Dossier médical des employés (L'Effectif)

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OBJET

a. Première déclaration du fichier  -
b. Modification du fichier déjà déclaré oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré -
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-02

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Dossier médical des employés (L'Effectif)

4. Date de création (année mois)

1999-04

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi -
b. En vue de l'application du règlement -
c. En vue de l'application du programme -
d. Pour la gestion interne de l'organisme oui
e. À des fins statistiques (cocher) -
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Fichier servant à gérer le volet médical du dossier des employés.

7. Description

Fichier constitué des rapports médicaux d'invalidité.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) oui
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) -
c. Informatique (disque, bande, etc.) oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif : 1 an après la dernière décision déposée au dossier; semi-actif : 5 ans; disposition : destruction.

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Non

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)
écrit
oral
les deux
a. La personne concernée
oui
-
-
b. Un membre du personnel  
-
-
c. Une autre personne physique
oui
-
-
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1
oui
remplir annexe 12.1
-
-
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2  
-
-

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Oui (remplir annexe 13.1)

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a.Les client(e)s de l'organisme -
b. Le personnel de l'organisme oui
c. Une autre catégorie de personnes -

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

459

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

A

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux oui
b. Éducation -
c. Emploi oui
d. Vie économique -
e. Justice -
f. Services aux individus -
g. Permis -
h. Logement oui
i. Loisirs -
j. Organisations -
k. Démographie oui
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance oui
c. Nom et prénom (conjoint) -
d. Nom et prénom (mère) -
e. Nom et prénom (père) -
f. Numéro matricule -
g. Numéro d'assurance sociale oui
h. Numéro d'assurance-maladie oui
i. Numéro code permanent -
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur oui
m. Adresse (travail) oui
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification oui
p. Emploi actuel/emplois antérieurs -
q. Lieu de naissance -
r. Date de naissance oui
s. Langue -
t. Sexe oui
u. État civil -
v. Citoyenneté/statut au Canada -
w. Origine ethnique -
x. Revenu annuel oui
y. Scolarité/formation/diplôme -
z. Enfant(s)/personne(s) à charge -
aa. Référence -
bb. Association professionnelle/syndicale -
bb. Appartenance religieuse -
bb. Photographie -
bb. Empreintes -
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) -
bb. Autres (spécifier) -

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social oui
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) -

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Les renseignements ne peuvent être transmis à d'autres personnes, sauf dans le cas de certains renseignements transmis aux assureurs, CSST, médecin désigné pour une expertise.

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Direction des ressources humaines

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes oui
2. Contrôle physique des installations  
3. Contrôle à l'utilisation du fichier oui
4. Contrôle physique des locaux oui
5. Contrôle des procédures oui
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière d'accès à l'information
et de protection des renseignements personnels

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier oui
2. Journaux de vérification des données -
3. Vérification de l'intégrité du personnel -
4. Règles et pratiques de vérification de programme -
5. Règles et pratiques de vérification du fichier -
6. Procédures d'élimination de données -
7. Mesures en matière de matériels et de programmes -
9, Autres (spécifier) -

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom -
2. Adresse -
3. Mandat -

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST
2. Adresse 1, Complexe Desjardins, Tour Sud, 32e étage, C.P. 3, Succursale Desjardins, Montréal (Québec) H5B 1H1
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis Diagnostic, traitement

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST)
2. Adresse 1, Complexe Desjardins, Tour Sud, 32e étage, C.P. 3, Succursale Desjardins, Montréal (Québec) H5B 1H1
3. Renseignements recueillis Diagnostic, traitement et les renseignements cochés à la question 17 ainsi que le salaire annuel (nécessaire au calcul des indemnités) et le rapport d'événement
4. Fréquence au besoin

 

1. Nom Centre d'expertise médical - Médysis - Plexo - Cira
2. Adresse En fonction des besoins - Montréal, Québec, régions
3. No-décret (année, no) Expertise médicale
4. Renseignements recueillis au besoin

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST)
2. Adresse 1, Complexe Desjardins, Tour Sud, 32e étage, C.P. 3, Succursale Desjardins, Montréal (Québec) H5B 1H1
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés -

 

1. Nom La Capitale, assurance de personnes inc.
2. Adresse Édifice Le Delta II, 2875, boul. Laurier, bureau 100, Ste-Foy (Québec) G1V 2M2
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Diagnostic, traitement et les renseignements cochés à la question 17 ainsi que le salaire annuel (nécessaire au calcul des indemnités) et le rapport d'événement

 

1. Nom SSQ Groupe Financier
2. Adresse 2525, boul. Laurier, C.P.10 500, Ste-Foy (Québec) G1V 4H6
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Diagnostic, traitement et les renseignements cochés à la question 17 ainsi que le salaire annuel (nécessaire au calcul des indemnités) et le rapport d'événement

 

1. Nom Desjardins Sécurité financière
2. Adresse 200, avenue des Commandeurs, Lévis (Québec) G6V 6R2
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Diagnostic, traitement et les renseignements cochés à la question 17 ainsi que le salaire annuel (nécessaire au calcul des indemnités) et le rapport d'événement

 

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