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Dossiers d'événements et analyses

Version imprimable [PDF - 26 Ko]

OBJET

a. Première déclaration du fichier  non
b. Modification du fichier déjà déclaré oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré  non
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-02

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Dossiers d'événements et analyses

4. Date de création (année mois)

2012-01

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi oui
b. En vue de l'application du règlement oui
c. En vue de l'application du programme -
d. Pour la gestion interne de l'organisme oui
e. À des fins statistiques (cocher) oui
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Dossier visant à entamer des procédures judiciaires ou administratives et, s'il y a lieu, à produire des statistiques et à effectuer des analyses.

7. Description

Dossiers comprenant le formulaire d'ouverture de dossier et de suivi, rapports, extraits vidéo, photos, pièces à conviction.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) oui
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) non
c. Informatique (disque, bande, etc.) oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : non

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif jusqu'à la fermeture du dossier; semi-actif : 3; inactif : destruction

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Non

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)écritoralles deux
a. La personne concernée     oui
b. Un membre du personnel     oui
c. Une autre personne physique     oui
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1     Oui (remplir l'annexe 12.1)
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2     Oui (remplir l'annexe 12.2)

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Oui (remplir annexe 13.1)

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme oui
b. Le personnel de l'organisme oui
c. Une autre catégorie de personnes -

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

145

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

E (justice)

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux non
b. Éducation non
c. Emploi non
d. Vie économique non
e. Justice oui
f. Services aux individus non
g. Permis non
h. Logement non
i. Loisirs non
j. Organisations non
k. Démographie non
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance oui
c. Nom et prénom (conjoint) oui
d. Nom et prénom (mère) oui
e. Nom et prénom (père) oui
f. Numéro matricule oui
g. Numéro d'assurance sociale oui
h. Numéro d'assurance-maladie oui
i. Numéro code permanent oui
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur oui
m. Adresse (travail) oui
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification oui
p. Emploi actuel/emplois antérieurs non
q. Lieu de naissance oui
r. Date de naissance oui
s. Langue oui
t. Sexe oui
u. État civil non
v. Citoyenneté/statut au Canada oui
w. Origine ethnique oui
x. Revenu annuel non
y. Scolarité/formation/diplôme non
z. Enfant(s)/personne(s) à charge non
aa. Référence non
bb. Association professionnelle/syndicale non
bb. Appartenance religieuse non
bb. Photographie oui
bb. Empreintes non
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) oui
bb. Autres (spécifier) -

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social oui
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) -

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Pièces avec photos émises par le gouvernement (ex. : CAM, permis de conduire et dossier de l'usager).

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Adjointe au Chef, analyste enquêteur, Chef de la Division Prévention et Sécurité (DPS), Directrice générale (DGASI). Directrice des affaires juridiques.

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes oui
2. Contrôle physique des installations oui
3. Contrôle à l'utilisation du fichier oui
4. Contrôle physique des locaux oui
5. Contrôle des procédures oui
9. Autres (spécifier) -

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier oui
2. Journaux de vérification des données oui
3. Vérification de l'intégrité du personnel oui
4. Règles et pratiques de vérification de programme oui
5. Règles et pratiques de vérification du fichier oui
6. Procédures d'élimination de données oui
7. Mesures en matière de matériels et de programmes oui
9. Autres (spécifier) -

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom -
2. Adresse -
3. Mandat -

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom Services de sécurité publique (municipaux et gouvernementaux)
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis Ponctuel

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom -
2. Adresse -
3. Renseignements recueillis -
4. Fréquence -

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom Services de sécurité publique (municipaux et gouvernementaux)
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés -

 

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.