Pivotal - Gestion Relations Clients (GRC)

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OBJET

a. Première déclaration du fichier  -
b. Modification du fichier déjà déclaré oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré -
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-03-01

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Pivotal - Gestion Relations Clients (GRC)

4. Date de création (année mois)

2005-04

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec
b. En vue de l'application du règlement Politique de prêt
c. En vue de l'application du programme -
d. Pour la gestion interne de l'organisme Gestion des relations avec les clients
e. À des fins statistiques (cocher) oui
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Fichier servant à la gestion des dossiers des abonnés de BAnQ ainsi que des commentaires, suggestions, demandes de référence et d'information.

7. Description

Dossiers comprenant des données nominatives ainsi que des demandes et suggestions des abonnés.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) -
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) -
c. Informatique (disque, bande, etc.) oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif tant que le dossier est en vigueur; semi-actif 2 ans; inactif destruction

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Oui (remplir annexe 11.1)

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)écritoralles deux
a. La personne concernée - - oui
b. Un membre du personnel - - oui
c. Une autre personne physique - - -
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1 oui (remplir annexe 12.1) - -
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2 - - -

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Non

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme oui
b. Le personnel de l'organisme -
c. Une autre catégorie de personnes -

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

650 000

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

F

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux -
b. Éducation -
c. Emploi -
d. Vie économique -
e. Justice -
f. Services aux individus -
g. Permis -
h. Logement -
i. Loisirs -
j. Organisations oui
k. Démographie -
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance -
c. Nom et prénom (conjoint) -
d. Nom et prénom (mère) -
e. Nom et prénom (père) -
f. Numéro matricule -
g. Numéro d'assurance sociale -
h. Numéro d'assurance-maladie -
i. Numéro code permanent -
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur -
m. Adresse (travail) -
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification -
p. Emploi actuel/emplois antérieurs -
q. Lieu de naissance -
r. Date de naissance oui
s. Langue oui
t. Sexe oui
u. État civil -
v. Citoyenneté/statut au Canada -
w. Origine ethnique -
x. Revenu annuel -
y. Scolarité/formation/diplôme -
z. Enfant(s)/personne(s) à charge -
aa. Référence -
bb. Association professionnelle/syndicale -
bb. Appartenance religieuse -
bb. Photographie -
bb. Empreintes -
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) -
bb. Autres (spécifier) Télécopieur, courriel, catégorie d'abonné (jeune, adulte, etc.), origine du contact, preuve d'identité présentée, preuve de résidence présentée.

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social -
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) Grande Bibliothèque, 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal (Québec) H2L 5C4 -- 514 873-1100

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Une preuve de résidence ET une preuve d'identité au choix

  • Preuves de résidence bulletin scolaire ou relevé de notes, certificat d'immatriculation, document officiel (fédéral, provincial ou municipal), compte de service public, permis de conduire, taxes scolaires ou municipales, document officiel d'une institution bancaire ou de crédit.
  • Preuve d'identité carte valide Accès-Montréal, carte d'assurance-maladie, carte valide de cégep, carte valide d'école secondaire, certificat d'immatriculation, certificat d'immigration, carte valide d'une société de transport, carte valide d'université, document officiel (fédéral, provincial ou municipal), permis de conduire, taxes scolaires ou municipales, passeport.

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Direction générale de la diffusion / Direction des systèmes d'information / Direction des immeubles (Division de la prévention et de la sécurité) / Employés affectés aux services aux usagers de la Direction générale des archives et de la Direction générale de la conservation.

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes -
2. Contrôle physique des installations -
3. Contrôle à l'utilisation du fichier -
4. Contrôle physique des locaux oui
5. Contrôle des procédures -
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier oui
2. Journaux de vérification des données -
3. Vérification de l'intégrité du personnel -
4. Règles et pratiques de vérification de programme -
5. Règles et pratiques de vérification du fichier -
6. Procédures d'élimination de données -
7. Mesures en matière de matériels et de programmes oui
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière de sécurité de l'information

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom Gestisoft Montréal
2. Adresse 425, place Jacques-Cartier, bureau 300, Montréal (Québec) H2Y 3B1
3. Mandat Implantation, mise en production et soutien technique.

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom Bibliothèque centrale de Montréal
2. Adresse 1210, rue Sherbrooke Est, Montréal (Québec) H2L 1L9
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis Dossiers des abonnés actifs de la Bibliothèque centrale de Montréal ayant emprunté des documents en 2004

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom -
2. Adresse -
3. Renseignements recueillis -
4. Fréquence -

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés -

 

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