionnelle. Le réseau des librairies a lui aussi dû s'adapter aux commandes souvent très pointues que BAnQ présente afin d'assurer l'universalité de ses collections et de compléter l'offre déjà présente dans les bibliothèques publiques du Québec. Mais là n'est pas le défi le plus important en termes d'acquisition, étant donné que la structure d'approvisionnement du livre est bien rodée. On ne peut pas en dire autant pour l'acquisition des disques, films, logiciels, cartes et plans, jeux et jouets, qui sont des secteurs moins structurés où la donne commerciale pèse plus lourd et qui sont moins habitués à répondre aux demandes des bibliothèques.

Entre alors en jeu le Règlement sur les contrats d'approvisionnement, de construction et des services des ministères et des organismes que BAnQ, en tant que société d'État, doit respecter. Tous les achats qui ne sont pas soumis à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (qui couvre le livre en français et en anglais et les partitions musicales) entrent dans le giron de ce règlement, dont l'un des bénéfices est d'inciter à prévoir tous les services requis et les critères de qualité dans le moindre détail. Il n'est pas question de se diriger vers le fournisseur spécialisé reconnu de tous, par exemple pour l'acquisition de films de répertoire, mais de collaborer avec le plus bas soumissionnaire afin qu'il réponde aux besoins de BAnQ.

Quelle que soit la réglementation appliquée, tous ces fournisseurs offrent une panoplie de services destinés à faciliter la sélection : salles de montre, envois d'office (notamment pour toutes les nouvelles publications de livres québécois), consignations, listes de nouveautés. L'objectif est de mettre la main sur les documents désirés dans le très court laps de temps où ils sont sur le marché, soit trois mois en général. Le meilleur moyen d'y arriver est de les commander avant qu'ils ne paraissent, grâce à des outils comme la base de données Mémento de la Société de gestion de la banque de titres de langue française, par exemple, ou de s'assurer qu'ils soient livrés dans la semaine de leur parution pour examen. Les documents sélectionnés pour la Collection universelle de prêt et de référence dépassent largement les simples succès de librairie, mais toutes les acquisitions ne sont évidemment pas considérées avec la même urgence. À cet égard, la production québécoise, les suggestions des usagers et les titres faisant l'objet d'une forte demande reçoivent un traitement prioritaire. Les documents destinés à la section Actualités et nouveautés doivent aussi être acquis avec rapidité afin que celle-ci soit à la hauteur de son nom.

D'autres modes d'acquisition classiques sont également utilisés : les commandes permanentes pour les ouvrages de référence à éditions périodiques et les abonnements pour les publications en série et les bases de données. Lorsque cela est possible, BAnQ recourt au service d'agences d'abonnements et de messageries de presse en tenant compte des coûts et de la rapidité de livraison, dans le cas des quotidiens plus particulièrement.

Toutes les acquisitions ne sont pas des achats. Le personnel responsable du développement de la Collection universelle de prêt et de référence profite de la collaboration de la Direction des acquisitions de la Collection patrimoniale – l'autre grande collection de l'institution –, qui est la porte d'entrée de toutes les offres de dons, quelle que soit leur destination dans les collections de documents publiés de BAnQ. La Collection universelle de prêt et de référence a, par exemple, reçu récemment un don de 200 livres du consulat du Mexique à Montréal. Ces documents enrichiront la Collection multilingue, dont l'approvisionnement constitue par ailleurs un défi en soi.

En effet, BAnQ recherche des fournisseurs qui assurent toutes les étapes du développement de la Collection multilingue : la sélection, la commande et la livraison des livres de même que leur traitement catalographique, et ce, pour 10 langues différentes et des profils variés. Quelques fournisseurs nordaméricains seulement, dont Online Computer Library Center, offrent ce type de chaîne intégrée. Pour vérifier la qualité des services rendus, BAnQ doit s'assurer de la collaboration de bibliothécaires maîtrisant ces langues. Là encore, l'aide provenant de ressources externes doit être conforme aux critères des politiques et profils de développement de la Collection universelle de prêt et de référence, dont fait partie la Collection multilingue.

BAnQ est aussi dépositaire universel pour les publications du gouvernement du Canada dans les deux langues. En mettant celles-ci à la disposition de la population, elle poursuit un des mandats de la Bibliothèque centrale de Montréal qui a assumé cette responsabilité de 1922 à 2005, année où la Grande Bibliothèque a pris la relève.

Malgré de grands efforts de rationalisation et de concentration de l'approvisionnement, une multiplicité de petits et grands fournisseurs spécialisés ou exclusifs préfèrent entretenir des contacts directs et privilégiés avec la Section des acquisitions et du développement de la Collection de prêt et de référence de BAnQ sans passer par des intermédiaires. Pensons aux sociétés historiques, à certains fournisseurs étrangers, aux petits périodiques, aux organismes comme l'Office national du film ou Télé-Québec et à certains distributeurs de films éducatifs.

