Politique de soutien aux archives privées

1. Objet

La présente politique vise le soutien de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (« BAnQ ») aux archives privées produites et conservées au Québec.

La politique s'inscrit dans le cadre de la mission de BAnQ qui prévoit que BAnQ doit promouvoir la conservation et la diffusion des archives privées partout au Québec. Pour réaliser ce mandat, BAnQ s'appuie sur des partenaires auxquels elle peut apporter son soutien professionnel et financier.

 

Haut2. Cadre législatif et réglementaire

La Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) confie à BAnQ des responsabilités précises dans les domaines des archives publiques et privées.

L'article 15.1 de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2) permet à BAnQ de promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées.

Le Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées ( c. A-21.1, r.0.1) encadre le processus d'agrément, qui reconnaît la compétence de partenaires privilégiés avec lesquels BAnQ s'associe pour assurer l'acquisition, la conservation et la diffusion du patrimoine archivistique privé.

La Politique d'acquisition des archives privées de BAnQ, adoptée par le conseil d'administration le 13 décembre 2006, fournit les paramètres devant régir les décisions d'évaluation et d'acquisition des archives privées par BAnQ.

 

Haut3. Objectifs

La Politique de soutien aux archives privées de BAnQ vise à :

  1. assurer la conservation au Québec des archives privées significatives et nécessaires à la compréhension de son histoire;
  2. favoriser le traitement et la mise en valeur des archives privées afin d'améliorer leur accessibilité et leur utilisation;
  3. favoriser l'implication des partenaires de BAnQ dans la conservation, la diffusion, la mise en valeur et l'accessibilité des archives privées;
  4. favoriser la stabilité financière des services d'archives, afin qu'ils puissent jouer adéquatement leur rôle comme partenaire de BAnQ dans le secteur des archives privées.

 

Haut 4. Mise en œuvre et partage des responsabilités

La mise en œuvre de la politique implique un certain nombre d'actions que BAnQ doit réaliser, en concertation avec ses partenaires, dans le respect de leurs mandats et missions respectifs.

L'acquisition et la conservation d'archives privées

BAnQ possède une politique d'acquisition des archives privées qui prend en compte les politiques d'acquisition des autres services d'archives et qui prévoit qu'en cas d'incapacité par les services d'archives partenaires de réaliser une acquisition, BAnQ peut jouer un rôle de suppléance.

BAnQ encourage tous les services d'archives à se doter d'une politique d'acquisition d'archives privées de façon à assurer une meilleure concertation dans le partage des acquisitions sur l'ensemble du territoire québécois.

BAnQ entend consolider le réseau des services d'archives privées agréés afin d'assurer une couverture territoriale adéquate dans toutes les régions administratives. Cette consolidation pourrait se traduire par l'agrément de quelques organismes dans des sous-régions qui ne possèdent pas de service agréé, là où sont présents uniquement des services agréés ayant une vocation particulière et dans quelques régions dont le territoire est plus étendu.

BAnQ compte réaliser, pour certains secteurs du patrimoine documentaire qui sont menacés ou méconnus (arts de la scène, autochtones, entreprises, archives religieuses, communautés culturelles), des inventaires ou des états des lieux, en collaboration avec divers partenaires. Ces opérations permettront d'identifier les actions à poser pour répondre aux besoins de conservation et de mise en valeur des archives de ces secteurs particuliers.

Afin d'aider certains producteurs d'archives à conserver et gérer adéquatement leurs archives, BAnQ entend, de concert avec des partenaires, poursuivre l'élaboration de guides et d'outils de gestion spécialisés.

Partenariat et concertation

BAnQ, en concertation avec divers organismes culturels comme des services d'archives privées, des bibliothèques et des musées, entend organiser des activités, notamment des projets de numérisation de sources documentaires et la création de portails régionaux sur les archives, qui favoriseront l'utilisation des archives par le grand public.

BAnQ désire mettre en place, en collaboration avec le ministère de l'Éducation, du Loisir et des Sports, les commissions scolaires, les maisons d'éducation et les autres services d'archives, et ce, partout sur le territoire québécois, des programmes éducatifs et des maillages avec le milieu de l'éducation pour faire connaître la richesse des archives conservées et favoriser leur utilisation à des fins éducatives.

BAnQ peut soutenir les tables de concertation qui regroupent, dans plusieurs régions, les services d'archives détenteurs d'archives privées. Ces tables définissent leurs priorités en fonction de la situation particulière de leur région.

BAnQ veut inciter les services d'archives privées et les organismes publics qui acquièrent des archives privées à rendre ces dernières accessibles, en profitant des bases de données comme le Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ) qui permet la diffusion sur Internet des archives produites au Québec.

Soutien financier et technique

Par ses programmes « Soutien aux archives privées » et « Soutien au traitement et à la mise en valeur des archives », BAnQ soutient financièrement le fonctionnement des services d'archives privées agréés et les projets de traitement et de mise en valeur des archives privées détenues par des organismes publics et privés.

BAnQ s'assure que les organismes du secteur des archives ont accès aux programmes d'aide financière, permanents ou ponctuels, du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine auxquels les organismes des autres domaines du secteur culturel ou du patrimoine sont admissibles.

BAnQ incite les services d'archives privées à diversifier leur budget de fonctionnement, entre autres, en développant des partenariats avec des organismes municipaux et régionaux et avec le secteur privé (milieu des entreprises, fondations). Dans cet esprit, BAnQ entend inciter ces organismes et le secteur privé à supporter financièrement les services d'archives privées afin de favoriser la préservation et la mise en valeur du patrimoine archivistique.

BAnQ s'engage à susciter, à faire mettre en place et à promouvoir auprès des instances impliquées diverses mesures incitatives, fiscales ou autres, bénéficiant aux entreprises qui conservent leurs propres archives privées.

Grâce à sa présence sur l'ensemble du territoire québécois, BAnQ est en mesure d'offrir son expertise aux organismes voués à la conservation des archives et à la promotion de l'histoire.

 

Haut 5. Approbation et application de la Politique

Conseil d'administration de BAnQ :

  • adopte la Politique de soutien aux archives privées.

Présidente directrice-générale :

  • approuve la Politique de soutien aux archives privées.

Bureau de direction de BAnQ :

  • recommande l'adoption de la Politique de soutien aux archives privées.

Conservateur et Directeur général des archives :

  • recommande l'adoption de la Politique de soutien aux archives privées.

Directrice du conseil et de l'action régionale

  • assure la supervision et la mise en application de la Politique de soutien aux archives privées.

Archivistes

  • conseillent la population et les organismes privés dans le domaine archivistique;
  • participent aux activités liées à l'acquisition, au traitement et à la mise en valeur des archives privées détenues par BAnQ;
  • développent des partenariats avec les organismes privés dans le secteur culturel, de la documentation et de l'éducation;
  • participent à la gestion des programmes d'aide financière gérés par BAnQ.

 

Haut 6. Diffusion et réévaluation de la Politique

À la demande de toute personne morale ou physique, BAnQ peut remettre un exemplaire de la Politique de soutien aux archives privées. Elle est aussi disponible sur le portail de BAnQ.

La politique peut être revue et corrigée à intervalles réguliers selon les nouvelles orientations stratégiques de BAnQ.

La présente Politique de soutien aux archives privées est adoptée par le conseil d'administration de BAnQ le 16 septembre 2008.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.