Politique de BAnQ en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels

Table des matières

  1. Cadre juridique et administratif
  2. Objectifs
  3. Champ d'application
  4. Principes généraux
  5. Comité sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels
  6. Partage des responsabilités
  7. Modalités de mise en œuvre de la politique
  8. Mise à jour de la politique
  9. Entrée en vigueur de la politique

 

HautSection 1 - Cadre juridique et administratif

La présente politique édicte les règles relatives à l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels détenus par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après « BAnQ »).

Dans cette optique, la présente politique applique les lois et les règlements en vigueur au Québec, notamment la Charte des droits et libertés de la personne, le Code civil du Québec, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels.

HautSection 2 - Objectifs

La présente politique vise les objectifs suivants :

  • assurer le respect des règles édictées dans les lois et règlements en vigueur en matière d'accès aux documents d'un organisme public et de protection des renseignements personnels;
  • préciser la composition et le mandat du Comité sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels;
  • définir le partage des responsabilités des différentes personnes appelées à mettre en œuvre les règles édictées dans la présente politique;
  • confirmer l'importance accordée, d'une part, à la transparence en favorisant l'accès aux documents d'un organisme public et, d'autre part, à la confidentialité que revêtent les renseignements personnels.

 

HautSection 3 - Champ d'application

La présente politique s'applique à tous les employés de BAnQ liés par un contrat de travail.  Elle s'applique également aux consultants et contractuels, qu'ils soient liés par un contrat de services avec BAnQ ou qu'ils fournissent leur prestation par le biais d'un contrat conclu par BAnQ avec une agence de placement ou un prestataire de services. 

 

HautSection 4 - Principes généraux

Sous-section 4.1 Accès aux documents

BAnQ doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage et doit tenir à jour le plan de classification de ses documents pour faciliter l'exercice du droit d'accès, et ce, conformément au Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques c. A-21.1, r. 2.

Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents de BAnQ. Ce droit s'étend à tous les documents détenus par BAnQ quels que soient leur forme et support, sous réserve des exceptions prévues dans différentes lois dont, la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2),la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).

BAnQ ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte des renseignements personnels, sauf si ces renseignements en forment la substance. Lorsqu'un document comporte des renseignements personnels, BAnQ peut caviarder ces derniers avant de donner accès à ce document.

HautSous-section 4.2 Protection des renseignements personnels

Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier.

Les renseignements personnels sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

BAnQ doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Les employés de BAnQ ne doivent pas recueillir des renseignements personnels à des fins autres que celles nécessaires à la réalisation de la mission de BAnQ, à l'exercice de ses attributions et à la mise en œuvre d'un programme dont elle a la gestion.

Les employés de BAnQ ne doivent pas utiliser ou consulter des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

BAnQ doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'elle conserve soient à jour, exacts et complets.

Les employés de BAnQ doivent veiller à la destruction sécuritaire des renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis ou utilisés sont accomplies et ce, en conformité avec le calendrier de conservation.

 

HautSection 5 - Comité sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels

BAnQ met en place un comité sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels et des sous-comités qui en découlent.

Le comité est composé, jusqu'à avis contraire, des personnes suivantes :

  • la directrice des affaires juridiques, qui le préside;
  • la secrétaire générale;
  • la directrice générale de l'administration et des services internes ou son représentant;
  • le directeur général des technologies de l'information et des télécommunications ou son représentant, en tant que responsable de la sécurité de l'information;
  • la directrice générale de la diffusion ou son représentant;
  • le directeur général de la conservation ou son représentant;
  • le conservateur et directeur général des archives ou son représentant;
  • la directrice des ressources humaines;
  • le responsable de la gestion documentaire.

Le comité a notamment pour mandat :

  • de soutenir le président-directeur général dans l'exercice de ses responsabilités et obligations en matière de diffusion de l'information et de protection des renseignements personnels;
  • de recommander la mise en place de mesures relatives à la diffusion de l'information et à la protection des renseignements personnels encadrant les activités de BAnQ, en conformité avec les lois et règlements applicables dont le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels et avec la Procédure relative aux mesures de protection des renseignements personnels concernant les systèmes d'information ou de prestations électroniques de services, les sondages et la vidéosurveillance;
  • de proposer, le cas échéant, la mise en place d'outils, de mesures ou l'instauration de pratiques conformes aux exigences des lois et règlements en cette matière;
  • de planifier et de concevoir des activités de formation et de sensibilisation adressées aux employés de BAnQ en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels;
  • de travailler en concertation avec le comité sur la sécurité de l'information de BAnQ en vue de renforcer la protection des renseignements personnels.

HautSection 6 - Partage des responsabilités

 HautSous-section 6.1 Président-directeur général

Le président-directeur général de BAnQ est d'office responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

Le président-directeur général délègue cette responsabilité à la directrice des affaires juridiques de BAnQ.

