Règlement général des Amis de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

1. NOM

 

2. BUTS

1. Collaborer à la promotion, au développement, au soutien et au rayonnement de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ);
2. Représenter les intérêts des usagers et du grand public auprès de BAnQ;
3. Contribuer à mieux faire connaître aux usagers et au grand public les collections et les services de BAnQ;
4. Concevoir, rédiger et développer diverses activités d'animation dans le but de promouvoir la lecture et la culture québécoise;
5. Mettre sur pied une équipe de bénévoles qui pourront s'engager dans certaines activités d'animation.

 

 

Haut 3. MEMBRES

 

Haut 4. COTISATION

 

Haut 5. DÉMISSION, SUSPENSION ET DESTITUTION

1. remet sa démission par écrit;
2. ne paie pas sa cotisation dans les délais fixés par le règlement.

 

 

Haut 6. ASSEMBLÉE DES MEMBRES 

6.1 Pouvoirs

Conformément au présent règlement, les pouvoirs de l'assemblée des membres sont les suivants :

1. demander des modifications aux lettres patentes de l'association;
2. déterminer les diverses catégories de membres;
3. approuver la cotisation des membres selon les catégories déterminées;
4. élire les membres du conseil d'administration;
5. ratifier les actes posés par le conseil d'administration;
6. amender le présent règlement;
7. approuver ou rejeter le rapport des administrateurs;
8. nommer le vérificateur des comptes et approuver son rapport;
9. étudier toute autre question concernant l'association.

 

6.2 Assemblée

L'association doit tenir une assemblée générale dans les quatre mois suivant la fin de son exercice financier, au moment et à l'endroit déterminés par le conseil d'administration.

6.3 Assemblée spéciale

Le président peut convoquer les membres de l'association en assemblée spéciale. De plus, le président doit convoquer une assemblée spéciale dès qu'il reçoit une demande à cet effet signée par au moins quinze membres et précisant l'objet de l'assemblée.

6.4 Assemblée spéciale à distance

Sur avis du conseil d'administration et en cas de difficulté à tenir une assemblée spéciale des membres, le président peut décider d'une assemblée spéciale à distance. L'objet de l'assemblée est alors soumis aux membres par la poste et les membres sont invités à se prononcer de la même façon à l'intérieur d'un délai prescrit d'au moins dix jours. Une telle assemblée ne peut être tenue qu'en fonction des paragraphes a) et f) de l'article 6.1.

6.5 Avis de convocation

Les avis de convocation sont donnés par courriel ou par la poste par le secrétaire de l'association au moins 14 jours avant la date fixée pour l'assemblée annuelle des membres et au moins dix jours avant celle fixée pour une assemblée spéciale.

6.6 Quorum

6.7 Procédure

Toute assemblée des membres se déroule selon la Procédure des assemblées délibérantes de Victor Morin. Un exemplaire est joint aux présentes règles comme annexe pour en faire partie intégrante.

 

Haut 7. CONSEIL D'ADMINISTRATION

1. approuver les interventions faites au nom de l'association;
2. déterminer la date et l'endroit de toute assemblée des membres;
3. aviser le président sur l'opportunité de tenir une assemblée des membres à distance;
4. fixer les modalités de perception de la cotisation;
5. déterminer le mode et la procédure du scrutin pour l'élection des administrateurs;
6. élire les membres du conseil de direction parmi les administrateurs;
7. créer des comités autres que le conseil de direction et mettre un terme à leur mandat;
8. combler toute vacance survenue parmi ses membres;
9. approuver les prévisions budgétaires de l'association;
10. approuver les rapports financiers périodiques soumis par le trésorier;
11. adopter des règlements de régie interne;
12. proposer des modifications aux lettres patentes et au règlement général à l'assemblée des membres;
13. désigner les signataires autorisés à signer tout effet bancaire ou négociable, contrat ou autre document engageant l'association;
14. nommer les délégués de l'association auprès d'organismes extérieurs;
15. suspendre ou destituer tout membre de l'association, réadmettre ce membre s'il y a lieu.

 

7.3 Composition

7.4 Élection

7.5 Renouvellement de mandat

Aucun administrateur ne peut siéger au conseil d'administration plus de trois mandats consécutifs. Il peut cependant se représenter et être réélu après un délai de deux ans.

7.6 Vacance

1. démissionne par écrit;
2. cesse d'être membre;
3. est destitué ou suspendu par résolution du conseil d'administration;
4. ne répond plus aux qualifications requises par le présent règlement.

 

7.7 Qualifications

1. un membre individuel;
2. une personne dûment mandatée par un membre collectif. Une fois élue, cette personne agit en son nom personnel et non à titre de représentant du membre collectif.

 

1. avoir acquitté la cotisation prévue selon la catégorie de membre à laquelle il appartient;
2. voir sa candidature appuyée par trois membres en règle de l'association;
3. ne pas être un employé salarié, régulier ou contractuel de l'association;
4. ne pas être un employé de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

 

7.8 Procédure d'élection

 

Haut 8. RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

Haut 9. CONSEIL DE DIRECTION

9.5 Le président

Le président préside les réunions du conseil d'administration et celles du conseil de direction selon les procédures en vigueur. Le président dispose d'une voix prépondérante qu'il peut exercer en cas d'égalité des voix lors d'une réunion.

Il est le porte-parole officiel de l'association.

Le président signe les comptes rendus tels qu'adoptés et les autres documents de l'association.

9.6 Le vice-président

En l'absence du président, le vice-président exerce les fonctions de président.

9.7 Le secrétaire

Le secrétaire veille à la garde des documents officiels de l'association. Il dresse les comptes rendus des assemblées et réunions et les signe après leur adoption. Il atteste, par sa signature, l'authenticité des documents de l'association. Il constate le quorum lors de la tenue d'assemblées ou de réunions.

9.8 Le trésorier

Le trésorier est responsable de la préparation du budget et de son administration. Il fait rapport de la situation financière de l'association au conseil d'administration sur une base trimestrielle et lui soumet des états financiers au terme de chaque exercice.

 

Haut 10. MODIFICATION AU RÈGLEMENT GÉNÉRAL

Sous réserve de la loi, le conseil d'administration peut modifier le règlement général de l'association. Les modifications entrent en vigueur sitôt adoptées et le demeurent jusqu'à leur ratification par les membres lors d'une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin ou lors de la prochaine assemblée annuelle. Dans le cas de son rejet par les membres, toute modification cesse d'être en vigueur à partir de ce jour seulement.

 

Haut 11. EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier de l'association commence le 1^er avril et se termine le 31 mars de chaque année.

 

Haut 12. EFFETS NÉGOCIABLES ET CONTRATS

Les chèques, traites et autres effets négociables ainsi que les documents commerciaux et les contrats sont signés par les membres du conseil de direction désignés à ces fins par le conseil d'administration.

 

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« Texte adopté par l'assemblée générale de ABAnQ tenue le 21 juin 2006 »