Dans un proche avenir, une méthodologie d'évaluation des fournisseurs sera implantée par la Section des acquisitions et du développement de la Collection de prêt et de référence dans le respect des diverses spécialisations et selon un calendrier et des critères divulgués à tous les intéressés. Cette étape importante permettra à BAnQ de solidifier les assises sur lesquelles repose l'approvisionnement de la Collection universelle de prêt et de référence et de s'assurer ainsi que les bons documents sont disponibles pour les usagers au bon moment.

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Un approvisionnement adapté... pour des documents qui le sont tout autant

Les bibliothèques publiques desservent des clientèles variées et s'efforcent de rendre disponibles des collections qui répondent aux besoins de tous : livres pour adultes, pour les jeunes, documentaires, fiction, revues, musique, films, ressources électroniques, etc. Elles tentent d'offrir aux personnes ayant un handicap visuel des collections de documents adaptés tout aussi variées. Celles-ci peuvent être constituées de livres en braille, de livres sonores, de partitions musicales et de revues en braille, de «duo médias» (livres servant à l'apprentissage du braille chez les enfants non voyants de parents voyants) et de ressources électroniques.

Alors que l'acquisition des documents pour les collections de bibliothèques est un processus dont les règles et usages sont bien encadrés dans un marché connu, l'approvisionnement en documents adaptés, et ce, particulièrement pour une entité francophone évoluant sur un continent anglophone comme le Québec, s'avère beaucoup plus complexe. Il n'existe pas d'endroit où une bibliothèque peut faire l'acquisition du dernier succès de librairie qu'il faut lire à tout prix, de la biographie dont tout le monde parle ou encore du documentaire qui fait si bien le tour de la question. Pour offrir à ses usagers une version braille ou un enregistrement sonore de tels ouvrages, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) n'a d'autre choix que d'en demander la production à des fournisseurs spécialisés.

Pour le livre en braille, l'Institut Nazareth et Louis-Braille (INLB) agit comme producteur depuis de nombreuses décennies. S'ajoutent quelques producteurs indépendants, dont certains ont une très petite capacité de production et d'autres ont comme mandat prioritaire de répondre aux besoins documentaires des étudiants. Il est possible également de se procurer annuellement quelques dizaines de titres commercialisés par des producteurs européens. La littérature québécoise, par contre, n'y est pas du tout représentée.

En ce qui concerne les enregistrements sonores, BAnQ se tourne vers deux fournisseurs principaux. Organisme fondé en 1976, La Magnétothèque a pour mission de rendre l'imprimé accessible sous forme sonore aux personnes qui ne peuvent lire à cause d'un handicap visuel. Celle-ci produit presque exclusivement des titres en français, au nombre de 500 à 600 par année.

L'INCA (ex-Institut national canadien des aveugles), aussi connu sous son nom anglais CNIB, compte parmi ses mandats la production d'enregistrements sonores, ceux-ci étant majoritairement en anglais.

L'article 32 de la Loi canadienne sur le droit d'auteur stipule que la reproduction d'œuvres littéraires ne constitue pas une violation du droit d'auteur dans la mesure où cette reproduction est faite « pour une personne agissant à la demande d'une personne ayant une déficience perceptuelle, ou pour un organisme sans but lucratif agissant dans l'intérêt de cette dernière ». C'est donc en vertu de cet article qu'il est possible de faire reproduire en média adapté (braille ou enregistrement sonore) une œuvre littéraire ou tout autre type de livre. Alors que le braille, de par son format, est automatiquement réservé aux personnes ayant un handicap visuel, la diffusion des enregistrements sonores produits pour celles-ci doit être encadrée par certaines règles. Ces enregistrements ne peuvent être écoutés qu'avec un lecteur adapté.

On aura sûrement compris, à la lecture de ces quelques lignes, que la production de titres en braille ou sous forme d'enregistrement sonore est un processus très coûteux. Il importe donc que les divers organismes producteurs travaillent en concertation afin d'éviter le dédoublement des titres dans le but d'offrir une plus grande diversité de documents aux usagers.

Pour assurer la diffusion des livres adaptés, le Service québécois du livre adapté (SQLA), géré par BAnQ depuis le printemps 2005, offre un service de livraison postale des documents sur tout le territoire québécois. Les bibliothèques publiques québécoises peuvent y diriger toute personne qui désire se prévaloir de ce service (http://www.banq.qc.ca/sqla/).

