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Dossiers des employés et des cadres (L'Effectif)

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OBJET

a. Première déclaration du fichier  -
b. Modification du fichier déjà déclaré Oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré -
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-02

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Dossiers des employés et des cadres (L'Effectif)

4. Date de création (année mois)

2003-09

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi -
b. En vue de l'application du règlement -
c. En vue de l'application du programme -
d. Pour la gestion interne de l'organisme Gestion du personnel (ressources humaines)
e. À des fins statistiques (cocher) -
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Fichiers servant à gérer les mouvements de personnel, la rémunération, l'évaluation du rendement.

7. Description

Fichier constitué des dossiers des employés et des cadres permanents et contractuels. Les dossiers comprennent des renseignements d'identité, des informations sur la formation, la carrière, la rémunération, l'évaluation de rendement, la retraite, des lettres au dossier ainsi que des formulaires d'adhésion aux assurances collectives.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) oui
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) -
c. Informatique (disque, bande, etc.) oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif : 1 an après le départ de l'employé; semi-actif : 75 ans après la date de naissance de l'employé ou 6 ans après la retraite ou le décès; disposition : destruction

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Non

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)écritoralles deux
a. La personne concernée oui - -
b. Un membre du personnel oui - -
c. Une autre personne physique - - -
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1 - - -
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2 - - -

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Non

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme -
b. Le personnel de l'organisme oui
c. Une autre catégorie de personnes -

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

773 au 1er février 2013

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier : C

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux -
b. Éducation oui
c. Emploi -
d. Vie économique oui
e. Justice -
f. Services aux individus -
g. Permis -
h. Logement oui
i. Loisirs -
j. Organisations oui
k. Démographie oui
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance oui
c. Nom et prénom (conjoint) oui
d. Nom et prénom (mère) -
e. Nom et prénom (père) -
f. Numéro matricule oui
g. Numéro d'assurance sociale oui
h. Numéro d'assurance-maladie oui
i. Numéro code permanent -
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur oui
m. Adresse (travail) oui
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification oui
p. Emploi actuel/emplois antérieurs oui
q. Lieu de naissance -
r. Date de naissance oui
s. Langue oui
t. Sexe oui
u. État civil oui
v. Citoyenneté/statut au Canada oui
w. Origine ethnique oui
x. Revenu annuel oui
y. Scolarité/formation/diplôme oui
z. Enfant(s)/personne(s) à charge oui
aa. Référence oui
bb. Association professionnelle/syndicale oui
bb. Appartenance religieuse -
bb. Photographie oui
bb. Empreintes -
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) -
bb. Autres (spécifier) -

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social oui
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) -

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Nom, prénom, adresse, poste, direction, supérieur immédiat, motif de la demande, titre selon lequel la personne demande l'accès au dossier (ex. : héritier)

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Directeur des resssources humaines / Conseillère en ressources humaines  / Technicien en ressources humaines / Secrétaire de direction / Agents de bureau / Les supérieurs immédiats, les supérieurs hiérarchiques de même que les secrétaires de direction dans chaque direction de BAnQ ont accès aux dossiers d'évaluation de rendement de leur personnel respectif

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes oui
2. Contrôle physique des installations -
3. Contrôle à l'utilisation du fichier -
4. Contrôle physique des locaux oui
5. Contrôle des procédures -
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier oui
2. Journaux de vérification des données -
3. Vérification de l'intégrité du personnel -
4. Règles et pratiques de vérification de programme -
5. Règles et pratiques de vérification du fichier oui
6. Procédures d'élimination de données -
7. Mesures en matière de matériels et de programmes oui
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière de sécurité de l'information

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom -
2. Adresse -
3. Mandat -

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis -

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom -
2. Adresse -
3. Renseignements recueillis -
4. Fréquence -

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés -

 

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.