Politique de conservation des collections patrimoniales

Table des matières

  1. Cadre juridique et administratif
  2. Objectif général
  3. Champs d'application
  4. Principes et orientations
  5. Responsabilités
  6. Modalités de mise en œuvre
  7. Entrée en vigueur

 

Haut 1. CADRE JURIDIQUE ET ADMINISTRATIF

La Politique de conservation des collections patrimonialess'inscrit dans la mise en œuvre du mandat énoncé dans la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2), ci-après « BAnQ » :

« Bibliothèque et Archives nationales a pour mission de rassembler, de conserver de manière permanente et de diffuser le patrimoine documentaire québécois et tout document publié qui s'y rattache et qui présente un intérêt culturel, de même que tout document relatif au Québec et publié à l'extérieur du Québec. »

 « Bibliothèque et Archives nationales a également pour mission d'encadrer, de soutenir et de conseiller les organismes publics en matière de gestion de leurs documents, d'assurer la conservation d'archives publiques, d'en faciliter l'accès et d'en favoriser la diffusion. Il est aussi chargé de promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées. »

 

Haut 2. OBJECTIF GÉNÉRAL

La Politique de conservation des collections patrimoniales vise à garantir l'accès à long terme aux documents et à l'information qu'ils contiennent. Elle tient compte des orientations définies dans d'autres politiques, notamment la Politique de développement des collections patrimoniales, la Politique d'acquisition d'archives privéeset les politiques en matière de gestion des documents des organismes publics.

Plus spécifiquement, la Politique de conservation vise à :

  • énoncer les principes et les orientations régissant la conservation des collections patrimoniales documentaires publiées et archivistiques;
  • énoncer les principes régissant l'accès à ces fonds et collections;
  • faire connaître ces principes aux organismes extérieurs et aux particuliers;
  • guider le personnel de BAnQ et définir ses responsabilités en matière de conservation.

 

Haut 3. CHAMPS D'APPLICATION

La Politique de conservationtouche l'ensemble des collections patrimoniales documentaires publiées et archivistiques :

  • les livres et brochures, les publications en série, les microformes, les documents électroniques sur support, les documents audiovisuels, les documents cartographiques, les documents de musique imprimée, les documents graphiques et les feuilles volantes.
  • les archives publiques (ministères et organismes gouvernementaux, tribunaux judiciaires, archives civiles) ainsi que les archives privées sur une variété de supports : textuels, iconographiques, cartographiques, architecturaux, sonores, filmiques, technologiques, microformes, etc.

 

Haut 4. PRINCIPES ET ORIENTATIONS

  • 4.1. Afin d'assurer la réalisation de son mandat de conservation à long terme des collections patrimoniales publiées et archivistiques, BAnQ vise les plus hauts standards en matière de normes de préservation. Elle entrepose ses documents dans des locaux sécurisés et selon des normes reconnues et développe des programmes de reliure, de conditionnement, de restauration et de reproduction révisés périodiquement.

     

  • 4.2. BAnQ veille à ce que les pratiques de manipulation des documents soient suivies avec soin. Dans cette optique, elle conçoit des programmes d'information, de sensibilisation et de formation adressés au personnel et aux usagers.

     

  • 4.3. BAnQ tient à jour des plans d'intervention d'urgence afin d'optimiser sa capacité de réagir en cas de sinistre.

     

  • 4.4. Lorsque BAnQ possède deux exemplaires d'un document patrimonial publié, un premier exemplaire est destiné à la conservation et l'autre à la diffusion. L'exemplaire de conservation est choisi selon des critères bibliographiques, techniques (état de conservation) et bibliophiliques. Afin de respecter l'intégrité physique de l'exemplaire de conservation, celui-ci ne subit aucune altération. BAnQ s'efforce de conserver les deux exemplaires d'un document dans des locaux distincts.

    Lorsque BAnQ possède un seul exemplaire d'un document patrimonial publié, celui-ci devient l'exemplaire de conservation et est entreposé dans les réserves de BAnQ Rosemont–La Petite-Patrie sous la responsabilité de la Direction des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales.

     

  • 4.5. Les documents d'archives sont majoritairement constitués d'originaux. Puisque ces originaux servent à la diffusion et afin de garantir leur conservation, BAnQ planifie ses activités de préservation suivant une approche globale, rationnelle et intégrée.

    Les documents d'archives publiques et privées sont acquis ou versés puis conservés pour leur valeur patrimoniale.

     

  • 4.6. Afin de garantir l'accès à long terme aux documents publiés et aux documents d'archives ainsi qu'à l'information qu'ils contiennent, BAnQ recherche l'équilibre entre les besoins des usagers actuels et futurs. Dans cette optique, elle impose des restrictions particulières pour leur consultation.

    En règle générale, les exemplaires de conservation des collections publiées ne sont pas soumis à la consultation, à moins de répondre à des besoins précis de la part de chercheurs.

    Lorsque BAnQ possède un seul exemplaire d'une monographie, celui-ci n'est pas disponible pour consultation. Une procédure est prévue pour l'achat d'un deuxième exemplaire ou la création d'un substitut.

     

  • 4.7. BAnQ encourage la création de substituts pour les documents dont la fragilité, la rareté ou le format présentent des difficultés ou des risques lors de leur consultation. Cependant, elle peut imposer des restrictions à la reproduction si cette activité risque d'endommager le document.

     

  • 4.8. BAnQ favorise la mise en valeur de ses collections, notamment par le biais des expositions. Elle s'assure cependant que les documents demandés soient en bon état, que les conditions dans les aires d'exposition respectent les normes muséales et que la durée de leur exposition ne mette pas les documents en péril.

     

  • 4.9. Dans sa gestion des activités de préservation de ses collections, BAnQ prend en compte certains facteurs, notamment la disponibilité des ressources allouées à ces activités, la nature et l'ampleur du risque, de même que la valeur des documents. Au besoin, BAnQ peut recourir à des services externes.

     

  • 4.10. La conservation du patrimoine documentaire publié et archivistique constitue l'une des bases du mandat de BAnQ. Dans leur travail et dans leurs décisions, les employés de BAnQ doivent tenir compte des conséquences en ce qui concerne la préservation des collections.

 

Haut 5. RESPONSABILITÉS

La Direction générale de la conservation et la Direction générale des archives sont responsables de définir les orientations et les principes relatifs à la conservation des collections patrimoniales publiées et archivistiques et de voir à leur application.

La Direction des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales est responsable de définir les modalités de consultation et de reproduction des documents des collections patrimoniales publiées.

La Direction générale des archives est responsable de définir les modalités de consultation et de reproduction des documents d'archives publiques et privées.

La Direction des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales et la Direction de l'ouest du Québec sont responsables de la mise à jour de cette politique.

 

Haut 6. MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE

Les principes, orientations et méthodes de conservation des collections patrimoniales publiées et archivistiques sont régis par une série de normes, procédures et directives relatives à la conservation préventive et aux traitements de conservation, notamment :

  • les normes régissant les conditions d'entreposage des collections patrimoniales;
    la Politique en matière de restauration et de conditionnement des collections patrimoniales;
  • la Procédure sur la manipulation des documents patrimoniaux;
  • la Procédure en matière de reliure des collections patrimoniales;
  • la Procédure de prêt des documents aux fins d'exposition.

 

Haut 7. ENTRÉE EN VIGUEUR

La Politique de conservation des collections patrimoniales entre en vigueur le jour de son approbation par le conseil d'administration de BAnQ, sur recommandation du Comité consultatif sur les collections et services.

 

(RÉS-CA-2013-33 – 12 décembre 2013)

 

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.