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Sortir les bonnes cartes au bon moment

par Stéphanie Gagnon, bibliothécaire
Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la Collection de prêt et de référence

Cartes professionnelles et beaux vestons : la table est mise pour un entretien d'affaires. L'action, pourtant, se déroule loin du quartier de la finance. En plein coeur de la bibliothèque, l'acquisition de bases de données documentaires se déroule avec un vocabulaire et des méthodes plus propres aux gens d'affaires qu'aux bibliothécaires. On parle ici d'acquérir de l'information à travers un processus de négociation.

Le marché des ressources électroniques, en effet, est propice à ce type d'échanges, qu'il s'agisse d'encyclopédies en ligne, d'archives numériques de journaux, de livres électroniques ou de méthodes de langue en ligne. Loin d'être encadré par les règles juridiques et commerciales de l'acquisition du livre en bibliothèque, ce contexte d'achat est au contraire volontairement imprécis. Il laisse ainsi libre cours au jeu de la négociation où l'on cherche à atteindre le point de convergence entre le fournisseur et la bibliothèque quand, pourtant, les intérêts divergent. Habitués d'évoluer dans la chaîne linéaire « éditeur, distributeur, libraires », les bibliothécaires pénètrent donc dans un monde dont les contours sont difficiles à saisir, où un même titre peut être négocié directement auprès d'un fournisseur autorisé ou encore par l'intermédiaire d'un consortium d'achat ayant conclu une entente avec le fournisseur.

Et que dire des coûts d'abonnement, qui peuvent être assez élevés (si on les compare aux coûts moyens des autres supports) et faire l'objet du plus grand secret ! Il est plutôt difficile d'obtenir une grille tarifaire claire, univoque et dévoilée d'office sans avoir à se lancer dans de longs palabres. Pour une institution comme Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), le défi est de taille. Ses missions sont multiples (mission nationale, de proximité, vocation publique, archivistique et de conservation) et sa clientèle ne correspond pas aux repères géographiques et statistiques habituels (par exemple, population d'une municipalité disponible dans la Gazette officielle du Québec). D'emblée, les caractéristiques de BAnQ ne cadrent pas avec les bases de discussion habituelles.

Il est donc des plus important de savoir jouer avec deux pôles principaux d'information, soit la connaissance de sa propre institution et celle du joueur qui nous fait face. Bien connaître son institution peut en effet contribuer à faire diminuer le prix proposé, qu'il s'agisse d'utiliser comme argument de négociation les caractéristiques de ses abonnés (linguistiques, géographiques, habitudes d'utilisation), les statistiques, les limites technologiques, etc. Il importe, de plus, d'avoir une idée ferme des éléments de négociation incontournables pour l'institution. Pour BAnQ, par exemple, l'objectif de départ est d'obtenir des accès sur place dans les différents édifices de l'institution et des accès à distance pour tous les abonnés. Obtenir ces accès externes représente souvent le plus grand défi de la négociation. Il faut parfois faire preuve de beaucoup d'imagination pour trouver des solutions théoriques, commerciales et technologiques accommodantes pour les deux parties. L'autre pôle d'information à connaître est le fournisseur, son marché, ses ressources et ses contraintes. Il faut d'abord savoir qu'un fournisseur aura des préoccupations, des approches commerciales et des mentalités de négociation très différentes selon qu'il est québécois, américain ou français. Plus encore, il faut pouvoir répondre aux questions suivantes : comment se définit le marché du fournisseur? Qui sont ses compétiteurs? Quels types de ressources distribue-t-il? Quelles sont les forces et les faiblesses de son entreprise? Celle-ci doit-elle rendre des comptes aux actionnaires sur une base régulière et démontrer une croissance de revenus? Et la ressource convoitée, quels sont les produits avec lesquels elle rivalise (et qu'elle calque parfois)? En quoi se démarque-t-elle positivement ou négativement d'autres produits? Les facteurs susceptibles d'influencer le prix sont de tout ordre, et il importe de savoir jouer la bonne carte pour obtenir des conditions d'achat acceptables et clore l'entente.

Pour avoir plus de poids dans la négociation, plusieurs bibliothèques se regroupent en consortium. Créé en 2003 à l'initiative de BAnQ, le Consortium d'acquisition de ressources électroniques (CAREQ) rassemble les intérêts des bibliothèques publiques québécoises de toutes tailles et de toutes les régions1. Une masse critique de participants lui permet d'obtenir des prix avantageux et représente un atout indéniable pour le fournisseur. Celui-ci se trouve en effet devant un interlocuteur unique, ce qui lui assure une promotion et une pénétration de marché supérieures à ce qu'il obtiendrait s'il devait sillonner de vastes territoires. À titre d'exemple, le CAREQ a obtenu, pour la ressource Biblio Branchée, une participation des bibliothèques supérieure à ce que le fournisseur obtenait depuis des années en sollicitant directement des clients potentiels.

