Portfolio – Circulation

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OBJET

a. Première déclaration du fichier  -
b. Modification du fichier déjà déclaré oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré -
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-03

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Portfolio - Circulation

4. Date de création (année mois)

2005-04

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec
b. En vue de l'application du règlement Politique de prêt
c. En vue de l'application du programme Règlement administratif relatif à la Politique de prêt
d. Pour la gestion interne de l'organisme Gestion de la circulation des documents
e. À des fins statistiques (cocher) oui
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Dossiers servant à la gestion de la circulation des documents des abonnés de BAnQ.

7. Description

Dossiers contenant des renseignements d'identité ainsi que la liste des documents empruntés par chaque abonné de BAnQ.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) -
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) -
c. Informatique (disque, bande, etc.) oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif : Tant que le dossier est en vigueur ou jusqu'à la fin des procédures de recouvrement s'il y a lieu; semi-actif : 2 ans; inactif : destruction.

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Oui (remplir annexe 11.1)

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)écritoralles deux
a. La personne concernée - - oui
b. Un membre du personnel - - oui
c. Une autre personne physique - - -
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1 - - -
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2 - - -

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Non

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme oui
b. Le personnel de l'organisme -
c. Une autre catégorie de personnes -

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

650 000

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

H

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux -
b. Éducation -
c. Emploi -
d. Vie économique -
e. Justice -
f. Services aux individus -
g. Permis -
h. Logement -
i. Loisirs -
j. Organisations -
k. Démographie oui
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance -
c. Nom et prénom (conjoint) -
d. Nom et prénom (mère) -
e. Nom et prénom (père) -
f. Numéro matricule -
g. Numéro d'assurance sociale -
h. Numéro d'assurance-maladie -
i. Numéro code permanent -
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur -
m. Adresse (travail) -
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification -
p. Emploi actuel/emplois antérieurs -
q. Lieu de naissance -
r. Date de naissance oui
s. Langue oui
t. Sexe oui
u. État civil -
v. Citoyenneté/statut au Canada -
w. Origine ethnique -
x. Revenu annuel -
y. Scolarité/formation/diplôme -
z. Enfant(s)/personne(s) à charge -
aa. Référence -
bb. Association professionnelle/syndicale -
bb. Appartenance religieuse -
bb. Photographie -
bb. Empreintes -
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) -
bb. Autres (spécifier) Courriel, catégorie d’abonné (jeune, adulte), numéro de client, numéro d’abonné, mot de passe.

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social -
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) Grande Bibliothèque, 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal (Québec) H2L 5C4 -- 514 873-1101

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Carte d’abonné de BAnQ ou une preuve de résidence ET une preuve d’identité au choix.

  • Preuves de résidence : bulletin scolaire ou relevé de notes, certificat d’immatriculation, document officiel (fédéral, provincial ou municipal), compte de service public, permis de conduire, compte de taxes scolaires ou municipales, document officiel d'une institution bancaire ou de crédit.
  • Preuve d’identité : bulletin scolaire ou relevé de notes, carte valide Accès-Montréal, carte d’assurance-maladie, carte valide de cégep, carte valide d’école secondaire, certificat d’immatriculation, certificat d’immigration, carte valide d’une société de transport, carte valide d’université, document officiel (fédéral, provincial ou municipal), permis de conduire, compte de taxes scolaires ou municipales, passeport.

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Service du prêt et Service de l'accueil (Direction de la diffusion) / Direction des systèmes d'information

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes -
2. Contrôle physique des installations -
3. Contrôle à l'utilisation du fichier -
4. Contrôle physique des locaux -
5. Contrôle des procédures -
9. Autres (spécifier) -

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier oui
2. Journaux de vérification des données oui
3. Vérification de l'intégrité du personnel -
4. Règles et pratiques de vérification de programme -
5. Règles et pratiques de vérification du fichier oui
6. Procédures d'élimination de données -
7. Mesures en matière de matériels et de programmes oui
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière de sécurité informatique.

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom Bibliomondo / Isacsoft Inc.
2. Adresse 111, rue Duke, bureau 1500, Montréal (Québec) H3C 2M1
3. Mandat Implantation, mise en production et soutien technique

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis -

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom -
2. Adresse -
3. Renseignements recueillis -
4. Fréquence -

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés -

 

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.