Candidatures au Programme de bourses de recherche

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OBJET

a. Première déclaration du fichier  -
b. Modification du fichier déjà déclaré oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré -
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois) 2013-02

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom Lafrance, Isabelle
b. Titre Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal H2L 5C4
e. Téléphone 514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

Candidatures au Programme de bourses de recherche

4. Date de création (année mois)

2003-05

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi -
b. En vue de l'application du règlement -
c. En vue de l'application du programme -
d. Pour la gestion interne de l'organisme: Suivi des concours de bourses de recherche dans le cadre
du Programme de soutien à la recherche
e. À des fins statistiques (cocher) -
z. Autre(s) fins(s) (spécifier) -

 

6. Usage(s)

Fichier servant à l'évaluation des candidatures au Programme de bourses de recherche.

7. Description

Fichiers concernant les candidats et jurés externes au Programme de bourses de recherche, comprenant des renseignements d'identité (candidats et jurés), formulaire de demande de bourse, lettres de motivation et de recommandation, relevés de notes, curriculum vitae et extrait de travail de recherche.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.) oui
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) -
c. Informatique (disque, bande, etc.) oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

10 ans

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Non

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)écritoralles deux
a. La personne concernée oui - -
b. Un membre du personnel - - -
c. Une autre personne physique - - -
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1 - - -
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2 - - -

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Oui (remplir annexe 13.1)

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme -
b. Le personnel de l'organisme -
c. Une autre catégorie de personnes Les chercheurs qui souhaitent obtenir une bourse de recherche de BAnQ

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

100

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

C

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux -
b. Éducation oui
c. Emploi oui
d. Vie économique -
e. Justice -
f. Services aux individus -
g. Permis -
h. Logement oui
i. Loisirs -
j. Organisations oui
k. Démographie oui
z. Autres (spécifier) -

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom oui
b. Nom de famille à la naissance -
c. Nom et prénom (conjoint) -
d. Nom et prénom (mère) -
e. Nom et prénom (père) -
f. Numéro matricule oui
g. Numéro d'assurance sociale oui
h. Numéro d'assurance-maladie -
i. Numéro code permanent oui
j. Adresse permanente oui
k. Téléphone (résidence) oui
l. Nom de l'employeur oui
m. Adresse (travail) oui
n. Téléphone (travail) oui
o. Profession/titre/métier/classification oui
p. Emploi actuel/emplois antérieurs oui
q. Lieu de naissance -
r. Date de naissance -
s. Langue oui
t. Sexe oui
u. État civil -
v. Citoyenneté/statut au Canada oui
w. Origine ethnique -
x. Revenu annuel -
y. Scolarité/formation/diplôme oui
z. Enfant(s)/personne(s) à charge -
aa. Référence -
bb. Association professionnelle/syndicale -
bb. Appartenance religieuse -
bb. Photographie -
bb. Empreintes -
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.) -
bb. Autres (spécifier) adresse électronique

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social oui
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone) -

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Prénom, nom et autres coordonnées, si nécessaire.

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
  • ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

 

Directrice de la recherche et de l'édition / Agentes de recherche de la Direction de la recherche et de l'édition / Secrétaire de la Direction de la recherche et de l'édition / Membres de jurys à l'interne

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes -
2. Contrôle physique des installations oui
3. Contrôle à l'utilisation du fichier -
4. Contrôle physique des locaux -
5. Contrôle des procédures -
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions) 

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier oui
2. Journaux de vérification des données -
3. Vérification de l'intégrité du personnel -
4. Règles et pratiques de vérification de programme -
5. Règles et pratiques de vérification du fichier -
6. Procédures d'élimination de données -
7. Mesures en matière de matériels et de programmes oui
9. Autres (spécifier) Politique administrative de BAnQ en matière de sécurité informatique

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom -
2. Adresse -
3. Mandat -

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom -
2. Adresse -
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements recueillis -

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom -
2. Adresse -
3. Renseignements recueillis -
4. Fréquence -

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom Université du Québec à Montréal – Département d'histoire
2. Adresse C.P. 8888, succursale Centre-ville, Montréal (Québec) H3C 3P8
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

1. Nom Université de Sherbrooke – Département des lettres et communications
2. Adresse 2500, boulevard de l'Université, Sherbrooke (Québec) J1K 2R1
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

1. Nom Université de Montréal – École de bibliothéconomie et des sciences de l'information
2. Adresse C.P. 6128, succursale Centre-ville, Montréal (Québec) H3C 3J7
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

1. Nom Université du Québec à Montréal – Département d’histoire de l’art
2. Adresse C.P. 8888, succursale Centre-ville, Montréal (Québec) H3C 3P8
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

1. Nom Université du Québec à Trois-Rivières – Département des sciences humaines, section d’histoire
2. Adresse 3351, boulevard des Forges, C.P. 500, Trois-Rivières (Québec) G9A 5H7
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

1. Nom Université Laval – Département des littératures
2. Adresse 1030, avenue des Sciences humaines, Québec (Québec) G1V 0A6
3. No-décret (année, no) -
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

1. Nom Université Concordia – Webster Library
2. Adresse 1400, boulevard de Maisonneuve Ouest, Montréal (Québec) H3G 1M8
3. No-décret (année, no)  
4. Renseignements transférés Dossiers de candidature

 

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