Mais encore, les négociations collectives permettent un partage de l'expertise de négociation développée par les habitués au profit des plus petites bibliothèques, qui hésitent parfois à se lancer dans des discussions dont elles maîtrisent mal les aléas. Il s'agit donc d'un partage de compétences qui profite à tous.

1 Voir l'article d'Isabelle Charuest au sujet du CAREQ dans le numéro 70 (hiver 2007) de À rayons ouverts.

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Les archives technologiques, un enjeu réel pour BAnQ?

par Marc-André Leclerc
directeur du Centre d'archives de Québec et des archives gouvernementales

Depuis une quinzaine d'années, la problématique de la gestion des documents technologiques dans les organisations a fait l'objet d'actions concrètes et de recherches dans le but d'assurer leur prise en charge dès leur constitution.

En 1991, les Archives nationales du Québec (ANQ) ont mis à la disposition des organismes assujettis à la Loi sur les archives un Modèle pour l'inscription des documents informatiques au calendrier de conservation des documents. En 1996, elles ont créé un groupe de travail interministériel pour évaluer la faisabilité de la conversion technique des documents informatiques. Au terme de sept bancs d'essai, les résultats obtenus ont démontré que, pour la conversion et le versement d'archives technologiques, une seule technologie pouvait suffire. Cette conclusion excluait donc l'obligation de maintenir, dans un service d'archives, un parc d'équipement de nature muséologique pour lire des données sur des supports devenus obsolètes.

De 1997 à 1999, les ANQ ont collaboré activement aux travaux du Chantier en ingénierie documentaire qui ont conduit à la réalisation d'une vingtaine de publications sur la gestion des documents technologiques ainsi qu'à la préparation du texte de la future Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information qui fut sanctionnée en novembre 2001. De plus, de 2002 à 2004, les ANQ ont produit un Cadre de référence en gestion intégrée des documents à la suite de projets pilotes et de recherches associées au Secrétariat du Conseil du trésor et à l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'Université de Montréal. Enfin, à la fin de janvier 2006, la fusion des ANQ et de la Bibliothèque nationale du Québec a réuni à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) toutes les responsabilités de la constitution, de la conservation et de la diffusion du patrimoine documentaire québécois.

Le travail des dernières années a donc permis d'encadrer la composition du patrimoine archivistique et la gestion intégrée des documents à partir d'un corpus législatif et normatif adapté au Québec. Afin de coordonner encore mieux les rôles de tous les intervenants en gestion de l'information gouvernementale, BAnQ et le ministère des Services gouvernementaux ont mis en place une structure de gouvernance couvrant ce domaine. Les comités relevant de cette structure ont, entre autres, comme mandat de développer une stratégie gouvernementale d'implantation de la gestion intégrée des documents en établissant un plan triennal de travail.

Dans le but de développer son expertise dans l'implantation de la gestion intégrée des documents et de répondre adéquatement à sa mission de conseil dans l'appareil gouvernemental et auprès des organismes publics décentralisés, BAnQ a démarré son propre projet d'implantation. De plus, l'institution est impliquée dans le suivi d'autres projets en cours de réalisation dans quelques ministères et organismes gouvernementaux.

L'enjeu majeur qui se dégage de tous ces projets est la reconnaissance, par les autorités concernées, de la nécessité d'instaurer ce changement dans leur organisation et d'y affecter les ressources nécessaires. La constitution des archives technologiques de demain est tributaire des efforts que les administrations sont prêtes à investir dans leur création dès aujourd'hui. Un autre constat est que la gestion des documents n'est plus l'apanage d'une seule personne ou d'une équipe restreinte dans une organisation, mais qu'elle s'établit et se maintient grâce aux efforts d'une équipe multidisciplinaire composée d'archivistes, d'informaticiens, de gestionnaires de banques de données, des responsables de la sécurité informatique et de l'accès à l'information, des créateurs et des utilisateurs des processus d'affaires.

Jamais autant qu'aujourd'hui, avec l'utilisation de supports variés pour la création de textes, la gestion intégrée des documents n'a été un facteur aussi déterminant pour assurer la stabilité administrative, financière et juridique d'une organisation. Le sérieux de l'intervention en amont a un effet positif sur la gestion efficace et efficiente de ces documents et sur la constitution d'un patrimoine archivistique numérique plus représentatif et mieux protégé. Par ailleurs, le traitement archivistique de ce patrimoine tout au long de son cycle de vie exige une révision des méthodes de travail actuelles en faveur d'une application appropriée des normes archivistiques et d'une utilisation élargie des technologies de l'information.

Enfin, pour BAnQ, la conservation à long terme de ce patrimoine et sa diffusion exigent une infrastructure technologique capable non seulement de répondre aux besoins des usagers, mais aussi de respecter des normes ouvertes garantissant l'intégrité de l'information et sa disponibilité pour les générations futures.

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