Formulaire de prêt

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OBJET

a. Première déclaration du fichier  non
b. Modification du fichier déjà déclaré oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré  non
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-02

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Formulaire de prêt

4. Date de création (année mois)

2008-04

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi -
b. En vue de l'application du règlement -
c. En vue de l'application du programme -
d. Pour la gestion interne de l'organisme Oui. Suivi auprès des usagers.
e. À des fins statistiques (cocher) Oui. Production de rapports.
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Suivi auprès des usagers et production de rapports.

7. Description

Formulaire de prêt rempli par les usagers qui fréquentent la salle de lecture du Centre de conservation.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) oui
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) non
c. Informatique (disque, bande, etc.) non

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif : tant que le dossier est en vigueur; semi-actif : 2 ans; inactif : destruction.

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Non

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)écritoralles deux
a. La personne concernée - - oui
b. Un membre du personnel - - oui
c. Une autre personne physique non non non
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1 non non non
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2 - - -

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Non

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme oui
b. Le personnel de l'organisme non
c. Une autre catégorie de personnes -

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

2000

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

C

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux non
b. Éducation oui
c. Emploi oui
d. Vie économique non
e. Justice non
f. Services aux individus non
g. Permis non
h. Logement non
i. Loisirs non
j. Organisations oui
k. Démographie non
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance non
c. Nom et prénom (conjoint) non
d. Nom et prénom (mère) non
e. Nom et prénom (père) non
f. Numéro matricule non
g. Numéro d'assurance sociale non
h. Numéro d'assurance-maladie non
i. Numéro code permanent non
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur oui
m. Adresse (travail) oui
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification oui
p. Emploi actuel/emplois antérieurs oui
q. Lieu de naissance non
r. Date de naissance non
s. Langue non
t. Sexe non
u. État civil non
v. Citoyenneté/statut au Canada non
w. Origine ethnique non
x. Revenu annuel non
y. Scolarité/formation/diplôme oui
z. Enfant(s)/personne(s) à charge non
aa. Référence non
bb. Association professionnelle/syndicale non
bb. Appartenance religieuse non
bb. Photographie non
bb. Empreintes non
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) non
bb. Autres (spécifier) Numéro d'abonné de BAnQ; sujet de la recherche et signature.

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social oui
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) -

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

-

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Les techniciennes en documentation, les bibliothécaires responsables de collection, le coordonnateur des collections spéciales de la Direction de la recherche et de l'édition.

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes oui
2. Contrôle physique des installations oui
3. Contrôle à l'utilisation du fichier oui
4. Contrôle physique des locaux oui
5. Contrôle des procédures oui
9. Autres (spécifier) Politique administrative de Bibliothèque et Archives nationales du Québec en matière d’accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier -
2. Journaux de vérification des données -
3. Vérification de l'intégrité du personnel -
4. Règles et pratiques de vérification de programme -
5. Règles et pratiques de vérification du fichier -
6. Procédures d'élimination de données -
7. Mesures en matière de matériels et de programmes -
9. Autres (spécifier) -

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom -
2. Adresse -
3. Mandat -

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis -

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom -
2. Adresse -
3. Renseignements recueillis -
4. Fréquence -

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés -

 

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.