En outre des responsabilités qui lui sont dévolues en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, des règlements qui en découlent et de la présente politique, le président-directeur général de BAnQ signifie aux gestionnaires et employés de BAnQ ses attentes spécifiques en matière de protection des renseignements personnels.

 

HautSous-section 6.2 Secrétaire générale

La secrétaire générale de BAnQ coordonne la gestion documentaire et la préparation du plan de classification des documents, fait procéder à l'inventaire des fichiers de renseignements personnels et veille à la mise en place des dispositions concernant la collecte, la circulation interne et externe et la conservation des renseignements personnels.

HautSous-section 6.3 Directrice des affaires juridiques

La directrice des affaires juridiques reçoit les demandes d'accès aux documents ou à des renseignements personnels ou de rectification de tels renseignements, prête assistance aux citoyens qui font une demande d'accès, analyse les demandes, rend les décisions au nom de BAnQ, communique les documents ou renseignements demandés et assure le suivi de rectification de renseignements personnels.

Elle veille également à tenir, mettre à jour et conserver les registres prescrits par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

 

HautSous-section 6.4 Directrice des ressources humaines

La directrice des ressources humaines de BAnQ doit, au moment de la dotation de postes, s'assurer que les titulaires des postes d'encadrement ont une connaissance des lois, règlements et pratiques administratives reliées à la protection et à la sécurité des renseignements personnels. Lors de l'accueil de tout nouvel employé de BAnQ, elle l'informe de la présente politique.

La directrice des ressources humaines de BAnQ est également responsable de l'élaboration, de l'approbation et de l'application des mesures, mécanismes, normes et procédures relativement à la sécurité des renseignements personnels et de l'information confidentielle concernant les employés de BAnQ, ainsi que de veiller à la mise en place de ces mesures, mécanismes, normes et procédures.

 

HautSous-section 6.5 Directrice des finances

La directrice des finances est responsable, pour ce qui est de la paie et de la rémunération, de l'élaboration, de l'approbation et de l'application des mesures, mécanismes, normes et procédures relativement à la sécurité des renseignements personnels et de l'information confidentielle concernant les employés de BAnQ, ainsi que de veiller à la mise en place de ces mesures, mécanismes, normes et procédures.

 

HautSous-section 6.6 Directeur de la référence

Le directeur de la référence est responsable, en collaboration avec le directeur général de la conservation et le directeur général des archives, de l'élaboration, de l'approbation et de l'application des mesures, mécanismes, normes et procédures relativement à la sécurité des renseignements personnels et de l'information confidentielle concernant les abonnés de BAnQ, ainsi que de veiller à la mise en place de ces mesures, mécanismes, normes et procédures.

 

HautSous-section 6.7 Directeur général des technologies de l'information et des télécommunications

Le directeur général des technologies de l'information et des télécommunications de BAnQ ou son représentant est responsable de l'élaboration, de l'approbation et de l'application des mesures, mécanismes, normes et procédures relativement à la sécurité de l'information des renseignements personnels et de l'information confidentielle de BAnQ, ainsi que de veiller à la mise en place de ces mesures, mécanismes, normes et procédures.

 

HautSous-section 6.8 Employé

Les employés de BAnQ doivent collaborer, dans les délais impartis, avec le responsable de l'accès aux documents dans la recherche de documents et de l'information faisant l'objet d'une demande d'accès ou de rectification et dans le traitement d'une telle demande. Ils doivent également veiller à la protection des renseignements personnels et de l'information confidentielle.

 

HautSection 7 - Modalités de mise en œuvre de la politique

La Politique administrative de BAnQ en matière de sécurité informatique de l'information et des actifs informationnels ainsi que la Politique en matière de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs de BAnQ, sont complémentaires à la présente politique, notamment au chapitre de la sécurité et des renseignements personnels.

Les procédures et directives suivantes complètent la présente politique : 

  • Procédure relative aux demandes d'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels ;
  • Procédure relative aux mesures de protection des renseignements personnels concernant les systèmes d'information ou de prestations électroniques de services, les sondages et la vidéosurveillance ;
  • Procédure relative aux déclarations de fichiers de renseignements personnels (à venir);
  • Directive sur la communication de renseignements confidentiels en vue d'assurer la protection des personnes ;
  • Toute autre procédure ou directive pouvant découler de la présente politique.

 

HautSection 8 - Mise à jour de la politique

La mise à jour de la présente politique relève de la direction des affaires juridiques.

 

HautSection 9 - Entrée en vigueur de la politique

La présente politique entre en vigueur le jour de son approbation par le conseil d'administration de BAnQ et elle a effet dès cette approbation.

 

Approuvé par le conseil d'administration le 30 juin 2011

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.